Stap 4: Verwijder obstakels. In 7 stappen succesvol #zgw implementeren

Tijdens de implementatie van het zaakgericht werken is één van de belangrijke punten die we tegenkomen om de implementatie tot een geslaagd einde te brengen de inrichting van de techniek. De techniek moet dusdanig ingericht te zijn dat het op een goede manier het zaakgericht werken ondersteund. Dit wordt vaak als een ding van ICT en de functioneel beheerders gezien, maar juiste hierbij is het belangrijk om de afdelingen al goed bij te betrekken. Door de inrichting goed af te stemmen met de afdelingen en ook de tijd te nemen om de inrichting goed in het zaaksysteem te regelen wordt aan de voorkant al een deel van de belemmeringen weggenomen. Door te zorgen dat de (technische) randvoorwaarden en de organisatorische belemmering die daarbij horen zo goed mogelijk weg te nemen ben je als organisatie weer een stapje dichterbij een geslaagde implementatie van het zaakgericht werken. In deze vierde blog zal ik ingaan hoe deze randvoorwaarden in te vullen en de belemmering om dit voor elkaar te krijgen weg te nemen.

Als de projectaanpak eenmaal is vastgelegd, dan is nu het moment aangebroken om de (technische randvoorwaarden) in te vullen en eventuele belemmeringen in de organisatie weg te nemen. Een belangrijk aspect is het regelen en borgen van voldoende budget om het implementatietraject tot een goed einde te brengen. Denk bijvoorbeeld aan het vrijmaken of het inhuren van functioneel consulenten van het zaaksysteem en de te koppelen systemen. Ook al worden er binnen de organisatie voldoende medewerkers vrij gemaakt om actief deel te nemen aan het project, de dagelijkse werkzaamheden gaan óók door en dit kost dus extra capaciteit.

Verder dient het zaaksysteem zo ingericht te worden dat de organisatie ermee kan werken. Het gaat hierbij onder meer om het invoeren van de organisatiestructuur, de medewerkers en de daarbij horende autorisatiematrix. Daarnaast moeten de afgesproken zaaktypen ingericht worden volgens het functionele ontwerp, en dienen de benodigde koppelingen (Basisregistraties, Landelijke Voorzieningen, taakspecifieke applicaties en dergelijke) te worden gerealiseerd.

Naast het inrichten van het zaaksysteem en het realiseren van koppelingen is het op dit moment van belang om ook al aan de slag te gaan met de beheerorganisatie. Duidelijke afspraken over wanneer werkzaamheden vanuit de projectgroep worden overgebracht naar de beheerorganisatie scheppen voor beide groepen duidelijkheid.

Niet alleen technische obstakels dienen te worden aangepakt. Ook is het van belang om bij de medewerkers eventuele hindernissen op persoonlijk vlak in kaart te brengen en eventueel weg te nemen – of ze in ieder geval te benoemen. Denk hierbij heel praktisch aan ondersteuning bij het daadwerkelijke gebruik van de software. Deze ondersteuning kan op meerdere manieren:

• Organiseer een knoppentraining, waarbij het generieke gebruik van het systeem wordt uitgelegd.
• Organiseer een specifieke training voor medewerkers die dagelijks specifieke werkzaamheden hebben binnen het systeem. Het is van belang aan te kunnen geven waarom bepaalde inrichtingskeuzes gemaakt zijn.
• Stel instructiemateriaal, zoals online handleidingen en filmpjes, centraal beschikbaar.
• Zorg ervoor dat na de livegang een paar medewerkers één of twee maanden zijn vrijgemaakt, zodat ze als ‘floorwalkers’ mensen kunnen ondersteunen bij het uitvoeren van hun werkzaamheden binnen het systeem.
• Benoem voor de langere termijn een aantal key users die als eerste aanspreekpunt dienen voor een team of afdeling. Ze kunnen de eerste vragen over het gebruik van het systeem afvangen, zodat deze niet allemaal bij functioneel beheer terechtkomen. Ook kunnen deze key users nieuwe collega’s begeleiden.

Om obstakels weg te nemen is het van belang om medewerkers op het juiste moment te betrekken bij de verandering door duidelijk te communiceren over de aanpak, de obstakels en over waar medewerkers terecht kunnen met vragen over het gebruik van het systeem. Wanneer er key users en/of floorwalkers ingezet worden, dan moeten deze medewerkers voldoende tijd krijgen om deze rol te kunnen vervullen. Te vaak wordt nog verwacht dat medewerkers deze rol er naast hun reguliere werk bij kunnen doen. Door dit soort obstakels aan de voorkant op te lossen, voorkom je dat medewerkers het gevoel krijgen dat ze wéér een nieuw systeem krijgen waarbij ze het zelf maar uit moeten zoeken.

In de volgende blog zal dieper worden ingegaan op het vieren van korte termijn successen. Naast het harde werken is ook belangrijk om successen die tussentijds behaald zijn te vieren. Hiermee toon je voortgang en hou je ook de spirit hoog. Hoe dit aan te pakken lees je in onze volgende blog.