Op 1 juli 2022 moet het gebeuren: na jaren van debatteren, voorbereiden en wijzigen is dit de ingangsdatum van de Omgevingswet! Een belangrijk en tevens spannend moment voor (semi)-publieke organisaties in Nederland. Is jouw organisatie er al klaar voor?
De Omgevingswet komt eraan!
De Omgevingswet brengt significante veranderingen voor publieke organisaties mee, van mens tot middelen. Het is belangrijk dat de medewerkers en het IT-landschap binnen de organisatie op deze veranderingen worden voorbereid. In veel gevallen dient software bijvoorbeeld te worden vervangen en koppelingen met nieuwe landelijke voorzieningen, als het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO), moeten worden gelegd. Deze trajecten nemen de nodige tijd en capaciteit in beslag. Het is aan te raden om hier, als de benodigde basis nog niet in huis is, zo spoedig mogelijk stappen in te zetten.
Voor het uitvoeren van de Omgevingswet is gespecialiseerde software nodig. Denk hierbij aan Plansoftware en software voor Toepasbare Regels. Met deze software worden omgevingsplannen en regels worden opgesteld die voldoen aan de standaarden van het landelijke DSO en de verdere bepalingen uit de Omgevingswet. Veel organisaties hebben hier inmiddels op voorgesorteerd, maar het kan zijn dat je de benodigde software nog niet in huis hebt. Mocht je een dergelijk traject willen starten, maar weet je niet hoe? Ik neem je in het vervolg van deze blog graag mee in de strategie van KBenP Digitale Overheid en de gemeente Hof van Twente voor een succesvolle uitvraag van Plansoftware en software voor Toepasbare Regels.
Flexibiliteit of zekerheid: wat neem je mee in de uitvraag?
Een onderscheidend element van aanbestedingen in het kader van de Omgevingswet is dat het hier in de regel niet om proven technology gaat. De markt en bijbehorende software zijn ontwikkeling, net als de Omgevingswet zelf. Het is belangrijk om hier rekening mee te houden: een bepaalde mate van onzekerheid is onderdeel van de realiteit van de uitvraag. Dat betekent echter niet dat het onmogelijk is om eisen of wensen aan de uitvraag te stellen! Door voort te bouwen op eerdere aanbestedingen, marktconsultaties en beschikbare kennis kan een mooie combinatie van flexibiliteit en zekerheid worden gecreëerd.
Zo hebben wij bij de gemeente Hof van Twente voor de basis van de aanbesteding gebruikgemaakt van de requirements voor Plansoftware en software voor Toepasbare Regels van de VNG. Deze requirements vormen een herkenbare basis voor de inhoudelijke eisen van de aanbesteding. Via de MoSCoW methode worden eisen gekoppeld aan opleverdata. Eisen die als must worden geclassificeerd dienen bijvoorbeeld bij de ingang van de Omgevingswet te zijn gerealiseerd. Eisen die als should worden geclassificeerd kunnen ruimer in de tijd worden weggezet en voor could kunnen punten worden gehaald bij (tijdige) oplevering, zonder dat deze een harde deadline hebben. Zo wordt rekening gehouden met het feit dat de software onderhevig is aan doorontwikkeling, terwijl er toch concrete data aan de eisen kan worden verbonden. Hoe eerder een eis wordt opgeleverd, hoe meer punten de inschrijver kan verdienen.
Naast de specifieke eisen voor dit type software zijn er ook meerdere algemene ICT-eisen opgesteld. Denk hierbij aan normen, standaarden en certificering waar een ICT-oplossing binnen de Nederlandse overheid aan moet voldoen. Als laatste is er, juist vanwege het feit dat de software in ontwikkeling is, veel ruimte voor open vragen. Door open vragen te schrijven vanuit het perspectief van de eindgebruiker (lees: medewerkers die inhoudelijk met de software gaan werken), kan een goed te beoordelen inhoudelijk beeld van de software van de inschrijver worden gecreëerd.
Een demonstratie van de software, hoe zit dat?
Naast de schriftelijke uitvraag blijft het uiteraard wenselijk Daarnaast hebben we de demonstratie vormgegeven. Het is, gezien het feit dat de software nog in ontwikkeling is, niet realistisch om bij de demonstratie te eisen dat alle functionaliteiten in de werkende software kunnen worden getoond. Door meer ruimte te bieden aan Inschrijvers om een vrije vorm te kiezen, kan een demonstratie echter wel degelijk een waardevolle aanvulling op de aanbesteding zijn. Zo kan er inzicht worden verkregen in de huidige staat van de software, de laatste ontwikkelingen en mate van gebruiksvriendelijkheid.
Door middel van de workshops komt alles samen: inhoudelijke expertise vanuit de gemeente, procesbegeleiding door KBenP en bestaande informatie en documentatie uit de bredere overheid. Zo is het de gemeente Hof van Twente gelukt om in een tijdsperiode van 3,5 maand van start tot gunning te komen, zonder daarbij in te boeten aan kwaliteit. Jeroen Overbeek van de gemeente Hof van Twente voegt daaraan toe: “Belangrijk bij dit soort processen is om voldoende tijd te nemen voor het opstellen en concreet maken van de uitvraag en de uiteindelijk beoordeling van de offertes. KBenP heeft ons enorm geholpen bij het scherp maken van de juiste vragen en criteria”.
De tijd begint te dringen, maar het is nog niet te laat! Wil jij aan de slag met de Omgevingswet? Met een helder plan zijn ook jouw plannen op 1 juli 2022 op orde. Voor meer informatie over hoe KBenP Digitale Overheid kan helpen met het uitvoeren van een succesvolle aanbesteding kan contact worden opgenomen met kjeld.soppe@kbenp.nl.
