Bij elke aanbesteding van een zaaksysteem komt de vraag vroeg of laat naar voren: ‘Wat doen we met ons oude zaaksysteem of DMS?’. De makkelijkste oplossing lijkt om de migratie mee te nemen als onderdeel van de aanbesteding. In de praktijk blijkt dit echter vaak niet optimaal.
Ook na een uitvraag op Linkedin kwamen er veel reactie binnen, zowel in de discussie als via privé berichten. Tendens was dat een migratie niet altijd voldoening heeft gegeven. De kosten zijn vaak hoog en het gebruik van de oude data beperkt.
De eerste uitdaging bij het opnemen van de migratie binnen de aanbesteding is het beschrijven van de te migreren data. Zeker bij de wat oudere DMSen bestaan er tal van organisatiespecifieke inrichtingen en is er vaak wat maatwerk ingeslopen de afgelopen jaren. Het resultaat is dat de data op een unieke methode en structuur staat opgeslagen. De nieuwe leverancier zal inzicht moeten krijgen in de structuur om een goed inschatting te kunnen maken van de migratiekosten.
Een andere uitdaging met de meenemen van de migratie binnen de aanbesteding is de verhouding. Ervaring leert dat prijzen voor migratie zomaar tussen de 25% en 50% van de totale kosten van de aanbesteding kunnen uitmaken. Het grote risico hierbij is dat de verhouding tussen kwaliteit en prijs scheef loopt. Effect hiervan kan zijn dat de nieuwe leverancier een ‘zwak’ zaaksysteem levert maar een goedkope en goede migratie kan uitvoeren. Daarnaast heeft de bestaande leverancier direct een groot voordeel omdat de migratie in dat geval mogelijk voor niets aangeboden kan worden.
Om de migratie buiten de aanbesteding te houden moet er vertrouwen zijn in alternatieven. Belangrijk is dat deze alternatieven ook daadwerkelijke als realistisch worden gezien. Alleen op die manier zorg je ervoor dat je, mocht je toch later overwegen een migratie uit te laten voren, een uitvraag kan doen aan de nieuwe leverancier zonder daaraan vast te zitten.
Het meest gebruikte alternatief is het bevriezen van het oude systeem en de licenties beperken tot enkele leeslicenties. De kosten worden hiervoor een stuk lager en door vernietiging en overbrenging wordt het systeem in de loop van de jaren steeds leger. Nadeel hierbij is wel dat er een extra systeem in de lucht gehouden wordt en dat de kosten hierdoor toch nog hoog kunnen uitvallen. Bovendien duurt het erg lang voordat het systeem volledig kan worden uitgefaseerd. In de praktijk is dit dan ook vaak een tijdelijke oplossing. Om de ontsluiting op een goede manier te regelen kan de opkomst van Enterprise Search een oplossing bieden. Gebruikers worden hierdoor niet geconfronteerd met verschillende zoekingangen maar kunnen via één zoekingang zoeken in zowel het oude als nieuwe systeem.
Een andere, langzaam opkomende, oplossing is vervroegde overbrenging naar het eDepot. Helaas gaat de ontwikkeling langzaam, maar hier liggen zeker kansen. Eerst migreren naar het nieuwe zaaksysteem om vervolgens weer delen over te brengen geeft veel dubbele kosten. In de praktijk lijkt vervroegd overbrengen steeds realistischer. Helaas zijn de mogelijkheden van digitale ontsluiting van de gegevens vanuit het eDepot nog beperkt. Gezien de reacties die ik heb gehad van organisaties die een migratie hebben uitgevoerd is het echter maar de vraag hoe groot dit probleem in de praktijk daadwerkelijk is. Ook hier zou Enterprise Search wellicht op de korte termijn oplossingen voor kunnen bieden.
Voor nu is mijn advies om migraties niet mee te nemen in de aanbesteding. De prioriteit is om een goed zaaksysteem aan te besteden. Bevries het oude systeem voorlopig en kijk de komende jaren wat de meeste efficiënte oplossing is: alsnog een migratie naar het nieuwe zaaksysteem of vervroegd overdragen naar het eDepot. In de tussentijd vernietig je in het oude systeem, waardoor het probleem gelukkig alleen maar kleiner wordt en niet groter.
Dit bericht heeft 10 reacties
Hoi Sven,
Graag zou ik nog een extra optie aan dit beeld toevoegen. Je noemt er nu 4:
1. Oude DMS behouden als archief
2. Oude DMS ontsluiten met behulp van Enterprise Search
3. Converteren naar het nieuwe Zaaksysteem.
4. Vervroegd overbrengen naar het eDepot.
In het verlengde van de laatste optie zie ik de mogelijkheid om zelf een nieuw digitaal archief te realiseren voor content uit het oude DMS (en andere te conserveren digitaal archief). Zie het als een soort portaal voordat je het overbrengt naar een eDepot.
Veel archiefinstellingen hebben het eDepot nog niet in productie of zitten niet te wachten op vervroegde overbrenging. Daarmee is optie 4 niet altijd mogelijk. Als je zorgt dat je zelf een tijdelijke voorziening treft als digitaal archief, en zorg dat deze een goede export module heeft wordt overbrengen straks ook eenvoudig. Bovendien kan het als RMA fungeren voor archief dat buiten het zaaksysteem ontstaat.
Het kan bovendien goedkoper zijn dan optie 1. Het in de lucht houden van een oud DMS kan op termijn veel verborgen kosten met zich mee brengen omdat het systeem verouderd of omdat je juist veel geld kwijt bent aan upgrades. De kosten voor enkele leeslicenties zijn vaak laag maar bevatten daarbij meestal ook geen service en onderhoud.
