Proof of Concept (deel 3 van 3)

In een serie van 3 korte blogs staan we stil bij het middel Proof of Concept (PoC). In de eerste blog hebben we stil gestaan bij het de voordelen van een PoC en de situaties waarbij een PoC een geschikt middel is. In de tweede blog hebben we antwoord gegeven op de vraag hoe een PoC wordt uitgevoerd en welke acties en doorlooptijden er zijn voor organisatie en leverancier.

In deze laatste blog willen we aan de hand van een praktijkcase de PoC van twee kanten belichten. Die van de leverancier en van de opdrachtgever. De input hiervoor is geleverd door Gemeente Arnhem en Green Valley waar in de zomer van 2014 als onderdeel van de aanbesteding een PoC is uitgevoerd.

De PoC in Arnhem duurde iets meer dan 3 maanden. Arnhem en Green Valley hebben beiden vooraf goed over het proces nagedacht en op momenten hard moeten werken om het tot een succesvol einde te brengen.

Gert Zwaal, gemeente Arnhem: ‘We hebben bewust de PoC ‘zwaar aangezet’ en veel getoetst en gevraagd (o.a.koppelingen met backoffices). We willen er zeker zijn dat we in de uitvoering (‘van test naar productie’) weinig technische hobbels gaan ondervinden. De PoC heeft er ook voor gezorgd dat de leverancier ‘getriggerd’ was om voldoende capaciteit en technisch kunnen ter beschikking te stellen en dat we onze collega’s in Arnhem kunnen zeggen dat we het zaaksysteem met vertrouwen in productie kunnen gaan nemen (voorzien voor begin 2015). We hebben het systeem hierdoor technisch goed leren kennen en doen er nu ons voordeel mee bij het inrichten er van.’

Alexander Scheek, Green Valley: ‘Voor onze organisatie was een POC van deze omvang, namelijk een volledige integratie binnen de huidige infrastructuur, een noviteit en iets waarvan we voorafgaande aan de aanbesteding ons nog wel eens achter de oren hebben gekrabt. De investering die vooraf moet worden gedaan is significant terwijl een positieve uitkomst leidend tot de opdracht niet een zekerheid is. De gemeente stelt zich op het standpunt dat het slechts een “bewijs van kunnen” is maar zo eenvoudig ligt dat volgens ons niet.’

Ondanks een duidelijk bestek toch nog verschillende opvattingen.

Voordat een definitieve handtekening onder het contract komt te staan wordt de software  getoetst aan de offerte van de leverancier.

Alexander Scheek, Green Valley: ‘Een PvE kent weliswaar een groot aantal duidelijke eisen maar even zoveel eisen die voor interpretatie vatbaar zijn. Deze interpretatieverschillen zouden kunnen leiden tot een niet succesvolle POC terwijl de leverancier wel degelijk aan de eisen heeft voldaan. Belangrijk is gebleken om gedurende de POC de verwachtingen dan ook duidelijk naar elkaar uit te spreken en continue met elkaar in gesprek te zijn wanneer zaken anders lopen dan de scope. Met name de kwaliteit van de projectleiders van beide organisaties is hierbij cruciaal. Streng, recht door zee en transparant waren de sleutelwoorden.’

Gert Zwaal, gemeente Arnhem: ‘Ondanks een uitgebreid bestek, kun je niet alles dichttimmeren (en dat moet je volgens mij ook niet willen). Er blijven interpretatieverschillen, of, voor ons, suboptimale oplossingen in het systeem. Belangrijk is dat we deze in alle openheid met elkaar, soms met advies van KBenP of KING, hebben kunnen adresseren, met de juiste personen aan tafel (opdrachtgever, projectleiders en ‘techneuten’).

Eind goed al goed?

Dat een PoC een investering is van beide kanten mag duidelijk zijn. Maar is het een win-win situatie? Feit is in ieder geval dat de opdracht definitief is gegund aan Green Valley en dat Arnhem druk is met de uitrol van zaakgericht werken.

Alexander Scheek, Green Valley: ‘Omtrent de noodzakelijkheid van een PoC met deze omvang valt wel wat te zeggen. Achteraf gezien heeft het voor beide partijen een positief resultaat opgeleverd maar er liggen wel valkuilen op de loer. Gelet op de risico’s voor de leverancier menen wij dat de gemeente ook wel iets van die risico’s zou mogen dragen. Een financiële afspraak aan de voorkant over een vergoeding voor de PoC zou dan wat ons betreft een aanbeveling zijn.’

Gert Zwaal, gemeente Arnhem: ‘Green Valley heeft ons het goede gevoel gegeven door sommige issues ook te willen aanpakken door ze in volgende releases mee te willen nemen en daar ook een tijdsplanning aan te plakken. Naast de technische uitwerking, hebben we als gemeente en Green Valley ook enkele keren om tafel gezeten om de overeenkomst en SLA met elkaar definitief vast te stellen. Beide partijen hebben daarbij hun belangen uiteengezet en kunnen inbrengen in de overeenkomst. De projectmatige aanpak van de PoC is een manier om ook elkaar goed te leren kennen en vertrouwen te krijgen in elkaars kunnen. Iets wat een stevige basis biedt voor de relatie die we de komende jaren met elkaar aangaan’

Tips voor uw PoC.

In een uitgebreide blog heeft Gert Zwaal, vanuit zijn rol als projectleider Aanbesteding en PoC zaakgericht werken binnen Arnhem, zijn bevinden van dit proces beschreven. Hij geeft hierin ook diverse nuttige tips voor organisaties die een vergelijkbaar traject aangaan.

Heb je zelf vragen over dit onderwerp en wil je reageren? Graag!