Als adviseurs bij KBenP werken wij dagelijks samen met de Nederlandse overheid in de zoektocht om de digitale dienstverlening te verbeteren. Tijdens die samenwerking komen we vanzelfsprekend veel opvattingen tegen over ‘hoe het nu gaat met IT binnen de overheid’ en over ‘hoe het zou moeten gaan’. Zo ook met betrekking tot de Microsoft 365-suite.
De Nederlandse overheid is grootgebruiker van deze suite: veel organisaties maken al decennia gebruik van Microsoftproducten in brede zin, en sinds de afgelopen 5 tot 10 jaar in het bijzonder van SharePoint en Teams. Bij veel van hen is er nog een wereld te winnen als het gaat om effectief (informatie)beheer in deze applicaties.
Terwijl veel organisaties op de vooravond van deze opgave staan, worden tegelijkertijd ook vragen gesteld over de nut en noodzaak van deze investering. ‘Is het gezien recente ontwikkelingen niet verstandiger om te kijken naar alternatieven?’ Wellicht, maar dan moeten we dat wel concreter maken. In deze blog gaan we daarom in op de vraag hoe de M365-suite zich verhoudt tot één van deze ontwikkelingen: Common Ground. Is het zinvol om nog in deze suite te investeren?
Wat vergelijken we precies?
Common Ground is een informatiekundige visie waaraan inmiddels al bijna 10 jaar wordt gewerkt. Vanuit co-creatie leveren diverse partijen componenten op die aansluiten op de informatiearchitectuur- en realisatieprincipes van deze visie. Belangrijke principes zijn het éénmalig vastleggen van gegevens in een gegevensbron welke losgekoppeld is van de applicatie, het werken vanuit open source en open standaarden en het ontwikkelen van los te koppelen componenten die in deze principes voorzien. Dit alles draagt bij aan een overheid die regie kan voeren op zijn digitale informatielandschap.
Leg je dit naast de M365-suite, dan lijken de verschillen op het eerste gezicht groot. We hebben het bij M365 in feite over een abonnement op digitale dienstverlening waarbij je, afhankelijk van je licentie, gebruik kan maken van verschillende applicaties in de cloudomgeving van Microsoft. De broncode van deze applicaties is niet beschikbaar en daarmee niet open source. Updates, prijzen en servicenormen worden wereldwijd door Microsoft uitgerold. Regie voeren, bijvoorbeeld door updates tegen te houden of één-op-één te onderhandelen, is beperkt mogelijk tot onmogelijk.
Hoewel de Microsoft-suite uit veel applicaties bestaat die op verschillende manieren te koppelen zijn, betekent dat niet automatisch dat deze inwisselbaar zijn. Wil je Teams laten draaien op een ander documentmanagementsysteem dan SharePoint? In de praktijk bijna onmogelijk. Daarnaast biedt het licentiemodel beperkt flexibiliteit: een applicatie niet gebruiken, is er wel voor betalen.
Een landschap in beweging
De wereldwijde schaal van Microsoft verklaart waarom de mogelijkheden tot regievoering beperkt zijn. Nederland is daarnaast al decennia lang een land waar relatief veel Microsoft-producten worden afgenomen. Het gebruik van applicaties als Word, Outlook en SharePoint is diepgeworteld en comfortabel. Maar naar mate het Nederlandse applicatielandschap verschuift richting componenten die zijn gebaseerd op Common Ground, begint het intensieve gebruik van deze suite uit de toon te vallen. Gemak en herkenbaarheid staan op gespannen voet met de toekomst.
Toch lijkt de mogelijkheid om écht te kiezen soms te ontbreken. Maar er is veel in ontwikkeling: zo worden er de afgelopen jaren steeds meer componenten opgeleverd die aansluiten op de principes van Common Ground. Daarnaast zijn er ook meerdere Europese initiatieven die de moeite waard zijn om in de gaten te houden, zoals Nextcloud.
Voorlopers in Nederland maken nu al gebruik van deze componenten en diensten. Het stimuleren van alternatieven is vanzelfsprekend in ons belang: niemand is gebaat bij een de facto monopolie op digitaal samenwerken. Maar er is wel een Nederlandse en Europese achterstand ten opzichte van de ontwikkelvoorsprong van Amerikaanse bedrijven, die ingehaald moet worden.
Voorlopers kennen daarom uitdagingen. Er zijn nog niet genoeg componenten productierijp om alle functionaliteit van Teams, SharePoint en OneDrive volledig te vervangen. Europese alternatieven zijn nog in ontwikkeling. Bovendien vraagt het overstappen technische kennis en capaciteit, niet iedere organisatie heeft dat. En het is niet realistisch dat elke organisatie die capaciteit zelfstandig kan inkopen.
Geen óf-vraagstuk, maar een én-vraagstuk
Is jouw organisatie geen voorloper, maar wel geïnteresseerd in deze ontwikkelingen? Benader dit vraagstuk dan niet als een of-vraagstuk, maar als een en-vraagstuk. Denk vooruit en werk aan een strategie om stap voor stap richting het gedachtegoed van Common Ground te bewegen. Er is veel informatie beschikbaar: sessies van de VNG, trainingen over het toepassen van Common Ground en evenementen als Common Ground LIVE. Een strategie helpt om vragen over de toekomst van applicaties bespreekbaar te maken en zorgen weg te nemen.
Ook in het hier en nu moeten keuzes worden gemaakt. Elke dag dat de M365-suite wordt gebruikt terwijl informatie niet of nauwelijks wordt beheerd, groeit de informatiechaos. Ook als je vandaag besluit over te stappen, kost het maanden om dat waar te maken. En daar komt vervolgens het migratievraagstuk nog bovenop.
Met andere woorden: de M365-suite blijft de komende tijd nog onder ons. Zorgen uitspreken, gesprekken voeren en strategieën opstellen is zeker nodig, maar onvoldoende reden om onze huidige applicaties niet in beheer te brengen. Het investeren in het beheersen en opruimen van deze informatie is prima uit te leggen. Dit verhaal combineren met een concrete strategie voor de middellange termijn, maakt het juist concreter en beter te begrijpen voor onze collega’s. Het kan elkaar dus juist versterken!
Laat deze korte opsomming daarom vooral inspiratie zijn om samen kennis uit te wisselen en aan de slag te gaan. Met zowel onze visie op morgen, als de uitdagingen en kansen van vandaag.
