Je kent het wel; Je IT-project loopt vertraging op. De aandacht voor je project verslapt en voor je het weet kun je opnieuw beginnen met het adoptietraject en het benodigde draagvlak dat je nodig hebt van het management en anderen. Met deze 4 tips hoef je niet bij de pakken neer te gaan zitten en staat je project nooit stil.
Het draagvlak was georganiseerd, je bent met veel moeite op de agenda’s van alle management-overleggen gekomen. In de rondgang bij alle stakeholders heb je aangegeven waarom dit project zo verschrikkelijk belangrijk is en dat de capaciteitsclaim echt noodzakelijk is. Ook je projectteam was er helemaal klaar voor. Dan blijkt er een probleem te ontstaan dat buiten je macht ligt waardoor je planning in de soep loopt en de deadlines verschoven moeten worden. Vervelend! Maar niet onoverkomelijk.
In elk project kunnen zich situaties voordoen waardoor er ineens een vertraging ontstaat. Mensen kunnen uitvallen, leveranciers kunnen te weinig capaciteit hebben, of technische problemen kunnen ontstaan. Wat de oorzaak ook is van het probleem, één ding moet je voorkomen: Laat je project geen eenzame dood sterven.
Als er sprake is van vertragingen dan kunnen de volgende problemen ontstaan;
De aandacht voor je project verslapt bij management en medewerkers waardoor het draagvlak afneemt. Prioriteiten (en daarmee capaciteit) verschuiven. Oftewel; het momentum gaat verloren gaat.
Wat kun je doen om de bovenstaande dingen te voorkomen?
- Blijf communiceren over het project.
Dit is misschien een open deur, maar aandacht is aandacht en die heb je nodig als projectmanager van en organisatie breed project. Vertel gewoon wat er aan de hand is en draai er niet omheen. Benoem de pijn die het oplevert. Naast het vieren van successen kun je ook failures vieren. Met een beetje humor kun je stilstaan bij de leermomenten.
- Gebruik de tijd.
Capaciteit die je ‘over’ hebt doordat er vertraging is kun je besteden aan dingen waar je anders pas later aan was begonnen. Benut dus je projectcapaciteit. Start alvast met het overdrachtsdocument? Het in beheernemen is altijd last minute en past meestal net niet in je projecturen die nog over zijn, dus ga daar nu eens echt goed voor zitten. En was er niet iets met nieuwe wet- en regelgeving? Bereid je dus extra goed voor!
- Hou vast aan de oorspronkelijke scope (of zwak ‘m af).
Een gevaar van vertraging is dat er ineens extra dingen gevraagd worden. Let hiermee op! Het is blijkbaar al een ambitieuze planning voor de scope die je hebt, dus hou extra werk af.
En als het mogelijk is; Je hoeft niet met 100% van de eisen en wensen live te gaan. Ga Live met een goede basis. Als nieuwe onderdelen af zijn, breng je ze live. Wel zo agile.
- Stel deadlines pas uit als je echt weet dat je het zeker niet gaat halen.
Het is nooit leuk om slecht nieuws te brengen, maar als je het doet, doe het dan goed. Wees zeker van je zaak en communiceer duidelijk, ook wat de consequenties zijn van het uitstellen. Communiceer pas nieuwe data als je zeker weet dat je die kunt waarmaken. Nog een keer uitstellen komt je geloofwaardigheid niet ten goede.
Heb je vragen over hoe je jouw IT-project goed kunt laten landen in de organisatie? Hoe je adoptie organiseert en draagvlak creëert? Of heb je gewoon extra capaciteit nodig om het project niet te laten stil staan? Neem dan gerust contact op!
