Deze maand ben ik begonnen bij mijn eerste opdracht voor langere tijd binnen mijn traineeship bij KBenP Digitale Overheid, namelijk als archiefmedewerker bij de gemeente Buren. Het fysieke archief was voor mij nog onbekend terrein, wat dit tot een mooie kans maakt om een nieuwe wereld te ontdekken.
Het fysieke archief is een bijzondere plek. Denk aan rijen archiefkasten met van die typische draaiwielen aan de zijkant waarmee je de stellingkasten opzij kunt schuiven. En verder natuurlijk: veel archiefdozen, nog meer dossiers en stapels documenten die samen verhalen vertellen over de gemeente en haar inwoners.
Het project waar ik bij ben ingestapt is een belangrijke voor gemeente Buren: het opschonen van het archief voor de grote verhuizing naar het nieuwe gemeentehuis over 1 jaar. Mijn dag begint meestal met het halen van een kar en het laden van archiefdozen om mee te nemen naar mijn werkplek. Mijn eerste werkzaamheden bestaan tot dusver vooral uit het herwaarderen van de vernietigingstermijnen van fysieke Participatiewet-dossiers aan de hand van selectielijsten en dit verwerken in het zaaksysteem JOIN zodat de dossiers onder het juiste vernietigingsjaar terechtkomen. Deze dossiers hebben oorspronkelijk namelijk allemaal een vernietigingstermijn van 20 jaar toegewezen gekregen, maar kunnen vaak teruggezet worden naar 10 jaar of zelfs korter aan de hand van het type dossier.
Doordat ik veel dossiers in handen heb, krijg ik veel verhalen te lezen, met name rondom uitkeringsaanvragen, wat soms best ingrijpend is om te lezen, maar ook interessant omdat ze een beeld geven van de dagelijkse praktijk in de gemeente.
Wat me meteen opviel, is dat je in dit werk heel precies en gestructureerd moet zijn. Tegelijkertijd krijg je ook een kijkje in de geschiedenis van de gemeente. Elk document vertelt een verhaal en heeft betekenis, zeker voor de mensen die er destijds direct bij betrokken waren.
Voor mij is deze opdracht niet alleen een leerzame kennismaking met archiefbeheer, maar ook een manier om bij te dragen aan iets groters: het zorgvuldig bewaren en toegankelijk maken van informatie.
