Misschien heb je het woord wel eens gehoord: de PoC. Maar wat is het precies? En hoe kan het een organisatie verder helpen? PoC staat voor Proof of Concept, en wat de betekenis betreft mag je de vertaling letterlijk nemen. Bij een PoC moet een werkend prototype van een IT-oplossing zich bewijzen. Op die manier weet een organisatie zeker dat de oplossing zijn waarde heeft bewezen.
De PoC als onderdeel van een aanbesteding
Een Proof of Concept uitvoeren is sowieso aan te raden als onderdeel van een aanbesteding, voordat de definitieve gunning aan een softwareleverancier plaatsvindt. Wanneer de IT-oplossing een centrale rol zal spelen in de bedrijfsvoering, is een Proof of Concept helemaal onontbeerlijk. Je wil als organisatie immers niet merken dat de oplossing grote gebreken vertoont nadat de definitieve handtekeningen al zijn gezet.
Om die reden raadt KBenP Digitale Overheid altijd aan om een PoC uit te voeren. als onderdeel van het aanbestedingstraject van bijvoorbeeld een zaaksysteem, VTH-systeem, eHRM-systeem, noem maar op. Belangrijke systemen die een vitale rol spelen binnen een organisatie. Een logisch moment voor de PoC is na dede voorlopige gunning, maar vóór de definitieve gunning, zodat eventuele bevindingen vanuit de PoC nog meegenomen kunnen worden in de uiteindelijke contractbesprekingen. Het is daarbij, gezien de vereiste inspanning van organisatie en leverancier, niet realistisch om een PoC uit te voeren met meerdere leveranciers, dus probeer het te beperken tot de leverancier die de voorlopige gunning heeft gewonnen.
Hoe werkt een PoC?
Hoe ziet zo’n PoC er meestal uit? Een PoC bestaat uit grofweg genomen uit drie fases: de opstartfase, de technische realisatie (inclusief het leggen van koppelingen, het trainen van functioneel beheer en de eindgebruikers) én het toetsen van de functionaliteiten. Van tevoren wordt met de kerngroep binnen het project besloten welke koppelingen er wel en niet gerealiseerd gaan worden binnen de PoC en welke functionele eisen en wensen getoetst gaan worden. Daarnaast wordt vastgesteld wie er gaan toetsen. Vaak zijn dit medewerkers die ook bij de aanbesteding betrokken zijn geweest. Zij kennen het Programma van Eisen al en snappen zodoende hoe ze dit document moeten interpreteren.
Vervolgens gaan de organisatie en de leverancier enkele weken aan de slag met het leggen van de koppelingen en het geven van trainingen. Tijdens de training leren de functioneel beheerders bijvoorbeeld hoe ze zaaktypen moeten inrichten in het nieuwe systeem. Die kennis kan worden ingezet om de toetsdagen voor te bereiden (zo kunnen de beheerders immers zelf ook een aantal te doorlopen processen inrichten), maar ook voor het toetsen zelf.
De toetsdagen
Gedurende de toetsdagen komt de hele toetsgroep enkele dagen bijeen om de functionaliteiten te toetsen. Ze doorlopen verschillende processen in het systeem en kijken scherp of de mogelijkheden wel aan de eisen en wensen voldoen. Op basis daarvan krijgt elke toetsbare eis en wens een rode of groene kleur. Groen betekent dat het systeem voldoet aan de gestelde eis. Rood betekent dat er gebreken zijn geconstateerd die opgelost dienen te worden.
Uiteindelijk beslist de organisatie of overgegaan wordt tot definitieve gunning. Dat is goed mogelijk als bijvoorbeeld slechts een handvol niet-cruciale punten op rood staan, maar als het eindrapport wemelt van de rode punten, is het verstandig om nog eens te bezinnen en met de leverancier in gesprek te gaan. Ook wanneer er enkel kleine punten op rood staan adviseert KBenP om concrete afspraken met de leverancier te maken over het vervolg.
Tot slot biedt de PoC nog één groot voordeel: het geeft de organisatie de kans om de leverancier inhoudelijk en informeel te leren kennen voordat er direct sprake is van formele contractbesprekingen. Dit levert waardevolle inzichten op, bijvoorbeeld leerpunten omtrent communicatie, die weer ingezet kunnen worden bij de volgende stap: de implementatie. Mits de PoC geslaagd was natuurlijk!
In deel twee van deze reeks: hoe organiseer je een geslaagde PoC in coronatijd? Meer weten over wat een PoC voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan contact op via klaske.schep@kbenp.nl
