De overheid moet de komende jaren een slag slaan in de nieuwe digitale wereld en veranderen om de burgers op een juiste manier te bedienen. Deze verandering is niet simpel de implementatie van een nieuw systeem, maar gaat over het uitrollen van een nieuwe manier van werken over de organisatie. Zaakgericht Werken is voor veel organisaties een nieuwe manier van werken en het implementeren blijkt vaak een lastige klus die een gedegen voorbereiding vraagt. Toch kan een implementatie van Zaakgericht Werken die goed is uitgedacht op kleine punten als een mislukking worden ervaren door eindgebruikers. Omgekeerd kan een verkeerde werkwijze ongemerkt diep in structuur van de organisatie komen te zitten. Er zijn altijd aspecten waar je als organisatie geen invloed op hebt. Toch kun je de kans van slagen vergroten door succesvol leiderschap te tonen tijdens het uitrollen van Zaakgericht Werken. Maar wat is succesvol leiderschap precies en hoe kun je dat uitdragen?
Succesvol leiderschap begint met het hanteren van een stijl van aansturen die aansluit bij de karakteristieken en visie van de organisatie. Neem bijvoorbeeld een gemeente, die zijn allemaal verschillend. Door contextuele verschillen is het belangrijk om een stijl te zoeken die een fit heeft met de gemeente, medewerkers en de leider zelf. Hieronder drie verschillende leiderschapsstijlen die relevant zijn tijdens de implementatie van Zaakgericht Werken:
De eerste leiderschapsstijl is de transformationele leiderschapsstijl. Deze stijl is vooral van belang bij de start van de implementatie van Zaakgericht Werken. Het is hier belangrijk om als leider de nieuwe manier van werken op een voetstuk te plaatsen. Als je laat zien hoe belangrijk Zaakgericht Werken voor je is en wat het kan toevoegen in de dagelijkse werkzaamheden, is de kans groter dat de manier van werken door eindgebruikers geaccepteerd wordt. Heldere communicatie over Zaakgericht Werken, meningen van eindgebruikers en het waarderen van eindgebruikers zijn factoren die bijdragen aan een succesvolle implementatie. Deze fases liggen in lijn met het implementatiemodel dat KBenP Zaakgericht Werken heeft ontwikkeld.
Toch kan er een situatie voordoen waarbij er een andere leiderschapsstijl gevraagd wordt. De tweede leiderschapsstijl die relevant kan zijn is de autoritaire leiderschapsstijl. Deze leiderschapsstijl is met name belangrijk als eindgebruikers niet goed kunnen doorpakken en niet willen voegen naar de nieuwe situatie. Als leider is het dan de kunst om je directief te durven opstellen. Hierdoor kan de juiste richting en koers voor Zaakgericht Werken bepaald worden. Eerst zullen eindgebruikers dit negatief ervaren, maar als je ze kan overtuigen van de koers dan zullen er sneller stappen gezet worden om Zaakgericht Werken te integreren als nieuwe manier van werken.
De derde leiderschapsstijl is de laissez-faire leiderschapsstijl. Deze stijl zie je in situaties waarbij het team bestaat uit specialistische eindgebruikers. Het is in deze gevallen mogelijk om het team autonoom te maken. Eindgebruikers die de capaciteiten hebben en vertrouwen ervaren zullen Zaakgericht Werken zich sneller eigen maken. In een gemeente kun je hierbij denken aan het aansturen van een team met een duidelijk geformuleerde taak, bijvoorbeeld een juridische afdeling. Deze stijl staat haaks op de directieve stijl en vraagt periodiek om updates van het team. Tijdens deze updates kan de leider in kaart brengen of ze op de juiste weg zitten en een zetje in de juiste richting geven indien nodig.
Deze drie voorbeelden laten zien dat het belangrijk is om de kenmerken van het team snel te identificeren, zodat er een corresponderende leiderschapsstijl kan worden aangenomen. Dit kan per team binnen de organisatie verschillen en hier moet op geanticipeerd worden door de leider.
Kortom, succesvol leiderschap tijdens de implementatie van Zaakgericht Werken draait om identificatie van de situationele variabelen en het aannemen van een corresponderende stijl. KBenP Zaakgericht Werken ondersteunt bij dit proces en kan helpen met het identificeren van de juiste leiderschapsstijl. Hierdoor kan de implementatie van Zaakgericht Werken een breed-gedragen succes worden.
