We horen de verhalen gelukkig steeds vaker: het Zaakgericht Werken wordt succesvol ingevoerd. Waar ligt die kern van succes? Er zijn gedegen implementatieplannen opgesteld én uitgevoerd, medewerkers worden goed opgeleid en er zijn voldoende middelen aanwezig om er een succes van te maken… Waarom lukt het op een aantal plekken wel en op andere niet? En wat kunnen we leren van organisaties waar het Zaakgericht Werken wel succesvol wordt ingevoerd?
De eindgebruiker is de belangrijkste speler!
Bij de implementatie van Zaakgericht Werken, of breder, bij digitaliseren gaat het om één ding: veranderen van gedrag. Implementatieplannen staan ból van de technische opleverdata, leggen van koppelingen, inrichting beheer, etc. Maar men ziet meestal de belangrijkste speler over het hoofd: de eindgebruiker. Juist het gedrag van de eindgebruiker zal moeten veranderen, wil het zaakgericht werken een succes worden. Want de dingen gaan niet meer zoals voorheen…. Je werkt in een (ander) systeem. Volgens andere stappen. In ieder geval; anders!
Verandering is niet leuk
Verandering is niet per se leuk. Zo levert digitalisering niet direct voordeel op voor alle medewerkers (zie ook het echte verhaal over zaakgericht werken). En al helemaal niet in het begin. En dan wordt er óók nog eens een werkwijze (lees: keurslijf) afgedwongen. Niet bepaald de ingrediënten om op begrip van de medewerkers te kunnen rekenen. We zien vaak dat de communicatie omtrent de beoogde verandering (wij gaan digitaal werken/zaakgericht werken) zich richt op het HOE en het WAT. Heel belangrijk! Maar wat als we zouden focussen op de kernvraag: waaróm gaan we anders werken?
The golden circle
Simon Sinek is auteur en spreker, bekend van het boek Start with why. In deze TEDtalk geeft hij weer hoe het volgens hem komt dat succesvolle organisaties, succesvol zijn: omdat ze communiceren WAAROM ze doen wat ze doen. Om dit uit te leggen, introduceert hij een eenvoudig model: ‘the golden circle’. Het bestaat uit 3 ringen: WAT, HOE en WAAROM. De meeste organisaties leggen de focus in hun marketing op het HOE en op de WAT. Slechts een klein aantal legt de aandacht op het WAAROM. Hoewel zijn theorie vóór en tegenstanders heeft, geeft het stof tot nadenken.
Golden Circle, Simon Sinek
Focus je op het WAAROM
Laten we dit model eens vertalen naar de invoering van Zaakgericht Werken. Heeft een organisatie met veel weerstand te maken? Onderzoek dan of het WAAROM van het Zaakgericht Werken voldoende duidelijk is. Dit is belangrijk om te checken, want het kan misschien wel het laatste redmiddel zijn! Deze boodschap is een onmisbaar ingrediënt voor de intrinsieke motivatie die het fundament vormt om het Zaakgericht Werken door te voeren.
Voorbeeld uitwerking model voor een willekeurige organisatie
Vertaling naar communicatie over digitalisering voor een gemeente
In de communicatiestrategie van je implementatie is het dus belangrijk om een heldere boodschap te communiceren over het WAAROM. In het voorbeeld hierboven is de missie van een gemeente als uitgangspunt genomen. In een implementatie kan de centrale WAAROM per afdeling specifiek worden uitgelegd. Bijvoorbeeld voor een afdeling dienstverlening is de uitwerking naar HOE en WAT anders dan voor een afdeling beleid (zie tabel). Het fundament, digitalisering of zaakgericht werken blijft hetzelfde.
Communicatie op maat
Met het alleen bepalen van een algemene centrale doelstelling (WAAROM) bij de invoering van het ZGW ben je er dus nog niet. Bekijk op afdelingsniveau op welke manier de centrale Waarom vertaald kan worden naar een specifieke HOE en WAT. Deze communicatie (én adoptiestrategie) ‘op maat’ helpt vervolgens bij het begeleiden naar een andere manier van werken.
Het WAAROM, HOE en WAT worden in de praktijk vaak door elkaar gehaald. Is dit herkenbaar voor jou? Hoe heeft jouw organisatie het Zaakgericht Werken aangepakt? En wat is jullie WAAROM bij het zaakgericht werken? Wij zijn benieuwd!
Veel succes!
Dit bericht heeft 2 reacties
De ‘why’ is zeker weten een sleutel tot succes. Of het de enige is, laat ik in het midden. We zijn intern ook aan de slag gegaan met de Golden Circle op het gebied van zaakgericht werken, en ik kan niet anders zeggen dan dat het een heleboel mensen geholpen heeft.
Pingback: Stap 1: Creëer urgentie! in 7 stappen succesvol #zgw implementeren