We zien het nog met regelmaat, jaren na de aanschaf van een nieuw Document Management Systeem (DMS) draait het oude systeem nog steeds. Ondanks dat het geld vaak nodig is om het nieuw aangeschafte DMS te financieren lijkt het in de praktijk toch niet te lukken om het oude DMS volledig af te sluiten.
Het nalaten van een migratie naar de nieuwe systemen kan verschillende redenen hebben. Soms ontbreekt het simpelweg aan tijd, middelen, of een duidelijk plan om de overgang zorgvuldig te beheren. In andere gevallen wordt bewust besloten dat het in de lucht houden van het oude DMS een goedkopere en minder arbeidsintensieve oplossing is. Toch raken deze oude systemen dan onvermijdelijk verouderd, verliezen ze ondersteuning van leveranciers en ontstaan er soms veiligheidsrisico’s. Als gevolg hiervan voldoe je als organisatie ook niet meer aan wet- en regelgeving zoals de Archiefwet en de Wet Open Overheid (WOO).
Daarom is het belangrijk om als organisatie een weloverwogen beslissing te maken. Hieronder worden de voor- en nadelen van de drie meest overwogen opties besproken.
Optie 1: Het behouden van het oude DMS als ‘’read-only’’
Een eerste optie is de data in het oude DMS blijft, maar er geen nieuwe gegevens aan worden toegevoegd. Data kan enkel worden geraadpleegd, vernietigd of overgebracht naar een e-depot. Deze optie kan vooral op de korte termijn kostenefficiënt zijn en levert minder risico’s op dan een migratie. Op lange termijn blijf je wel aan licentiekosten verbonden. Daarnaast verouderd het systeem en is de ondersteuning beperkt. Hierdoor groeit op lange termijn de kans op beveiligingsrisico’s of risico op technische problemen.
Optie 2: Migratie naar een nieuw DMS
Een andere, en misschien meest voor de hand liggende oplossing, is de migratie van data van het oude DMS naar het nieuwe DMS. Dit is vaak een zaaksysteem. Wanneer al deze gegevens op één plek worden beheerd, wordt het eenvoudiger om informatie te vinden, te beheren en te beveiligen. Een migratie gaat vaak wel gepaard met hoge kosten, kost tijd en brengt veel complexiteit met zich mee. Vooral wanneer een oud DMS veel maatwerk bevat. Ook kan een migratie van data naar het nieuwe systeem beschouwd worden als vervuiling van het nieuwe systeem.
Optie 3: Data overbrengen naar een apart archiefsysteem
Een alternatieve benadering is om de data niet direct te migreren naar een nieuw DMS, maar in plaats daarvan te archiveren in een apart systeem. Een recente trend hierin is de opkomst van pre-depots. Een pre-depot is een archiveringssysteem waarin data tijdelijk wordt bewaard en beheerd, voordat het eventueel naar een eDepot wordt verplaatst of wordt vernietigd. De aanschaf van een apart archiefsysteem is vaak een interessante optie wanneer je niet één, maar nog meerdere oude systemen hebt draaien binnen de organisatie. Hiermee voorkom je vervuiling van het nieuwe DMS en voorkom je borg je de data in een systeem beschermd tegen beveiligingsrisico’s. Hierbij moet je echter wel nog steeds rekening houden met de hoge kosten van migratie.
Elk van deze drie opties heeft zijn eigen voor- en nadelen. Er lijkt in de praktijk ook dan geen beste oplossing te zijn. De keuze hangt af van de specifieke behoeften van een organisatie omtrent informatiebeheer en de middelen die zij ter beschikking hebben. Een keuze kan ook zijn om de verschillende opties te combineren. Bijvoorbeeld een deel migreren naar een apart archiefsysteem en een deel migreren naar het nieuwe DMS.
Een ding is wel duidelijk: Het is van belang om als organisatie niet te lang te wachten met het maken van een keuze. Hak knopen door en maak daarbij ook duidelijk inzichtelijk wat de voor- en nadelen van de keuze zijn. Dit voorkomt dat je voor verrassingen en risico’s komt te staan op de lange termijn.
Wil je meer weten over dit onderwerp? Neem dan contact op met Milly via milly.tromp@kbenp.nl
