De applicatie Microsoft Teams heeft de afgelopen paar jaar in een stormachtig tempo zijn intrede gemaakt bij de Nederlandse overheid. Een belangrijke noodzaak daarvoor is bekend: in de zoektocht naar mogelijkheden om te videobellen, hebben veel organisaties Teams (versneld) uitgerold.
Teams betekent echter meer dan digitaal vergaderen: gebruikers krijgen de mogelijkheid om samenwerkverbanden op te starten en daarbinnen informatie met elkaar te creëren, bewerken en delen. Teams is daarmee een krachtige applicatie die vanuit het gebruikersperspectief intuïtief werkt, maar vanuit het beheerperspectief voor uitdagingen zorgt.
Ook als overheidsorganisaties voor Teams hebben gekozen vanwege het samenwerken of recent zijn gestart met een eerste implementatie, gaat dat niet altijd even voorspoedig. Een belangrijke reden daarvoor is de kracht én valkuil van Teams: de applicatie is ten opzichte van andere software voor de overheidsmarkt zeer maakbaar. Maakbaar, maar wel vanuit het uitgangspunt dat eindgebruikers binnen Teams een hoge mate van vrijheid ervaren.
Teams inrichten vraagt daarom om visie, gebaseerd op kennis en ervaring. Er is geen 100% passende standaardinrichting die bij elke organisatie past. Wat voor de ene persoon werkt, is bij een ander onhaalbare kaart. Dat betekent natuurlijk niet dat er geen best-practices te delen zijn. Inmiddels hebben wij meerdere organisaties mogen adviseren over het inrichten van Teams, van gemeenten tot aan universiteiten en de Rijksoverheid. Omdat het delen van kennis een positief verschil kan maken, delen we graag een aantal tips om een voorspoedige start te maken!
Zweven in de mogelijkheden: waarvoor wil jij Teams gaan gebruiken?
De wereld van Teams is constant in ontwikkeling en er is veel om tot je te nemen: zo bestaat Teams uit verschillende functionaliteiten in één: je kunt bellen, chatten, creëren, takenlijsten bijwerken, apps koppelen en nog veel meer. Binnen overheidsorganisaties is niet altijd even duidelijk hoe Teams de overheid kan helpen om informatie op orde te brengen, in plaats van chaos te scheppen.
Voor het in beheer brengen van Teams zijn de eerste vragen die je moet stellen 1) waarvoor je Teams wil gaan gebruiken en 2) hoe je informatie in Teams wilt verwerken. Is Teams voor jou bijvoorbeeld een samenwerkomgeving voor specifieke werkzaamheden, of wil je er breder informatie in archiveren? Beide uitgangspunten vragen om een andere inrichting en andere kennis.
Zo werken wij bijvoorbeeld intensief samen met een organisatie die Teams als samenwerkomgeving wil inrichten, gekoppeld aan een bestaand documentmanagementsysteem (DMS). Zodra het samenwerken aan informatie is afgerond, moet deze via een koppeling worden overgebracht naar het DMS en daar worden gearchiveerd.. Dat betekent voor het project dat we minder energie hoeven stoppen in onderwerpen als bewaartermijnen en vernietigen in Teams (dat zit immers in het DMS). In plaats daarvan moeten we meer tijd stoppen in het mappen van informatie in Teams op de juiste locaties in het DMS, zodat de koppeling kan werken. De inhoud van ons project is daarmee significant anders.
Andere varianten zijn ook mogelijk. Zo zien we dat Teams bij andere organisaties wordt ingericht voor kort te bewaren informatie (bijvoorbeeld met een bewaartermijn tot 10 jaar), terwijl langdurig te bewaren informatie moet worden overgebracht naar een recordmanagementapplicatie of (pr)e-depot. Binnen de gemeentelijke wereld wordt vaak gekoppeld met een zaaksysteem.
Achter de te koppelen applicaties uit het landschap, schuilt natuurlijk ook een vraag over welke werkzaamheden je in Teams wilt uitvoeren. Ga je Teams gebruiken als ondersteuning voor het behandelen van zaken? Of is Teams voor jou juist geschikt voor de zogeheten specials (bijvoorbeeld het opstellen van beleid) of projecten?
Al deze opties vragen om een andere inrichting en om een andere manier van ‘ordenen’ in Teams. Het zijn daarmee cruciale (maar vaak vergeten!) vragen om bij stil te staan. Wat kan Teams voor jou betekenen?
Wij willen graag grip op Teams: maar is de rest al geregeld?
Het maakbare van Teams biedt mogelijkheden om grote stappen te maken in (automatisch) beheer en intuïtief inrichten. Maar of een ambitie ook haalbaar is, is sterk afhankelijk van voorwaarden die niet alleen slaan op de inrichting in Teams zelf.
Als jouw organisatie Teams heeft uitgerold zonder daarbij na te denken over een aanvraagproces, bestaat Teams voor je het door hebt uit tientallen tot honderden samenwerkverbanden, met verschillende namen, doeleinden en informatiestromen.
Als je dit wilt ordenen en beheren, moet je uitgangspunten hebben om op terug te vallen. Welke informatie mag wel in Teams worden verwerkt, en welke niet? Gemeenten werken daarbij vaak zaakgericht en de Rijksoverheid procesgericht. Maar niet elke zaak en elk proces is even geschikt voor Teams. Zo zijn er standaard geen afgedwongen processtappen (zoals bij een zaaksysteem) in Teams aanwezig.
Daarbij is het de vraag of jouw organisatie grip heeft op alle werkzaamheden die worden uitgevoerd. Is er bijvoorbeeld een informatiebeheerplan aanwezig en is deze bijgewerkt? En heb je al een metadatamodel beschikbaar? Als je geen/beperkt zicht hebt op de werkzaamheden en hoe deze geordend zijn, is het immers lastiger om te beoordelen of een Teams-site aanvraag kan worden goedgekeurd.
Ook loont het om eens goed te kijken naar de Active Directory en of deze 1) aanwezig is en 2) is bijgewerkt. Niemand zit te wachten op het handmatig vullen van metagegevens. Teams biedt daarom gelukkig de mogelijkheid om informatie automatisch te vullen. De Active Directory is in dat geval een logische plek voor het vullen van organisatiegegevens, maar dan moet die informatie natuurlijk wel betrouwbaar zijn.
Hoe nu verder?
De wens om Teams in te richten en van onbeheerd naar beheerd te brengen is bij veel organisaties ruim aanwezig. Maar de mate van succes wordt sterk bepaald door voorwaarden die niet terug te vinden zijn in de applicatie zelf. Wil jij deze stap ook maken? Kijk dan eens goed om je heen en sta eens stil bij onderstaande vragen:
- Weet je waar je Teams voor wilt gaan gebruiken en waar Teams mee moet koppelen?
- Heb je grip op informatiestromen in je organisatie?
- Zo ja, welke informatie wil je (gedeeltelijk) in Teams verwerken?
- Zijn bronnen als het informatiebeheerplan, een metagegevensmodel en de active directory op orde?
Uiteraard is dit geen uitputtende lijst, maar het zijn stukjes van de puzzel die samen kunnen leiden tot een eerste beeld. Kom je er niet uit? Dan staan wij uiteraard voor je klaar. Neem gerust contact op met kjeld.soppe@kbenp.nl, dan denken wij met je mee!
