De afgelopen jaren hebben wij flink wat organisaties mogen helpen bij de aanbesteding van nieuwe systemen. Af en toe een VTH of eHRM-systeem, maar meestal zaaksystemen. Vooral bij de aanbesteding van een zaaksysteem merken wij dat de komst van Common Ground voor flink wat opschudding zorgt.
Vooral op een wat hoger niveau in de organisatie wordt al snel de conclusie getrokken dat de aanbesteding moet stoppen “omdat we Common Ground moeten gaan implementeren”. Alsof het iets is dat over een jaar van de plank getrokken kan worden en het zaaksysteem in zijn volledigheid kan vervangen.
Een nobel streven maar niet echt realistisch. Zelfs de meest enthousiaste en betrokken voorstanders van Common Ground geven aan dat dit een transitie is van jaren die zich fasegewijs zal ontwikkelen. Initiatieven die nu ontwikkeld worden zijn nog niet op de korte termijn productie gereed voor de meeste gemeenten.
Het vervangen van een volledig zaaksysteem met document- en recordmanagementfunctionaliteit is momenteel nog een brug te ver. Laat staan als je daarnaast ook nog de webformulieren, een portaal en de klantcontactfunctionaliteit wil vervangen. Niets doen en wachten op Common Ground is dan ook naar ons idee geen optie. De huidige systemen die al jaren geleden zijn aanbesteed zullen steeds verder achter gaan lopen en het risico is dat het steeds moeilijker wordt om deze achterstand in te halen in de toekomst. Echter is dit geen excuus om niets met Common Ground te doen, want het is en blijft een schitterend initiatief. En mocht je binnen de organisatie de ruimte hebben, sluit je dan zeker aan of start je eigen parallelle ontwikkeltraject.
Binnen KBenP zijn ook wij nog zoekende naar de juiste balans. Samen met een van onze klanten hebben we alvast gekeken naar een mogelijke wens voor ons standaard Programma van Eisen. We starten met een open vorm om te kijken hoe de markt reageert. De komende tijd zullen wij op basis van de resultaten uit de markt de wens aanscherpen en hopelijk verbreden. Daarna zullen we steeds vaker eisen, naast die reeds zijn opgenomen in de GIBIT, op dit gebied kunnen gaan opnemen.
De organisatie staat achter het gedachtengoed van Common Ground waarbij een strikte scheiding tussen proces en data bestaat. Het overgrote deel van het applicatielandschap is echter nog niet volgens deze architectuur ingericht. De komende jaren wilt de organisatie langzaam groeien naar een architectuur die aansluit bij Common Ground.
- Beschrijf uw visie op Common Ground en op welke wijze uw Oplossing hier technische op voorbereid is en met deze ontwikkeling kan meegroeien. Ga daarbij specifiek in op de mogelijkheid om de zaak- en documentregistratiecomponent te ontkoppelen.
- Beschrijf of u al voorbeelden heeft van gerealiseerde integraties op basis van API’s / Services, zoals de ZDS 2.0 API, de ZTC-API of vergelijkbaar.
Ons volledige PvE inclusief bovenstaande wens is hier terug te vinden.
