Wie wel eens met de overheid te maken heeft, weet dat informatie daar heilig is. Maar hoe de overheid met die informatie omgaat, is gebonden aan strenge regels. Drie wetten vormen hierin de hoofdrolspelers: de Wet open overheid (Woo), de Archiefwet en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Hoewel ze allemaal een eigen doel dienen, zorgen ze in de praktijk regelmatig voor een complex vraagstuk. Want hoe leg je een dossier open en bloot, terwijl je tegelijkertijd de privacy moet beschermen en documenten correct moet bewaren?
Drie wetten, drie verschillende belangen
De drie wetten benaderen overheidsinformatie vanuit een fundamenteel andere invalshoek en vertegenwoordigen elk een ander groot belang: openbaarheid, historie en privacy.
De Woo draait om transparantie en het uitgangspunt is als volgt: alle overheidsinformatie is in principe openbaar voor iedereen. Burgers en andere belanghebbenden kunnen een Woo-verzoek indienen om documenten over een bepaald onderwerp op te vragen. Ook moet de overheid steeds meer informatie uit eigen beweging online zetten (actieve openbaarmaking). Het doel is een transparante overheid die controleerbaar is voor haar burgers.
De Archiefwet regelt de duurzaamheid en vindbaarheid van overheidsinformatie. Deze wet eist dat documenten, e-mails en zelfs chatberichten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard. De wet bepaalt welke documenten na een aantal jaar vernietigd moeten worden en welke permanent bewaard moeten blijven in een historisch archief. Het doel is tweeledig: zorgen dat de overheid haar eigen werk op ieder moment kan verantwoorden én de cultuurhistorische waarde van documenten veiligstellen.
Tot slot de AVG, de Europese privacywet die de persoonsgegevens van burgers beschermt. De overheid mag niet zomaar persoonlijke data verzamelen, delen of bewaren. Het uitgangspunt van de AVG is juist dat gegevens beschermd moeten worden en dat data moet worden verwijderd zodra het niet meer nodig is (dataminimalisatie). Waar de Woo wil delen en de Archiefwet wil bewaren, eist de AVG juist bescherming en restrictie van data.
Wanneer openbaarheid, bewaren en privacy samenkomen
Wanneer een burger een Woo-verzoek indient, komen deze wetten in een interessante en soms schurende dynamiek terecht. Stel dat er een verzoek binnenkomt naar de besluitvorming rondom de sluiting van een lokaal buurthuis. Op dat moment treden de drie wetten tegelijkertijd in werking.
Eerst moet de overheid de gevraagde documenten boven water krijgen. Hier treedt de Archiefwet op. Dankzij gearchiveerde mailboxen en back-ups kunnen de relevante e-mails en WhatsApp-berichten uit het verleden correct worden getraceerd. Zonder een goede naleving van de Archiefwet faalt de Woo direct; je kunt immers niet openbaar maken wat je bent kwijtgeraakt of per ongeluk hebt gewist.
Vervolgens eist de Woo dat deze gearchiveerde documenten openbaar worden gemaakt om de burger inzage te geven in de besluitvorming. Maar dan komt de AVG in het spel. In de correspondentie staan namelijk namen van buurtbewoners die geklaagd hebben, directe telefoonnummers van projectleiders en mogelijk gevoelige privégegevens. Als de AVG zegt ‘verwijderen’ en de Archiefwet zegt ‘bewaren’, krijgt de Archiefwet overigens voorrang vanwege de wettelijke uitzondering voor archivering in het algemeen belang.
Het resultaat is dat de wetten de behandelaar dwingen tot nauwkeurigheid bij de openbaarmaking: de inhoudelijke argumenten en cijfers worden openbaar, maar de persoonsgegevens van burgers en andere betrokkenen worden op basis van de AVG zorgvuldig zwartgelakt en dus geanonimiseerd.
Een noodzakelijke balans in overheidsinformatie
Hoewel de Woo, de Archiefwet en de AVG op het eerste gezicht elkaars tegenpolen lijken, vormen ze in de werkelijkheid een essentiële drie-eenheid. Ze houden elkaar in evenwicht. Zonder de Archiefwet is transparantie überhaupt niet mogelijk; zonder de AVG zou openbaarheid leiden tot een grove schending van de privacy; en zonder de Woo zou de overheid ontoegankelijk blijven.
Het adequaat afwegen van deze wetten is een complexe puzzel voor ambtenaren, maar wel één die essentieel is voor een betrouwbare, rechtvaardige en open overheid.
