De Corona maatregelen zijn inmiddels al een paar weken van kracht. Het ziet ernaar uit dat dit de komende periode zo zal blijven. In navolging op de blogs digitaal doorwerken en het uitvoeren van een PoC tijdens de coronacrisis is het nu tijd om het aanbestedingsproces onder de loep te nemen. We begeleiden aanbestedingen van diverse systemen, zoals bijvoorbeeld een zaaksysteem, VTH-systeem of eHRM-systeem. Reden genoeg voor de adviseurs van KBenP Zaakgericht Werken om op onderzoek uit te gaan naar de mogelijkheden tot het uitvoeren van een volledig digitale aanbesteding.
We hebben rondvraag gedaan bij verschillende leveranciers en de resultaten zijn te vinden in figuur 1. De belangrijkste conclusie is dat leveranciers geen problemen ervaren met inschrijven voor een aanbesteding de komende periode, mits ze niet te maken krijgen met ziekteverzuim in het bedrijf.
Leveranciers geven aan dat ook zij veel digitaal overleggen en dat het als softwarebedrijf geen probleem is om op afstand samen te werken aan offertes voor een aanbesteding. In de helft van de gevallen hebben de leveranciers wel gevraagd om een verruiming van de periode waarin ze kunnen inschrijven. De adviseurs van KBenP en de overige leveranciers zijn echter van mening dat een verlenging van de periode van 40 dagen onnodig is. Dit baseren wij op recente ervaringen met volledig digitale aanbestedingsworkshops, die nagenoeg vlekkeloos verliepen.
Een demonstratie is een belangrijk onderdeel van bijna alle aanbestedingen die wij begeleiden. Alle leveranciers geven aan dat een demonstratie geven op afstand mogelijk is. Er bestaan bij het geven van een demonstratie wel een paar verschillen tussen live presenteren en online presenteren. Ten eerste is het belangrijk dat de juiste tooling gekozen wordt. De voorkeur ligt voor de leveranciers bij Zoom (hoewel dit extra onderzoek vergt gezien de recente ontwikkelingen rondom privacy), Microsoft Teams of tooling van de leverancier zelf. De juiste tooling zorgt ervoor dat de leveranciers helder, duidelijk en verstaanbaar hun boodschap over kunnen brengen. Ten tweede moeten er goede afspraken worden gemaakt over de communicatie en vragenprocedure tijdens de demonstratie. KBenP heeft een protocol ontwikkeld dat zorgt voor structuur tijdens de demonstratie. Ten derde moet er een goede afweging worden gemaakt tussen de inhoud en duur van de demonstratie. Leveranciers denken meer tijd nodig te hebben om de inhoud over te brengen en vragen te beantwoorden. Met een korter demonstratiescript of verruiming van de toegewezen tijd komt de opdrachtgever leveranciers tegemoet en levert dit een kwalitatief goede demonstratie op.
Wat uit de reacties vooral naar voren kwam, is dat de huidige situatie geen reden is om niet aan te bieden. Leveranciers worden wel steeds kritischer als het gaat om inschrijven voor een aanbesteding. Ze geven aan dat de organisatie aansluiting moet vinden bij de organisatiekenmerken van de leverancier. Hier moet dus rekening mee gehouden worden bij het opstellen van een bestek. Wij hebben hier eerder een blog over geschreven die je hier kunt vinden. Mocht je ondersteuning willen bij een aanbesteding? Dan maakt KBenP graag samen met jullie een bestek wat past bij de organisatie. Klik hier om contact met ons op te nemen.
De komende tijd zal KBenP Zaakgericht Werken nog volop aan de slag gaan met digitale werkvormen. Wil je graag op de hoogte blijven van onze bevindingen? Check dan regelmatig www.digitaleoverheidlive.nl
