De huidige coronacrisis heeft geen halt toegeroepen aan de digitale transformatie binnen overheidsorganisaties. Sterker nog, veel organisatie hebben versneld een aantal ICT-veranderingen door moéten voeren. Het werken op afstand lijkt dus geen reden te zijn om implementaties niet door te voeren. Dit merken wij ook als adviseurs bij KBenP Digitale Overheid. Nieuwe software wordt op afstand binnen een organisatie uitgerold en de medewerker moet hier een weg in zien te vinden, vaak vanaf de thuiswerkplek. Idealiter wordt de medewerker grondig meegenomen in de digitale verandering door een adoptieplan, maar hier valt in de realiteit nog een wereld te winnen.
En de medewerker dan?
Essentieel voor het succesvol doorvoeren van ICT-veranderingen waren altijd al de medewerkers, en in deze tijd helemaal. Wij constateren dat het succes van een software-implementatie op afstand nog afhankelijker is geworden van de veranderbereidheid van de medewerker. Organisaties proberen hier steeds bewuster mee om te gaan en aandacht te besteden aan adoptie in het implementatietraject, maar eenmaal begonnen wordt dit onderdeel toch nog te vaak vergeten of blijft het bij de papieren werkelijkheid van een Plan van Aanpak. De vraag was altijd al hoe medewerkers betrokken moeten worden, maar nu de medewerkers zich ook nog eens achter een ‘digitale barrière’ bevinden, wordt het meenemen nog uitdagender.
Gelukkig is er steeds meer aandacht voor het veranderdraagvlak van de medewerker. Inmiddels zien wij in een aantal opdrachten steeds vaker de component van adoptie terugkomen tijdens implementatietrajecten. Organisaties focussen zich steeds meer op het geven van passende trainingen en cursussen, met name nu de implementaties veelal digitaal moeten en de medewerkers anders helemaal niks ervan ‘meekrijgen’.
Ook zien we dat steeds meer opdrachtgevers proberen om de ICT-verandering enerzijds uit te leggen aan de hand van een meer simplistische vergelijking of metafoor en anderzijds proberen te vatten in een duidelijke kernboodschap. Beide dragen volgens ons bij aan een verandering die beter beklijft omdat medewerkers de waarom, het hoe en het wat van de verandering beter snappen.
Toch signaleren wij dat adoptie nog te vaak vergeten wordt of niet efficiënt genoeg toegepast wordt. Het geven van een training en cursus is een goede start, maar hoe passend zijn deze cursussen? Een check hierop wordt regelmatig over het hoofd gezien, waardoor het trainingspakket niet op maat wordt gemaakt.
Wij nemen adoptie altijd mee in de implementatietrajecten die wij begeleiden, maar beseffen ook hoe gemakkelijk het kan zijn om dit element te vergeten. Het meenemen van medewerkers blijft immers een ontastbaar ‘iets’, dat men snel links laat liggen wanneer een implementatietraject onder tijds- of capaciteitsdruk staat.
En nu praktisch
Om adoptie tastbaarder te maken hebben wij de afgelopen tijd gewerkt aan een handreiking voor het opstellen van een adoptieplan. Volgende maand publiceren we deze handreiking. Hierin geven we je handvatten om in acht stappen een adoptieplan op te stellen. De handreiking is zowel van toepassing op organisaties waarbij de ICT-verandering ‘gedwongen’ wordt – waardoor vaak tijdsdruk een rol speelt – als voor organisaties waarbij de ICT-verandering voortkomt uit een visie.
Wil je graag in gesprek over implementeren met aandacht voor het verander draagvlak van de medewerkers? Of heb je vragen over het adoptieplan? Neem dan contact op met Annelotte Heutz via annelotte.heutz@kbenp.nl of telefonisch via 06 11 86 68 73.
