6 gemeenten en 5 dochterorganisaties gaan aan de slag met nieuw Klant-, Zaak- en Archiefsysteem
De Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden heeft na een Europese Aanbesteding op basis van Best Value gekozen voor de Zaaksuite van Green Valley ter vervanging van haar zaaksysteem Mozaiek. Met deze belangrijke stap nemen de Drechtsteden afscheid van een in eigen beheer ontwikkelde oplossing ten faveure van een standaard softwareproduct van een marktpartij.
Unieke opdracht uit de bakermat van zaakgericht werken
De opdracht van de Drechtsteden is uniek in de zin dat het gaat om de volledige vervanging van een geheel op maatwerk gebaseerde oplossing, die niet alleen intensief door de verschillende onderdelen van de gemeenschappelijke regeling en de gemeenten gebruikt wordt, maar ook nog eens aan de wieg stond van zaakgericht werken in Nederland. Rens Boogerd, algemeen directeur van Green Valley hierover: “Wij zijn er enorm trots op dat de Drechtsteden ons hebben gekozen voor de uitvoering van deze opdracht. Het toont aan dat de uitvinders van zaakgericht werken de Green Valley Suite beschouwen als hét systeem om binnen een gemeentelijk samenwerkingsverband gemeentebreed zaakgericht werken te continueren en dat op een efficiëntere wijze dan met een maatwerkoplossing.”
Geoptimaliseerde gebruikerservaring voor elke medewerker
Met de aanschaf van de Suite van Green Valley kiezen de Drechtsteden ook voor een oplossing die uitgerust is met een optimale werkomgeving voor elke taakspecifieke gebruiker en die daarmee een betere gebruikerservaring biedt dan andere “monolitische” zaaksuites. “Een KCC-medewerker heeft compleet andere taken dan bijvoorbeeld een zaakbehandelaar en een archief/DIV-medewerker. Om het uitvoeren van deze taakspecifieke werkzaamheden zo gemakkelijk mogelijk te maken is onze Suite voorzien van gebruikersschermen die specifiek afgestemd zijn op de rol die een medewerker heeft in het dienstverleningsproces. Dat is een wezenlijk verschil met andere zaaksuites.“, zegt Boogerd, “Daarnaast bevatten deze taakspecifieke gebruikersschermen ook veel meer handige functionaliteiten dan die je bij andere suites ziet. Dit maakt de Green Valley Suite een van de meest gebruiksvriendelijke en goed geoutilleerde zaaksystemen die momenteel verkrijgbaar zijn.”
Prestatie-inkoop leidt tot een betere keuze en minder risico voor de aanbestedende dienst
De Drechtsteden zijn in het aanbestedingstraject dat tot deze keuze geleid heeft, bepaald niet over één nacht ijs gegaan. De aanbesteding is uitgevoerd op basis van de Best Value-methode, ook wel prestatie-inkoop genoemd. Deze inkoopmethode is buiten het inkoopveld van software-oplossingen een succesvolle en beproefde wijze van inkopen en legt in vergelijking met meer traditionele inkoopmethoden een grotere verantwoordelijkheid voor het behalen van de uiteindelijke doelstellingen bij de leverancier. Ook levert het minder werk op voor de aanbestedende dienst. Dré Martens, Opdrachtgever van de Drechtsteden hierover: “Door in de offertefase te vragen naar aantoonbare prestaties van leveranciers en daarnaast voorafgaande aan de gunning met de kandidaat-contractant een intensief traject in te gaan waarin deze partij concreet dient aan te tonen dat het daadwerkelijk kan leveren wat het in de offerte belooft, kies je als aanbestedende dienst niet alleen de partij met de meeste expertise en ervaring, maar verklein je ook de kans op eventuele misverstanden en onaangename verrassingen achteraf tot het absolute minimum.”
Over Green Valley
Green Valley voorziet organisaties van de meest innovatieve en gebruiksvriendelijke software waarmee zij hun klanten over alle contactkanalen goed, gemakkelijk, efficiënt en snel van dienst kunnen zijn. Green Valley is specialist op het gebied van gemeentelijke dienstverlening en draagt met haar producten bij aan een efficiënte, flexibele en klantgerichte overheid. Green Valley heeft haar hoofdvestiging in Delft en opereert daarnaast ook vanuit vestigingen in België en Noord-Amerika. Green Valley maakt deel uit van de Roxit Groep. Voor meer informatie: www.greenvalley.nl.
