In mijn werk als adviseur houd ik me bezig met het implementeren van het Zaakgericht Werken bij organisaties. Elke keer valt het me weer op hoezeer het veranderkundige aspect van dergelijke implementaties wordt onderschat. Zaakgericht Werken gaat vooral om het veranderen van cultuur en gedrag van mensen. Daarin is het natuurlijk belangrijk dat duidelijk is ‘wat’ de organisatie wil bereiken, maar met name juist‘waarom’. En bij dat laatste zie ik het vaak fout gaan. Kortom een goed plan van aanpak vormt de basis voor een soepele uitrol, maar daaronder ligt een duidelijke missie en visie van de organisatie waarin het ‘waarom’ van de verandering glashelder is verwoord. Daarnaast is het de taak van het leidinggevend collectief deze boodschap actief uit te dragen. Daarover gaat stap 3 in het implementatiemodel.
Elk project heeft een visie en een duidelijk projectplan nodig, zeker een project om Zaakgericht Werken te implementeren. Nu de benodigde rollen van het project zijn ingevuld met de juiste mensen kan je er samen voor zorgen dat deze aanpak er komt en formeel wordt vastgesteld. In dit projectplan moet zo concreet mogelijk beschreven staan wat de resultaten van het project zijn en binnen welke kaders deze resultaten te behaald moeten worden.
De visie ligt ten grondslag aan het projectplan. Het is de kern van waaruit het project communiceert naar de stakeholders en de rest van de organisatie. De visie dient getoetst te worden bij de opdrachtgever, waarbij ook de opdrachtgever zich committeert aan deze visie. De projectorganisatie dient deze visie steeds te benadrukken en verder te concretiseren. Dit zorgt ervoor dat de neuzen dezelfde kant op blijven staan en dat de projectleden zich committeren aan de gemaakte keuzes. Wij zien dat projecten die dit goed vormgeven succesvoller zijn dan projecten die hier weinig tot geen aandacht voor hebben. Op basis van de vastgestelde visie worden concrete te behalen resultaten gedefinieerd. Daarna kan worden gestart met het opstellen van een plan van aanpak, het projectplan. Dit plan bestaat uit twee hoofddelen: de technische oplevering en de organisatorische implementatie.
Technisch oplevering
Voor het implementeren van Zaakgericht Werken moet eerst voldaan worden aan bepaalde technische randvoorwaarden. Bij onze klanten zien wij dat het belangrijk is om duidelijke keuzes te maken over bijvoorbeeld de architectuur(principes), de standaarden die daarbij van toepassing zijn en de randvoorwaardelijke koppelingen.
Voordat je begint moet duidelijk worden vastgelegd wanneer de technische oplevering plaatsvindt en er gestart kan worden met de organisatorische implementatie van Zaakgericht Werken. Verwacht niet dat de techniek vanaf het begin volledig werkend zal zijn. Maak bewuste keuzes wat wel en wat geen prioriteit heeft en probeer zo vroeg mogelijk in het project een technische basis te hebben, zodat begonnen kan worden met de organisatorische implementatie van Zaakgericht Werken.
Organisatorisch implementatie
Wij zien dat veel organisaties Zaakgericht Werken implementeren op basis van een ontoereikend beeld. Diverse methodes kunnen worden ingezet om vooraf een duidelijk beeld te schetsen van de verandering, de bronnen van potentiële weerstand, maar vooral ook van de kansen voor de organisatie. Tijdens de uitrol kan er op operationeel niveau een potentiële ‘hindermacht’ ontstaan voor medewerkers die niet inzien welke kansen een verandering met zich meebrengt (de ‘what’s in it for me’).
Steek daarom eerst de ‘peilstok’ in de organisatie en maak op basis van deze analyse een organisatorisch implementatieplan. Dit plan bevat de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden, inclusief de benodigde investering en capaciteit. Ook vermeldt dit plan wat er van eindgebruikers verwacht wordt als het gaat om nieuwe werkwijzen. Wees daarbij realistisch. Houdt rekening met tegenslagen en plan ruim. Leg ook vast wat je niet doet of onderdeel uit zal maken van de vervolgfase.
Leg het implementatieplan voor aan de opdrachtgever zodat het formeel vastgesteld wordt en maak duidelijke afspraken. Kan de opdrachtgever de kaders of randvoorwaarden niet invullen, dan heeft dat direct effect op de kwaliteit en doorlooptijd van het project. Het is van belang niet direct te streven naar perfectie. Neem genoegen met een stabiele basis van waaruit later kan worden toegegroeid naar meer kwaliteit. De regel hierbij is dat het bereiken van een stabiele basis te allen tijde eerst afgerond moet zijn, alvorens wordt gestart met een vervolgfase.
In de volgende blog zal dieper worden ingegaan op het wegnemen van obstakels bij de vorming van een plan van aanpak. Het duidelijk in kaart hebben van potentiële valkuilen en problemen zijn vaak vooraf al goed in kaart te brengen.
