Gaat deze blog écht over Vervanging…? Het voelt een beetje achterhaald. Vervanging is toch bij de meeste overheden wel geregeld inmiddels? Nee dus. Mijn ervaring is dat veel organisaties het niet hebben geregeld, of er als een blok tegenop zien om het te realiseren, of er niet de capaciteit voor hebben om het te regelen, of…. Met succes heb ik hier meerdere organisaties bij begeleid en vanuit die ervaring schrijf ik er toch maar deze blog over: een eenvoudig stappenplan om je Vervanging te regelen, met tips en tricks.
Overheidsorganisatie hebben nog altijd papieren poststromen. Hoewel het merendeel van de papieren archiefbescheiden is gedigitaliseerd, dienen ze nog steeds bewaard te worden als het zogeheten Vervangingsbesluit niet genomen is. Kun je technisch en organisatorisch goed verantwoorden hoe je het Vervangingsproces (van papier naar digitaal) doorloopt, mag je het papieren exemplaar vernietigen en wordt het digitale exemplaar juridisch leidend. Dit scheelt aanzienlijk in opslagruimte én als de leidende versies digitaal ontsloten kunnen worden, is het makkelijker om je collega’s te voorzien van de juiste informatie, 24/7 waar dan ook.
Stap 1 – Pak het aan als een project
Pak het regelen van je Vervanging aan als een project, met een projectgroep en een planning wanneer je wat geregeld wil hebben. Een aantal tips:
- Stel een projectleider aan die het proces trekt en zorg dat degenen die bij het Vervangingsproces betrokken zijn vertegenwoordigd worden: ten minste een medewerker postregistratie, recordmanager en de archiefinspecteur van jouw regio.
- Organiseer een kick off sessie met de betrokkenen waarin je gezamenlijk de stappen bepaalt die nodig zijn om tot een Vervangingsbesluit te komen. Dit vormt de basis voor het project.
- Maak afspraken met je archiefinspecteur over de wijze waarop zij/hij betrokken wil zijn bij de totstandkoming van het Handboek Vervanging.
Stap 2 – Bepaal de scope
Bepaal de scope van je project: waar wil je Vervanging voor regelen? Een aantal tips:
- Vraag Vervanging aan voor alle archiefbescheiden, en houdt bij in een register wat je daadwerkelijk gaat vervangen. Het Vervangingsproces is een standaardproces; maak geen maatwerk voor alle verschillende werkprocessen binnen je organisatie.
- Mocht je de digitale archiefbescheiden in verschillende systemen opslaan, benoem dan die systemen in je Handboek.
- Wens je ook met terugwerkende kracht te vervangen? Dan zie ik twee goede opties om uit te kiezen:
1) beschrijf de Vervangingsprocedure zoals het destijds is uitgevoerd binnen uw organisatie. Soms is dit proces kwalitatief voldoende voor de te vernietigen stukken – bespreek dit met je archiefinspecteur.
2) Wil je het laten digitaliseren door een externe partij? Slim, want het scheelt jouw organisatie veel tijd en er zijn partijen die dat goed en snel kunnen doen volgens de vereiste richtlijnen. Dit Vervangingsproces kun je dan als aparte bijlage in het Handboek Vervanging opnemen. Bedenk wel goed wat je wil eisen van een partij bij de uitvraag om een papieren archief te laten digitaliseren.
Stap 3 – Handboek Vervanging
Mijn ervaring is dat híer organisaties vaak op afhaken; alleen al op de term Handboek. Maar dat is onnodig. Het handboek bevat simpelweg de beschrijving van je gehele Vervangingsproces in al haar componenten. Simple as can be. Tip: vraag een Handboek Vervanging op van een andere gemeente – ze zijn openbaar – of wellicht kan de archiefinspecteur er een leveren van een organisatie uit de regio en pas deze aan de eigen situatie aan. Beschrijf dan ten minste de volgende zaken:
- de reikwijdte van het Vervangingsproces;
- de procesmatige inrichting van het Vervangingsproces;
- de technische inrichting van het Vervangingsproces;
- de kwaliteitsprocedures;
- de vernietigingsprocedure van de te vervangen archiefbescheiden.
Betrek de archiefinspecteur intensief bij de totstandkoming van het Handboek:
- laat haar/hem het in concept tegenlezen;
- bepaal in overleg of en waar verbetering in het Vervangingsproces nodig is;
- maak afspraken op welke termijn dit opgelost wordt en of dit randvoorwaardelijk is voor een positief advies van de archiefinspecteur voor Vervanging of dat een verbeterplan wellicht parallel aan Vervanging kan plaatsvinden… hierin zijn verschillende constructies mogelijk.
Stap 4 – Besluitvorming en inwerkingtreding
Indien je positief advies krijgt van de gemeentearchivaris – dit loopt vaak via de archiefinspecteur – , regel je de formele besluitvorming. Een paar tips, uitgaande van een positieve besluitvorming:
- Communiceer duidelijk naar de organisatie dat jullie overgaan op Vervanging. Dit zal bijna altijd impact hebben op de werkprocessen: bepaal dus goed welke communicatie nodig is. Indien u bijvoorbeeld in uw Vervangingsproces heeft opgenomen dat er op één plek centraal wordt gescand, moet u dit goed uitleggen aan medewerkers die nog wel eens zelf een brief door het kopieerapparaat halen en opslaan in het zaaksysteem om vervolgens de brief in de prullenbak te deponeren.
- Vier het moment dat de eerste archiefbescheiden worden vervangen! Uitzicht op lege meters archiefruimte en uw digitaal archief op orde mag gevierd worden.
Stap 5 – Vervanging als eerste stap naar het kwaliteitssysteem
Goede kans dat je – nu je zo intensief met je archiefinspecteur bent opgetrokken tijdens dit project – enthousiast bent geworden over het geheel van afspraken en procedures die nodig zijn om goede informatieopslag te verantwoorden. Veel overheidsorganisaties hebben nog geen kwaliteitssysteem zoals verplicht is gesteld in de archiefregeling van 2009 art.16. De processen die je in het handboek hebt vastgelegd kunnen ook worden opgenomen in het PDCA van je kwaliteitssysteem. Wat let je om meteen door te pakken met het regelen van dit kwaliteitssysteem?
Slot.
Meer weten? Neem contact met mij op (annemieke.wilzing@kbenp.nl of 06 4337 3437) of met je archiefinspecteur en vraag ‘hoe gaan we dit zo goed en snel mogelijk samen regelen?’.
Over KBenP Digitale Overheid (voorheen: KBenP Zaakgericht Werken)
Annemieke Wilzing is adviseur bij KBenP Digitale Overheid (voorheen: KBenP Zaakgericht Werken) en helpt de overheid in de volle breedte bij vraagstukken rondom digitalisering. KBenP Digitale Overheid begeleidt organisaties onder andere bij aanbestedingen van software, Proof of Concepts, implementaties, governance vraagstukken, inbeheernames van applicaties en bij de doorontwikkeling van teams als Functioneel Beheer en DIV.