Dag Jelger,
Dat is inderdaad een mogelijke optie. Of dat ook goedkoper en efficiënter is durf ik niet te zeggen. Het is tenminste een prima alternatief waarmee je ook de huidige leverancier onder concurrentie een goede prijs kan laten geven voor het eventueel in de lucht houden. Of daarmee ook de kwaliteit op langere termijn behouden kan worden is een goed aandachtspunt.
Hoi Sven, goed artikel, helder advies. Wat m.i. nog toegevoegd kan worden: betrek je archiefdienst bij je plannen. Vervroegd overbrengen is in feite ook migreren. Er is een standaard voor het aanbieden van metadata: het TMLO. In de praktijk blijkt een ‘oud’ DMS al veel van deze metadata in zich te hebben.
In je artikel heb je het over migreren vanuit 1 omgeving. Maar wat als je na een herindeling of samenwerking vanuit 4 systemen naar 1 moet?
Dag Jean-Luc,
Dank voor jouw reactie. Helemaal eens dat het goed is om de archiefdienst erbij te betrekken. Nog mooier zou zijn als de archiefdienst, zodra ze horen over een nieuw systeem, er direct opduiken en een mooi bod doen…:-)
Over jouw laatste vraag; poeh! Nog complexer. Ik heb helaas geen kant-en-klaar antwoord. Meenemen in een aanbesteding wordt dan denk ik helemaal lastig, want dan heb je kans dat de migratiekosten boven de kosten van het nieuwe systeem stijgen. Gevoelsmatig wordt vroegtijdig overdragen dan nog interessanter (zeker als de 4 oude systemen ook nog eens van een andere leverancier zijn), maar daarvoor zal je een specifieke business case moeten opstellen.
Sven, waardevol artikel. Wat ik nog wil toevoegen is het bepalen van het tijdvak, het data-en web minen van deze hele periode, het metadateren, ontdubbelen en opschonen, vervolgens fusiek en digitaal duirzaam toegankelijk opslaan en beschikbaar stellen. Je advies niet van het ene naar het andere (silo) dms mag krachtiger. Ontraden of verbieden. En de archivaris adviseert TMLO. Dat is juist, moet dan wel ook en vooral een vastgesteld metadataschema voor de hele organisatie, tenminste voor de relevante silo’s onder moeten liggen. Verder vooral ict, geo en proceseigenaren deelveratwoordelikl maken. Niet betrekken, dat is te weinig. Streven moet ook zijn die boel relevant openbaar te zetten ihkv transparante overheid, hergebruik en verlichting wob gedoe. In het plan dat je opstelt zou je ook aan die kant moeten beginnen.
Tot slot, Tedx e.d. Die archiveren amper, die gaan uitsluitend uit van hergebruik kennis. Laten we dat makkelijl en mogelijk maken.
Bevriezen van een DMS is in mijn ervaring niet mogelijk.
Vaak wordt er geroepen dat alleen de lopende processen overgeheveld moeten worden: als je daar eenmaal aan begint dan is alles overzetten de tijd en moeite waard.
De andere optie is om niets over te hevelen en het oude DMS af te sluiten. Halve zaken in het nieuwe systeem veroorzaakt veel verwarring en fouten en moeilijk versiebeheer.
De volgende optie is om twee systemen naast elkaar te houden en de ene te laten “doodbloeden”. Dit duurt meestal veel langer dan men inschat. Sommige processen kosten nu eenmaal veel tijd om af te ronden.
Je zou een e-depot kunnen gebruiken, maar ook hiervoor geldt hetzelfde.
Pingback: Multigemeente, één zaaksysteem….een uitdaging!?
Pingback: Zaakgericht Werken, verkokering mag!
Hallo Sven,
dit artikel is van al wat jaren geleden; kan je aangeven of en in hoeverre je nog steeds achter het advies van destijds staat? Je schrijft hierin namelijk iets in de trant van, dat de techniek voortschrijdt, dus wellicht is migratie van het ene zaaksysteem naar het andere tegenwoordig eenvoudiger te realiseren? Kan je aangeven hoe op dit moment je inschatting is van de kosten die we zouden moeten maken voor migratie? Heb je eventueel nog aanvullingen op het advies van destijds, op basis van sindsdien opgedane ervaringen c.q. nieuwe inzichten?
Alvast bedankt voor je reactie!
Dag Hans,
Op hoofdlijnen sta ik nog steeds achter het advies. In onze aanbestedingen vragen we migratie steeds vaker wel mee uit als optionele component, maar we blijven borgen dat de impact er van beperkt is zodat nog altijd het beste systeem en niet de beste migratie wint.
Wel merk je dat in de afgelopen jaren de ontwikkelingen op het gebied van Enterprise Search hard zijn gegaan. Er is steeds meer mogelijk en de kosten gaan omlaag. Ook zijn er zaaksystemen met Enterprise Search geïntegreerd waardoor de zoekfunctie uit het zaaksysteem ook integraal (o.a.) het oude DMS kan bevragen.
Ik denk overigens dat we nu wel op een punt komen waar migratie steeds realistische gaat worden. Het gat tussen de ‘oude’ en ‘nieuwe’ systemen wordt steeds kleiner. Als je huidige systeem ook al conform RSGB, RGBZ, etc werkt dan moet de migratie goedkoper worden worden met behoud van kwaliteit.