Het zal niemand ontgaan zijn dat we het afgelopen jaar massaal digitaal zijn gaan werken. Vaak gaat dat verrassend goed: dankzij Zoom, email, digitale koffiecorners en de ‘vergaderwandelingen’ kunnen we veelal doorwerken als vanouds. Maar hoe zit het met een Proof of Concept (PoC)?
Stel je voor: je hebt net een aanbesteding uitgevoerd en een voorlopige gunning gegeven aan een veelbelovende partij. Wij raden altijd aan om voor gunning een Proof of Concept uit te voeren. Dit geldt zeker voor producten of diensten met een grote impact op de organisatie, zoals software voor Zaakgericht Werken, VTH en het sociaal domein. Tijdens de Proof of Concept test een toetsgroep het systeem grondig op de beloofde functionaliteit. Doet het alles wat beloofd is bij de inschrijving? Is het systeem veilig en gebruiksvriendelijk?
Naast de ‘harde’ toets op functionaliteiten heeft de Proof of Concept ook een belangrijke informele functie. Tijdens deze fase komt het contact en de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer op gang. Een ideaal moment om elkaar te leren kennen en de manier van samenwerken af te tasten. Deze periode levert waardevolle lessen op die meegenomen worden tijdens de implementatie als de Proof of Concept met succes is afgerond. Maar hoe bewerkstellig je dit effect als alles volledig digitaal moet?
Wij hebben inmiddels al een groot aantal PoC’s van A tot Z online uitgevoerd. De harde toets op functionaliteiten levert hierbij geen problemen op. Omdat wij voornamelijk SaaS softwaresystemen toetsen, kan dat vaak ook gemakkelijk op afstand. We organiseren gezamenlijke online toetsdagen waarin we met de toetsgroep en consultants van de leverancier aftrappen. De hele dag onderhouden we nauw contact om het toetsen af te stemmen. Bijvoorbeeld in de vorm van periodieke stand-ups, waar iedereen zijn voortgang kan delen.
Maar hoe zit het met de informele kant van de PoC? Om de opdrachtgever en leverancier elkaar beter kennis te laten maken organiseren wij tijdens de digitale PoC’s wekelijkse bijpraatmomenten. Tijdens deze momenten bespreken we met de projectleider en de consultants de voortgang van de gebruikerstrainingen en het leggen van de koppelingen. Door het frequente contact leren alle partijen elkaar al snel kennen. Na afloop van de trainingen en de toetsdagen leggen we de toetsgroep tevens een vragenlijst voor. Hierin stellen wij vragen als: heb je vertrouwen in het systeem en de begeleiding van de leverancier? Heb je nog tips voor de implementatie? Deze lessons-learned dragen bij aan transparantie en het concretiseren van aandachtspunten voor bij de implementatie.
Met deze strategie leggen wij de ‘zachte lessen’ van de PoC zwart op wit vast op papier. Ook het invullen van zo’n vragenlijst kan gelukkig op afstand. Gelukkig hoeft de waarde van een Proof of Concept niet verloren te gaan in deze digitale tijd. Als het weer mag, zijn wij echter wel de eersten die weer fysieke bijeenkomsten organiseren. Persoonlijk contact blijft immers onvervangbaar.
Interesse in begeleiding van een Proof of Concept of van een volledig aanbestedingstraject? Neem dan contact op met KBenP Digitale Overheid via klaske.schep@kbenp.nl of 06 38 690910.
