Tijdens de coronapandemie is onder grote druk bij veel overheden Microsoft Teams uitgerold. In eerste instantie voor het videobellen, maar al snel werden andere functionaliteiten zoals samenwerken met collega’s en externe partijen ontdekt. Dit leverde veel voordelen op, maar ook risico’s voor het informatiebeheer. Volgens KBenP doorloop je de volgende stappen om de regie weer terug te pakken op Teams.
De eerste stap is bewustwording van de huidige situatie. In veel gevallen waren gebruikers vrij om zelf teamsites aan te maken, documenten toe te voegen en verschillende interne en externe leden toegang te geven. Zonder de juiste structuur en beheer kan Teams al snel een wirwar van informatie worden, waardoor de grip op de informatie in de verschillende teamsites ontbreekt. Door je als organisatie hier bewust van te zijn kun je adequater ingrijpen en de juiste stappen zetten om het op te lossen.
De tweede stap is de grondige analyse van de huidige Teams omgeving. Dit omvat het onderzoeken van de bestaande inrichting. Denk hierbij aan de aangemaakte kanalen, de autorisatiestructuur en losse bestanden. Belangrijk hierbij is om een goed beeld te krijgen van wie er momenteel met Teams werkt, zowel intern als extern, en waar het voor gebruikt wordt. Daarnaast moet de huidige data geclassificeerd worden: wat is nog actief is en wat is al afgesloten, wat moet er gearchiveerd worden en wat niet. Als laatste onderdeel van deze stap dient ook per onderdeel de eigenaar van de documenten en de kanalen benoemd te worden.
Stap drie van onze aanpak omvat het opstellen van de benodigde werkinstructies en bepalen welke stappen er per team nodig zijn om weer in control te komen van je omgeving? Dit omvat:
- het opstellen en delen van een de gewenste structuur;
- het overbrengen van archiefwaardige documenten naar geschikte archieflocaties, terwijl niet-archiefwaardige documenten op passende wijze moeten worden opgeslagen;
- het opruimen van kanalen die niet meer gebruikt worden;
- het definiëren van een duidelijke autorisatiestructuur, zodat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot specifieke informatie;
- het selecteren van geschikte plug-ins die helpen bij het verrijken van de functionaliteit van Teams en het optimaliseren van de samenwerking.
In stap vier is het belangrijk om gebruikers een soepele overgangsperiode te bieden. Gebruikers verplaatsen zelf archiefwaardige documenten van de ene naar de andere locatie. Hierdoor krijgen gebruikers maximaal een maand de tijd om de informatie te structureren volgens de nieuwe werkwijze. Na een maand komen de documenten die niet passen binnen de nieuwe werkwijze op alleen-lezen, waardoor de gebruikers de documenten nog wel kunnen benaderen, maar niet meer kunnen aanpassen. Dit is een trigger om de documenten nu echt te gaan verplaatsen. Na een volgend tijdsinterval worden documenten onzichtbaar voor gebruikers. Hierdoor lijkt het of de documenten verwijderd zijn, maar is het voor de beheerder nog wel de mogelijk om dit te herstellen. Op deze manier is het mogelijk dat gebruikers binnen een bepaalde termijn gaan werken volgens de nieuwe manier. Actief blijven communiceren over de overgangsperiode zorgt ervoor dat gebruikers niet voor verassingen komen te staan en neemt ze mee in het proces.
Ten slotte komen we aan bij stap vijf, het borgen van de vernieuwde omgeving. Het is belangrijk om structurele maatregelen te treffen zoals regelmatige kwaliteitscontroles evenals het bieden van trainingen en ondersteuning aan medewerkers. Als de gehele organisatie dit doet bevorder het op lange termijn om effectief en gestructureerd Microsoft Teams te blijven gebruiken. Dit is van grote waarde voor de organisatie.
Meer weten?
Wil je een keer vrijblijvend sparren over het gebruik van Teams en de uitdagingen van jouw organisatie of wil je weten wat KBenP voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan contact op met kjeld.soppe@kbenp.nl
