Weg met het zaaksysteem of DMS?
Veel gemeenten onderschrijven de beweging naar Common Ground, maar de vertaling naar de praktijk blijkt lastig. Het is een uitdaging om concrete stappen te zetten zodat er écht kan worden gestart met Common Ground. Waar begin je namelijk? En wat doe je bijvoorbeeld met je bestaande zaaksysteem of DMS? Een hardnekkig misverstand is dat het bestaande zaaksysteem of DMS de deur uit moet. In werkelijkheid ligt de kracht juist in slim hergebruik.
Zaaksystemen en DMS’en zijn veelal goed ingericht als het gaat om documenten en data en kunnen daarom functioneren als onderlaag voor die data. Die goed ingerichte zaaksystemen en DMS’en zijn geen vijand. Sterker nog, ze zitten vol met waardevolle data en documenten. Beschouw ze als de betrouwbare onderlaag. Door ze via API-standaarden te koppelen aan nieuwe Common Ground-componenten, geef je ze een krachtige nieuwe rol. Zo blijft je bestaande investering intact, terwijl je dienstverlening toekomstbestendig wordt.
De praktijk: hybride situaties en nieuwe kansen
Tijdens de overgang naar Common Ground ontstaat er vrijwel altijd een hybride situatie: bestaande systemen blijven deels draaien, terwijl onderdelen stap voor stap worden losgekoppeld of vernieuwd.
Soms betekent dit dat er juist nieuwe componenten worden toegevoegd. Denk bijvoorbeeld aan een klantportaal dat via API’s communiceert met je huidige zaaksysteem. Zo blijft je bestaande systeem in stand, maar vernieuw je de dienstverlening volgens de principes van Common Ground.
Hoe begin je?
1. Formuleer een duidelijke visie
Zorg dat je organisatie begrijpt wat Common Ground is en waarom je ermee aan de slag wilt. Welke principes zijn relevant voor jouw gemeente? Hoe sluiten ze aan op je bestaande processen? Een gedeelde visie zorgt voor draagvlak en richting.
2. Begin klein – kies slimme pilots
Kijk welke processen of functionaliteiten zich goed lenen voor een eerste stap richting Common Ground. Probeer niet alles tegelijk te veranderen. Start klein, boek successen en leer van wat wel en niet werkt. Zo bouw je stap voor stap aan een toekomstbestendige informatievoorziening.
3. Werk samen en leer van anderen
Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Sluit je aan bij andere gemeenten of organisaties die al stappen zetten. Het delen van ervaringen voorkomt valkuilen én versnelt je ontwikkeling. Deze samenwerking past bovendien perfect binnen het open source gedachtegoed van Common Ground.
Common Ground gaat dus niet over vervangen, maar over verbinden.
Wil je aan de slag met Common Ground, maar weet je nog niet precies hoe je de eerste of volgende stap zet? Wij denken graag met je mee. Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.
