Proof of Concept (deel 1 van 3)

In een serie van 3 korte blogs willen we stilstaan bij het middel Proof of Concept (PoC). Bij de selectie van een zaaksysteem voeren wij steeds vaker een PoC uit. Wat is een PoC in onze ogen precies, wat zijn de voordelen voor de organisatie én de leverancier en wanneer voer je een PoC uit? In deze eerste blog geven we antwoord op deze vragen.

POC? Waar hebben we het over?

Een Proof of Concept (PoC) is volgens ons een test van de functionaliteiten van een systeem. Wij vergelijken de PoC vaak met daten. Voordat je een echte relatie begint, zijn wat ons betreft een paar goede dates noodzakelijk. In een PoC heeft de organisatie de mogelijkheid het systeem en de leverancier in de praktijk te ervaren. In de PoC worden de acceptatiecriteria bepaald door het Programma van Eisen (PvE) en de aanbieding (offerte) daarop van de leverancier. Kort door de bocht: we testen dus of we geleverd krijgen wat ons beloofd is.

Waarom een PoC?

Organisaties ondervinden vaak dat leveranciers in het offertetraject aangeven dat hun oplossing beschikt over bepaalde functionaliteiten, maar na installatie blijkt het nét even anders te zijn geïnterpreteerd of niet te werken in de uiteindelijke ICT-omgeving. Dat kan vervelend zijn, je wilt immers voor langere tijd een relatie met elkaar aan gaan. Door een PoC voorkomt de organisatie een systeem aan te schaffen wat niet blijkt te voldoen aan cruciale eisen en wensen.

Voor de leverancier heeft een PoC ook voordelen. Doordat vóór aanvang van de PoC de acceptatiecriteria zijn vastgesteld op basis van zijn eigen offerte, zijn de wederzijdse verwachtingen helder. De PoC is ook een goede manier om elkaar beter te leren kennen. Het zijn de dates voordat het een relatie wordt. De papieren exercitie is voorbij en nu wordt in de praktijk getest of het ware liefde is. Doordat in de PoC de toekomstige situatie nagebootst wordt, brengt het ook veel lessen waar beide partijen hun voordeel mee kunnen doen bij de daadwerkelijke implementatie.

En wat als een PoC mislukt? Als de oorzaak daarvan alleen bij de leverancier ligt, dan blijkt de aanbieding van de leverancier toch niet de beste en kan dit aanleiding zijn om met een andere aanbieder een PoC te gaan uitvoeren. Niet elke date leidt tenslotte tot een relatie.

Wanneer een PoC uitvoeren?

Steeds vaker is een Proof of Concept onderdeel van het selectieproces van een zaaksysteem. In deze gevallen wordt een opdracht voorlopig gegund en na een positieve acceptatie van de PoC wordt een definitief contract opgesteld. Slim! Zo houd je elkaar scherp in het inkoopproces, wen je aan elkaar als opdrachtgever en opdrachtnemer en weet je als opdrachtgever dat je een systeem koopt wat doet wat je aangeboden hebt gekregen. Het gehele proces is dan onderdeel van de aanbesteding. Het is net internet-daten; Na het lezen van een profiel wat aan jouw eisen voldoet ga je ook niet direct een relatie aan.

Niet alleen bij de start van een relatie tussen organisatie en leverancier kan een PoC worden ingezet. Dit kan ook als er al sprake is van samenwerking. Hoe vaak hoor je niet; de leverancier komt zijn beloften niet na, terwijl het contract al jaren loopt. Een PoC kan in zo’n geval aanleiding zijn om het contract eens uit de kast te pakken, te bekijken of er werkelijk verschillen zijn en waar deze oorzaken liggen. Eventueel kan men met elkaar nieuwe afspraken maken of besluiten uit elkaar te gaan.

In de volgende blog wordt ingegaan op hoe een PoC wordt uitgevoerd en wat de wederzijdse inspanningen zijn. Heb je zelf vragen over dit onderwerp en wil je reageren? Graag! Leverancier of organisatie, dat maakt ons niet uit.