Gisteren was het dan eindelijk zover. Na vijf keer uitstel is de Omgevingswet in werking getreden op 1 januari 2024. De afgelopen periode lag de focus vooral op de werking van het digitale stelsel. Met een aantal aandachtspunten en Tijdelijke Alternatieve Maatregelen (TAM’s) is het dan gelukt om het DSO werkend te krijgen. Maar is het nog weinig gegaan over de archivering en de Omgevingswet. Deze blog gaat in op de belangrijkste veranderingen voor de informatiebeheerders.
Archiveren van Plansoftware en Toepasbare Regels
Vanuit de Omgevingswet zijn het rijk, provincie en gemeente verplicht om de juridische regels te koppelen aan locaties. Deze juridische regels vormen het omgevingsplan wat aangeeft wat er precies mag op een bepaalde locatie. De regels zijn vaak complex en moeilijk te interpreteren voor een inwoner of organisatie. Toepasbare regels helpen om de juridische regels om te zetten in begrijpelijke taal. Een aanvrager doorloopt een vragenboom om te kijken welke activiteiten mogelijk zijn op een locatie. De uitslag van een vragenboom bepaalt of het nodig is om een vergunningaanvraag, melding of informatieplicht in te dienen.
Als bevoegd gezag is het noodzakelijk om het Omgevingsplan en de Toepasbare Regels te archiveren. Het DSO gebruik je als overheidsorganisatie niet als archiefsysteem. Daarom moet je de keuze maken om dit op te nemen in je archief. Dit kan voor het Omgevingsplan met het zaaktype “opstellen- en wijzigen Omgevingsplan”. Dit proces verschilt niet ten opzichte van het archiveren van bestemmingsplannen en verordeningen.
Toepasbare Regels zijn daarentegen nieuw binnen de overheid, en je bent als overheidsorganisatie verplicht om deze te archiveren. Vanuit de toepasbare regelsoftware is het mogelijk om een export te maken van de toepasbare regels. Deze export kun je uiteindelijk archiveren in je archiefsysteem, inclusief een bronbestand en logging. Als overheidsorganisatie zijn er verschillende strategieën voor het archiveren van de toepasbare regels, het is nodig dat je hier goed van tevoren over nadenkt.
Samenwerkingen archiveren
De Omgevingswet legt de nadruk op het betrekken van verschillende adviespartners bij het proces. Door hier op een integrale manier naar te kijken, neemt een behandelaar het perspectief van de hele fysieke leefomgeving mee. Via DSO-SWF is het mogelijk om een samenwerking te starten met een ander bevoegde gezag en behandeldienst. In deze samenwerkingsruimte zet een behandelaar dan de relevante documenten en vervolgens nodigt de behandelaar de ketenpartner uit voor advies. De ketenpartner krijgt hiervan een notificatie en kan het advies uploaden in de samenwerkingsruimte. De ketenpartner ziet alleen de documentatie die is geüpload in de samenwerkingsruimte.
Alleen loop je daarmee als organisatie de kans dat het dossier niet compleet is als deze is afgerond. Het is namelijk de verantwoordelijkheid van de behandelaar om het advies in de zaak te zetten en de samenwerking af te sluiten. Het maken van afspraken over de archivering van deze samenwerking is daarmee essentieel. Als bevoegd gezag ben je verantwoordelijk voor het maken van een juiste reconstructie van de zaak. Vanuit dit perspectief is het belangrijk om alle data die rond een besluit of advies hangt te archiveren.
Met de Omgevingswet zijn er een paar nieuwe aspecten voor informatiebeheerders. Alles valt en staat met het maken van de juiste afspraken met alle partijen. Wil je meer weten over de Omgevingswet en informatiebeheer? Neem dan contact op met Jelle van de Putte via jelle.vandeputte@kbenp.nl. Hij is als adviseur van KBenP Digitale Overheid betrokken bij de implementatie van de Omgevingswet. Daarnaast is hij docent van de GO-opleiding Omgevingswet en informatiebeheer. Deze cursus zal in het nieuwe jaar opnieuw worden aangeboden.
