Common Ground; wat kost dat nou?

In 2017 is de informatiekundige visie Common Ground gepresenteerd, die sindsdien door alle gemeenten is omarmd als onderdeel van de Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU). Het initiatief is nu enkele jaren oud en hoewel het animo om werkelijk deel te nemen aan Common Ground zich tot een selecte groep lijkt te beperken, blijven veel gemeenten de ontwikkelingen van Common Ground toch volgen.

Een interessant, en naar mijn idee onderbelicht, onderdeel van Common Ground is het kostenplaatje. En dan voornamelijk de mogelijkheid om kosten te besparen. Het is akelig stil op dit gebied. Een opdracht op Google levert voornamelijk een groot aantal resultaten van softwareleveranciers op. Verder blijft alles behoorlijk oppervlakkig: “Common Ground stelt gemeenten in staat sneller te innoveren en kosten te besparen” volgens dit artikel uit begin 2019. Enige onderbouwing heb ik helaas niet kunnen vinden.

De transitiestrategie uit 2020 gaat er ook op in. Hierin wordt verwezen naar de componentencatalogus. Deze catalogus zou direct inzicht moeten opleveren in de dubbele, of niet gebruikte systemen en applicaties die kunnen worden afgeschaft dankzij Common Ground. De daaruit voortkomende kostenbesparing zou vervolgens te gebruiken zijn als investering in de Common Ground-oplossingen. Met die kostenbesparing is niets mis natuurlijk. Maar feitelijk is het onjuist, want gemeenten hebben blijkbaar dubbele of ongebruikte applicaties en de besparing daarop kan je niet zien als een besparing die voortkomt uit Common ground en direct alloceren als investering in Common Ground.

Hoofdstuk 3 van de transitiestrategie gaat er concreter op in:

Levert Common Ground direct financieel voordeel op voor gemeenten? Gemeenten die Common Ground-oplossingen toepassen, vergroten hun inzicht in het besparingspotentieel van het huidige applicatielandschap. Op basis daarvan kan men in alternatieve oplossingen investeren. Maar naar verwachting wordt daarmee niet direct een besparing gerealiseerd tijdens de transitie vanuit de huidige situatie naar de Common Groundsituatie. Dat komt omdat het werken met nieuwe componenten andere kennis en competenties van medewerkers vraagt dan de meeste gemeenten momenteel in huis hebben. Het kost geld om deze kwaliteiten te versterken, terwijl tegelijkertijd de kosten voor het beheer van de bestaande ICT-infrastructuur doorgaan. Naast gemeentelijke investeringen vergt de transitie naar Common Ground ook investeringen vanuit het Fonds GGU, de rijksoverheid, ketenpartners en marktpartijen.

De laatste verwijzing naar een eventueel kostenplaatje van Common Ground heb ik kunnen vinden in het Voorstel Common Ground uit 2017. Dit stuk lag aan de basis van Common Ground. Het enige wat hier over kosten staat: ‘Niet onbelangrijk: het biedt door een gezamenlijk gegevensmanagement en ICT operatie perspectief op rationalisatie en kostenreductie.’ Een onderbouwing ontbreekt.

Inmiddels hebben wij meerdere gemeenten mogen adviseren over het Common Ground-traject. Kosten zijn regelmatig ook onderdeel van ons advies en de vraag van onze opdrachtgevers. Een algemene conclusie is dat veel gemeenten de kosten ruimschoots onderschatten. Dit komt o.a. omdat ze zich onvoldoende realiseren dat werken volgens common ground andere eisen stelt aan kennis en competentie van medewerkers. Vrijwel alle gemeenten hebben er nog geen concreet budget of capaciteit voor gereserveerd. Voor een gemeente van gemiddelde grootte zien wij dat je toch al snel één FTE nodig hebt de komende jaren voor werkzaamheden zoals projectmanagement, architectuur, governance, onderhoud en beheer. En dat staat dan nog los van de eenmalige kosten om dit allemaal te organiseren.

Daarnaast komen de kosten voor de componenten zelf. Natuurlijk is alles Open Source dus “zo gratis te downloaden en te gebruiken”, maar dat is voor veel gemeenten toch echt een stap te ver. Bovendien ontbreekt vaak de kennis van de onderliggende technologie. Een korte ronde langs commerciële initiatieven om Common Ground-componenten vanuit een commerciële cloud aan te bieden, levert een interessant inzicht op.

Specifiek is het component OpenZaak nu vanuit meerdere aanbieders beschikbaar als SaaS (Software as a Service). De wijze waarop de kosten zijn opgebouwd verschilt enorm: soms per inwoners, soms per component, bij de ene hoge initiële en lage structurele kosten, en bij de andere weer enorm hoge structurele kosten. De prijzen variëren tussen de € 10.000 en € 50.000 per jaar, afhankelijk van de aanbieder en het formaat en beoogd gebruik van de gemeente.

Hoe dit verder gaat uitpakken is en blijft de grote vraag. Wij zien dus dat de kostenkant van Common Ground erg veel onduidelijkheden kent. De positieve beelden over het besparingspotentieel zijn volgens ons onvoldoende gefundeerd. Hopelijk helpt schaalvergroting en komen er ook initiatieven vanuit een overheidscloud, hoewel bij die laatste ook vergelijkbare of zelfs hogere kosten te verwachten zijn. Als een zaaksysteem dan uiteindelijk uit vijftien tot twintig Common Ground-componenten gaat bestaan en de transitie nog jaren gaat duren, dan wordt het tijd voor gemeenten om hier serieus rekening mee te houden bij de begroting.