Er is niet één sleutel die een verandertraject, zoals de invoering van Zaakgericht Werken, tot een succes maakt. Dat zijn er meerdere. Hoe start je nu succesvol de verandering naar een organisatie die digitaal (zaakgericht) werkt? Begin bij het begin: Creëer urgentie!
Zaakgericht Werken biedt veel kansen voor een organisatie. Zo kan het de organisatie helpen de dienstverlening of bedrijfsvoering te verbeteren, of te voldoen aan (nieuwe) wet- en regelgeving. Uit onze ervaring blijkt echter dat de invoering van Zaakgericht Werken niet altijd direct als een positieve ontwikkeling wordt gezien en veel van het aanpassingsvermogen van medewerkers vraagt. De keuze om Zaakgericht Werken in te voeren is niet vrijblijvend en pas succesvol als de hele organisatie er in meegaat.
Medewerkers moeten daarom worden meegenomen in het ‘wat’ en ‘waarom’ van de invoering. De Britse managementgoeroe Simon Sinek beschrijft in zijn ‘Golden Circle’-theorie dat bedrijven succesvoller zijn als ze communiceren waarom ze bestaan in plaats van wat ze verkopen. Wij geloven dat dit ook voor Zaakgericht Werken geldt. Het is van belang dat het management van de organisatie haar medewerkers voldoende uitlegt waarom Zaakgericht Werken wordt ingevoerd en waarom nu.
Op de markt zien wij verschillende redenen voor het invoeren van Zaakgericht Werken. Bij voorkeur is de reden een aansprekende ambitie waarin de medewerkers zich duidelijk herkennen. Er zijn verschillende goede voorbeelden van aanleidingen vanuit kansen. De gemeente Molenwaard bijvoorbeeld ging werken zonder gemeentehuis en besloot gemeentelijke producten voortaan digitaal of per thuisbezorgservice te leveren. Hierdoor werd Zaakgericht Werken noodzakelijk om grip te houden op de informatie. Deze aanleiding betekende een goede stok achter de deur.
Besparingsopgaven en verbeterdoelstellingen met betrekking tot de bedrijfsvoering zijn ook voorbeelden van aanleidingen vanuit kansen. Een ‘bonnetjesaffaire’, een schandaal of een vervelend WOB-verzoek zijn negatieve aanleidingen, maar kunnen heel effectief werken (“dit nooit meer”). Ten slotte kan een organisatie de focus leggen op de noodzaak te voldoen aan bijvoorbeeld de Archiefwet of de AVG.
Staat het (aansprekende) doel eenmaal vast, dan is het vervolgens van belang dat de urgentie van Zaakgericht Werken tot op het hoogste niveau van de organisatie gevoeld wordt. Pas wanneer dit het geval is, kunnen de mensen in de top deze urgentie overbrengen naar de rest van de organisatie.
Het is ook van belang dat het managementteam begrip heeft voor het feit dat medewerkers nieuwe vaardigheden moeten leren en dat het een investering in tijd en capaciteit voor de hele organisatie zal zijn. Medewerkers zien een verandering vaak als dreigend of onprettig. Juist daarom is het van belang om een helder doel voor ogen te hebben en dit ook continu uit te blijven dragen, maar blijf eerlijk. Beloof in deze beginfase geen gouden bergen en maak Zaakgericht Werken niet mooier dan het is. Een te positief verhaal kan averechts werken.
Het uiteindelijke doel van Zaakgericht Werken kan erg groot zijn en ver afstaan van de gemiddelde medewerker. Het helpt daarom om medewerkers mee te nemen in de resultaten die ze als eerste gaan zien. Begin volgens het ‘Crawl-walk-run-principe’: dit betekent dat je je in je project en communicatie hierover focust op de tussenliggende stappen. Begin klein met Zaakgericht Werken en bouw het stap voor stap uit binnen de organisatie. Manage verwachtingen en vertel medewerkers het echte verhaal over Zaakgericht Werken.
Benieuwd welke anders stappen bijdragen aan succesvol zaakgericht werken? Volgens ons implementatiemodel zijn er nog zes stappen die je doorloopt. In de komende weken lichten we deze stap voor stap aan je toe. Heb je vragen en toevoegingen, laat het ons dan weten!
