Donderdag 4 april was onze derde regiobijeenkomst: Zaakgericht Werken in Noordoost Nederland. Deze stond in het teken van de overgang van aanbesteding naar implementatie. Welke stappen zet je als eerste en wat kan je daarbij leren van organisaties die je voor zijn gegaan?
Gemeente Hof van Twente – die zichzelf als lerende organisatie positioneert – was voor deze bijeenkomst een passende locatie. Drie gemeentes presenteerden op interactieve manier hoe de implementatie van Zaakgericht Werken bij hun tot nog toe is verlopen. Aangezien ze alle drie in een andere fase zitten, sluiten de verhalen mooi op elkaar aan. Vooral de open houding en de eerlijkheid waarmee zowel de successen werden gedeeld als de punten die ze een volgende keer totaal anders zouden doen, maakten het een hele leerzame, inspirerende dag voor de bezoekers.
We werden ontvangen in de mooie raadszaal van het stadhuis. Michelle Mengerink van Hof van Twente heet ons welkom en vertelt trots hoe bij de Hof de eerste stappen zijn gezet: de aanbesteding is bijna afgerond. Zaakgericht Werken is hard werken, vertelt ze, maar de gemeente is er met veel enthousiasme aan de slag gegaan. De KSF – kritische succes factor – dat zijn de eigen mensen, maar zorg wel dat je ook je eigen reflectie inbouwt.
Daarna toont Sven Blom het Implementatiemodel dat KBenP onlangs heeft ontwikkeld. We discussiëren over de vraag hoe je de organisatie het beste kan betrekken. Bij een kleine gemeente kan je bij iedereen langs gaan, maar voor sommige aanwezigen is de organisatie daarvoor echt te groot. De gemeente Berkelland heeft dat opgelost met een enquête en Apeldoorn werkt met ambassadeurs en inloopsessies. De vraag bij wie je ZGW belegt als het project is afgerond, roept meer discussie op. De meeste stemmen gaan voor Dienstverlening, maar als Zaakgericht Werken gaat over gedrag en als je vindt dat het van iedereen is… kan je dan wel een keuze maken? In Enschede borgt men het gezamenlijk, door om de week met alle disciplines aan tafel te zitten.
Hanneke Wiertsema van de Gemeente Ommen en Hardenberg neemt het stokje over. Zij zijn onlangs overgestapt op een ander zaaksysteem. Het heeft bij hun goed uitgepakt dat ze tijdens de aanbesteding de hele organisatie hebben laten meedenken. Nu zijn ze afdeling voor afdeling aan het implementeren. Het bevalt goed dat ze in kleine projectgroepjes elke afdeling begeleiden. Zo ontstaat er een betrokken groep die maatwerk kan creëren op de opleiding en de zaaktypes van elke afdeling. Ze worstelen nog met wat koppelingen en beseffen nu dat de tijdsdruk die er was bij het afscheid van het vorige zaaksysteem gezorgd heeft dat sommige keuzes geforceerd zijn gemaakt.
Dat de trainingen een succes zijn bij Ommen en Hardenberg begrijpen we meteen als we de enthousiaste trainer Hans Niezink ontmoeten. Hij raadt de aanwezigen aan om opleidingen altijd door eigen medewerkers te laten geven, want zo houd je de kennis in huis. Denk als de gebruiker, tipt hij, verdiep je in je collega en zorg dat je harstikke duidelijk bent.
Naar mate de middag vordert wordt er meer en makkelijker gedeeld. Joost Meijer en Rob Goorman van de bedrijfsvoeringsorganisatie Noaberkracht presenteren de voortgang bij hun organisatie en nemen ons mee in de keuzes die zij hebben gemaakt. Ze dagen de aanwezigen uit aan de hand van 11 stellingen om een standpunt in te nemen. We komen in gesprek over de mate waarin je met generieke zaaktypes kan werken, wie verantwoordelijk is voor de doorontwikkeling en welke taakspecifieke applicaties je wel en niet kan vervangen door een zaaksysteem.
Het was een geslaagde dag! De sprekers hebben ons laten lachen over K3 en Dafjes, maar vooral veel eerlijke verhalen verteld en vragen beantwoord.
Wij vinden kennisdelen heel belangrijk. Daarom zullen we over een paar maanden weer een regiobijeenkomst organiseren. Heb je interesse om daar bij te zijn, ons te ontvangen of misschien te spreken? Laat het ons weten!
