Vanaf 1 mei 2022 is de bekende Wob overgezet naar de Woo. Vanaf deze datum dienen (semi)overheidsorganisaties te voldoen aan de verplichtingen die gepaard gaan met de passieve openbaarmaking onder de Woo. De verplichtingen die samenvallen met de actieve openbaarmaking onder de Woo – waaronder het actief openbaar maken van documenten behorende tot de elf informatiecategorieën – dient de komende jaren op orde gemaakt te worden.
Namens KBenP hebben we inmiddels verschillende impactanalyses uit mogen voeren waarbij we voornamelijk merken én concluderen dat het wettelijk kunnen voldoen aan – met name – de verplichting tot actieve openbaarmaking onder de Woo één ding is. De impact die de benodigde aanpassingen en consequenties van diezelfde verplichting met zich meebrengen is een tweede. Dit laatste punt wordt met name veroorzaakt door de impact die de aanpassingen en consequenties hebben op de vier grootste pilaren van een organisatie; medewerker, middel, processen en systemen.
Medewerker
De impact op de medewerker wordt bij dergelijke nieuw te implementeren wetgeving vaak afgedaan als ‘meer werk’. Want, nieuwe verplichtingen brengen logischerwijs meer werk met zich mee. Toch vinden wij deze conclusie te kort door de bocht: het is nog zoveel meer. De implementatie van de Woo brengt namelijk ook veel voorbereidende werkzaamheden met zich mee en vraagt om een organisatie brede cultuurverandering. Open en transparant is niet altijd het uitgangspunt van de werkzaamheden geweest.
Voor implementatie
De implementatie van de Woo is één van de eerste wetgevingen waarbij het lijkt alsof de gehele organisatie wakker wordt geschud en er mee belast gaat worden. Voornaamste reden hiervoor is waarschijnlijk de verplichting tot het actief openbaar moeten maken van documenten uit de elf categorieën die dwars door een organisatie heenlopen en meerdere afdelingen raken. Uiteraard is dit ook al het geval onder de Archiefwet maar in de praktijk weet men dat het nakomen van deze verplichting vaak belegd wordt bij een DIV of I&A afdeling. Ook de Wob leek deze impact niet te hebben, immers waren met name juristen belast met de taak om informatie overal en nergens te achterhalen om te kunnen voldoen aan de verzoeken.
Doordat een groot gedeelte van de organisatie te maken krijgt met de Woo, moeten er ook een groot aantal aanpassingen doorgevoerd worden in bijvoorbeeld de processen en sjablonen om deze – vóór implementatie – Woo-proof te maken. Hier worden niet alleen de medewerkers uit de processen mee belast maar ook functioneel beheer etc.
Daarnaast verplicht de Woo indirect – door tijdsdruk in het publicatieproces van twee weken na het verkrijgen van de status definitief op een document – om medewerkers op te leiden tot zogenaamde ‘mini Woo juristen’. Onder de Woo zijn er tal van uitzonderingsgronden bijgekomen welke getoetst moeten worden. De juridische afdeling binnen een organisatie is vaak niet van een dergelijke omvang dat deze hier de tijd voor heeft. Medewerkers moeten binnen de organisatie moeten deze toets zelf uit kunnen voeren. Een opleiding hiervoor zal voor implementatie van de Woo plaats moeten vinden. Het uitvoeren van de toets vereist namelijk niet alleen kennis over de inhoud van de weigeringsgronden maar ook over de toepassing daarvan binnen. Dit alles moet uitgevoerd worden onder een tijdsdruk van twee weken na de definitief vastgestelde versie van een document.
Na implementatie
De impact van de Woo na implementatie ervaren medewerkers het meeste in de extra werkzaamheden. Denk bijvoorbeeld aan het nalopen van de weigeringsgronden en het op de juiste centrale plek opslaan van de betreffende documentatie
Cultuur
De pilaar van medewerker vertalen wij ook vaak door naar de cultuur welke heerst binnen een organisatie aangezien deze gevormd wordt door de medewerkers. Er moet binnen veel organisaties een cultuuromslag plaatsvinden om informatie niet langer te ‘verstoppen’ op, bijvoorbeeld, netwerkschijven en mailboxen (óf tegenwoordig zelfs Teams). Het doorvoeren van een cultuuromslag is vanzelfsprekend niet alleen relevant ten aanzien van de eerste verplichting om actief openbaar te kunnen maken, maar is ook inherent aan de tweede verplichting van de Woo dat de informatiehuishouding op orde moet zijn. Er moet voorafgaande aan het moment van creatie al nagedacht worden waar deze plaatsvindt om het gehele proces tot aan publicatie te stroomlijnen.
Middel
De pilaar van middel splitsen wij in onze impactanalyses vaak op in de categorieën tijd en geld. Hierdoor wordt het inzichtelijk dat organisaties die nog niet begonnen zijn, eigenlijk al achter de feiten aanlopen. Het is namelijk niet een kwestie van medewerkers uitleggen wat de Woo is, het is vooral belangrijk om aanpassingen te doen aan processen, manier van opslag, het inrichten van het publicatieproces en zélfs het applicatielandschap herinrichten om tijdig en juist te kunnen ontsluiten. Daarnaast lopen er vaak meerdere projecten binnen een organisatie en moet de Woo concurreren met ‘belangrijkere’ projecten.
Ook zien wij dat het niet alleen een kwestie is van de verplichtingen uit de Woo implementeren. Om dit goed te kunnen doen moet de IHH op orde zijn en dit vergt veel geld.
Processen
Niet onbelangrijk is om ook direct goed naar de processen te kijken. Deze zullen opnieuw ingericht moeten worden om ze Woo-proof te maken. Dit vergt goed onderzoek binnen de gehele organisatie om in beeld te brengen: welke processen worden geraakt door de Woo, welke processtappen vinden er plaats en welke documenten worden gecreëerd binnen iedere stap. Afdwingen van zoveel mogelijk standaardisatie is hierbij raadzaam, zodat er zo veel mogelijk met sjablonen gewerkt kan gaan worden. Vervolgens zal per stap ook moeten worden vastgelegd waar de gecreëerde documenten worden opgeslagen om zo tot een passende publicatiestrategie te komen. Als laatste zal er een stap aan het proces worden toegevoegd: de daadwerkelijke publicatie op PLOOI.
Systemen
Bij het in beeld brengen van de processen raak je automatisch ook de pilaar van de systemen. Dit is heel waardevol om direct goed mee te pakken doordat er direct inzicht wordt verschaft in het gehele applicatielandschap van de organisatie. Ook hier zal er een toevoeging worden aangebracht: een anonimisering en/of pseudonimiseringstool. Bij standaardisatie kan een dergelijke tool een deel van de uitkomst bieden, maar 100% zal niet afgedekt worden. Des te meer het belang van een veel aandacht voor de menskant van de implementatie!
Kortom: genoeg uitdagingen voor iedere organisatie!
KBenP Digitale overheid heeft veel ervaring met het uitvoeren van impactanalyses en implementatietrajecten voor de Woo. Wilt u meer weten? Neem contact op met Annelotte Heutz annelotte.heutz@kbenp.nl of Lobke Westra lobke.westra@kbenp.nl
