Op vrijdag 5 februari 2021 heeft KBenP Digitale Overheid voor de derde keer een marktconsultatie over Zaakgericht Werken georganiseerd. Tijdens een online bijeenkomst zijn negen verschillende leveranciers met elkaar en met KBenP in discussie gegaan over de aanbesteding van een zaaksysteem. Benieuwd wat er allemaal besproken is of welke verbeteringen zijn doorgevoerd? Lees dan vooral verder!
Leveranciers konden vooraf aangeven welke onderwerpen besproken moesten worden tijdens de marktconsultatie. Het was de bedoeling om open met elkaar in gesprek te gaan en leveranciers hun perspectief te laten belichten. Onderwerpen die zijn aangedragen waren onder andere het basis Programma van Eisen van KBenP Digitale Overheid, de vorm van aanbesteden, demonstratie, beoordelingssystematiek en SLA. Door verschillende standpunten en stellingen op het scherm te zetten heeft KBenP de leveranciers uitgedaagd om een inhoudelijke reactie te geven en met elkaar in gesprek te gaan.
Natuurlijk kon het onderwerp Common Ground niet ontbreken op de agenda. Nieuw dit jaar was dat er twee leveranciers aanwezig waren die hun software hebben opgebouwd volgens de ZGW API’s. Dit perspectief was een verbreding en resulteerde in een inhoudelijke discussie over Common Ground. Een greep uit de gespreksonderwerpen: wanneer kunnen we een ‘Common Ground-proof’ aanbesteding verwachten? Hoe kunnen we Common Ground componenten nu al meenemen tijdens het aanbesteden? En welke plaats verdient Common Ground in het huidige bestek?
KBenP Digitale Overheid heeft aan de hand van de marktconsultatie verschillende verbeteringen doorgevoerd aan het proces van aanbesteden en het Programma van Eisen. Hieronder een korte samenvatting van de verbeteringen die KBenP heeft geïmplementeerd:
Wat is er verbeterd aan het proces van aanbesteden?
1. Demonstratiescript wordt gelijk gepubliceerd.
Het demonstratiescript wordt direct gepubliceerd bij de aanbestedingsstukken. Hierdoor kunnen leveranciers zich beter voorbereiden op het geven van de demonstratie.
2. Diepte-interview wordt toegevoegd aan het eind van de demonstratie
Om leveranciers objectief te beoordelen worden de vragen naar aanleiding van de demonstratie omgezet naar een diepte-interview. Tijdens het interview worden leveranciers ondervraagd over de aangeleverde inschrijving, visie van de organisatie en speerpunten voor de toekomst.
3. Gebruiksvriendelijkheid scoren tijdens de demonstratie
Organisaties kunnen ervoor kiezen een percentage van de te verdelen beoordelingspunten te geven aan gebruiksvriendelijkheid van de applicatie. Het beoordelingsteam beoordeelt dit tijdens de demonstratie aan de hand van een beoordelingsformulier dat ontwikkeld is door KBenP.
Met het doorvoeren van punt 2 en 3 wordt het aanbestedingsproces aangescherpt doordat er op meerdere punten beoordeeld wordt (papieren offerte, demonstratie, diepte-interview en Proof of Concept). Daarnaast adviseert KBenP organisaties om voor leveranciers inzichtelijk te maken waarom bepaalde scores zijn opgehoogd aan de hand van het diepte-interview of de demonstratie. Dit maakt inzichtelijker voor leveranciers waarom bepaalde punten zijn aangepast.
Wat is er verbeterd in het basis Programma van Eisen (PvE)?
1. Aanpassingen in de SLA zo min mogelijk doorvoeren.
KBenP gaat organisaties adviseren om zo min mogelijk af te wijken van de eisen over de SLA die staan in het basis-PvE.
2. Paragraaf Common Ground toevoegen als de organisatie een voorloper wil zijn.
KBenP gaat een paragraaf over Common Ground toevoegen aan het PvE voor organisaties die een voorloper willen zijn in de adoptie van Common Ground. Het gaat een prominentere plek krijgen binnen de aanbesteding als dit past bij de organisatie.
3. Koppelingen worden uitgebreider beschreven.
In de paragraaf over de koppelingen worden uitgebreidere beschrijvingen toegevoegd over hoe een koppeling loopt en wat de verwachting is van de koppeling.
KBenP Digitale Overheid was tevreden over de marktconsultatie en de input die door de leveranciers is gegeven. Over het proces van aanbesteden kan verschild worden van mening, maar elke partij wil uiteindelijk een systeem die het beste past bij de organisatie. KBenP weegt zorgvuldig de belangen van de organisaties en leveranciers af. Door middel van onze onafhankelijke begeleiding en marktkennis ondersteunen wij een organisatie bewuste keuzes te maken tijdens een aanbesteding.
KBenP heeft al meer dan veertig aanbestedingen begeleid en is continu bezig om het proces en basis-PvE te optimaliseren. Benieuwd wat KBenP kan betekenen als onafhankelijke begeleider van een aanbesteding? Neem contact op met jelle.vandeputte@kbenp.nl voor meer informatie.
