Tegenwoordig stellen we hoge eisen aan het informatiebeheer bij overheidsorganisaties. En dat is logisch, want goed informatiebeheer vormt het fundament voor:
- efficiënte (digitale) dienstverlening en eigen interne bedrijfsvoering;
- afleggen van verantwoording over het doen en laten van de organisatie;
- het uitoefenen van rechten en plichten, zowel door burgers en ondernemers als door de overheden zelf;
- uitvoeren van (cultuur/historisch) onderzoek;
- het borgen van cultureel erfgoed;
- en compliancy met andere wet- en regelgeving, zoals de AVG en de Wob/Woo.
Veel overheidsorganisaties worstelen om grip te krijgen op (het beheer van) al hun informatie(stromen). Een kwaliteitssysteem is een hulpmiddel om het informatiebeheer te verbeteren. In een kwaliteitssysteem is vastgelegd aan welke eisen het informatiebeheer moet voldoen en op basis daarvan kan het informatiebeheer getoetst worden en verbeteracties worden bepaald.
De handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) van de VNG geeft aan wat er op strategisch, tactisch en operationeel niveau geregeld moet zijn om de basis van het informatiebeheer op orde te hebben. Het periodiek uitvoeren van een zogenaamde KIDO-toets geeft overheidsorganisaties inzicht in waar zij nu staan (wat gaat goed en wat kan beter?) en de mate waarin de verbeteringen daadwerkelijk gerealiseerd worden. KIDO is daarmee ook een praktisch handvat om als overheidsorganisatie invulling te geven artikel 16 van de Archiefregeling. Dit artikel schrijft voor dat overheidsorganisaties ervoor zorgen dat het informatiebeheer voldoet aan toetsbare eisen van een door hen toe te passen kwaliteitssysteem.
KBenP heeft bij meerdere organisaties de kwaliteit van het informatiebeheer mogen toetsen op basis van de KIDO, waaronder bij gemeenten en ZBO’s. Samen met de opdrachtgever bepaalt KBenP de scope van de kwaliteitstoets:
- Gaan we over alle niveaus heen, zowel strategisch, tactisch en operationeel, of zoomen we in op de kwaliteitseisen van één van deze niveaus?
- Wat is de gewenste ‘diepte’ van het onderzoek: kijken we bijvoorbeeld enkel of bepaalde informatieproducten aanwezig zijn – zoals informatiebeleid, een informatiebesluit, een bewaarstrategie, enz. – of is het ook gewenst dat KBenP een inhoudelijke review doet op de volledigheid van deze producten?
- Hoe breed of smal gaan we kijken naar de kwaliteit van het informatiebeheer? Nemen we alle afdelingen mee, of kijken we juist naar één of enkele afdeling(en)? Betrekken we alle locaties en systemen waar digitale informatie zich bevindt (netwerkschijven, taakspecifieke applicaties, het zaaksysteem, enz.) of zoomen we in op enkele van deze onderdelen?
Door goed na te denken over de scope van de kwaliteitstoets en een scherpe afbakening af te spreken zorgen we er samen voor dat de uitvoering beheersbaar blijft en goed te plannen is. Aan het einde van de rit leveren wij een rapportage op met concrete verbetervoorstellen op de onderdelen waar de organisatie het meest behoefte aan heeft.
Kenmerkend voor de aanpak van KBenP is dat wij niet (enkel) het zelfevaluatie-formulier gebruiken. Op basis van de scope (welke niveau, welke kwaliteitseisen, hoe ‘diep’ en hoe breed of smal) maken wij een interviewleidraad op maat. In afstemming met de opdrachtgever interviewt KBenP de juiste mensen in de organisatie om input op te halen uit de organisatie. Op deze manier komen ‘blinde vlekken’ en discrepanties aan het licht, en is er vaak ruimte om in te zoomen op de achterliggende redenen.
De input uit de interviews verwerkt KBenP in een rapportage, waarbij per kwaliteitseis de rode draad wordt beschreven. Op basis hiervan trekt KBenP vervolgens een conclusie met betrekking tot de kwaliteitseis, waarbij KBenP verder gaat dan een simpele ‘voldoet wel, deels of niet’. De meerwaarde zit juist in de nuance: wat gaat goed, wat kan beter en waarom? Welke risico’s ziet KBenP en welke relaties met andere kwaliteitseisen kunnen gelegd worden? Per eis geeft KBenP vervolgens een aantal heldere verbetervoorstellen of handvatten voor vervolgstappen. KBenP maakt hierbij gebruik van zowel haar kennis van wet- en regelgeving én haar praktijkkennis en -ervaring die zij heeft opgedaan bij andere (soortgelijke) overheidsorganisaties.
Op deze manier borgen we samen met de opdrachtgever dat er uiteindelijk een rapportage ligt waarmee de organisatie verder kan om haar informatiebeheer te verbeteren.
Wilt u meer weten? Neem dan vrijblijvend contact op met Bianca Ruizendaal via bianca.ruizendaal@kbenp.nl
