Als adviseur voor gemeenten bij digitaliseringstrajecten zie ik dagelijks de uitdagingen die komen kijken bij het aanbesteden van zaaksystemen. De complexiteit van deze trajecten neemt toe, zeker nu technologie zoals Artificial Intelligence (AI) steeds meer beschikbaar wordt. AI is niet alleen een buzzword; inschrijvende leveranciers zetten het vast ook in om hun processen te optimaliseren. Maar wat betekent dat voor gemeenten? Hoe kun je AI slim inzetten tijdens je aanbestedingstraject? In deze blog verken ik de mogelijkheden én beperkingen van AI bij de aanschaf van zaaksystemen.
En alvast een disclaimer vooraf: Goed is om naast mogelijkheden en beperkingen van AI ook altijd bewust te zijn wat voor informatie je in een AI stopt. Mocht je overwegen AI in te zetten of hier al mee bezig zijn, trek je afdeling informatiebeveiliging en Privacy even aan de mouw voor advies. Op die manier maak je niet alleen slim gebruik van AI, maar ga je ook bewust om met de informatie in je organisatie.
1. AI voor het krijgen van een marktoverzicht
Een goed marktoverzicht is de basis van elke aanbesteding. AI-tools beloven snel en efficiënt inzicht te geven in leveranciers en hun producten. Dat klinkt veelbelovend, maar de realiteit is vaak anders. Ik heb geprobeerd AI in te zetten om een marktoverzicht te krijgen van zaaksystemen en hun aanbieders. Het resultaat? Een rommelige lijst vol gaten en onjuistheden. Sommige gerenommeerde spelers ontbraken volledig, terwijl onbekende en irrelevante partijen juist werden uitgelicht.
Het probleem ligt in de beschikbare data: AI kan alleen werken met de informatie die het heeft, en die is vaak niet volledig of actueel genoeg. Bovendien is de context waarin leveranciers werken complex, en dat begrijpt een AI-systeem nog niet goed genoeg. De conclusie is simpel: een volledig en betrouwbaar marktoverzicht krijg je niet zomaar uit een AI-tool. Voor nu blijft het verzamelen van marktinformatie een taak voor de mens, met verstand van zaken.
2. AI voor het formuleren van eisen en wensen
AI kan helpen bij het opstellen van eisen en wensen voor een nieuw zaaksysteem. Dit kan inspirerend werken: een AI-systeem kan suggesties doen die je zelf misschien over het hoofd had gezien. Toch is het belangrijk om kritisch te blijven. De kwaliteit van AI-gegenereerde eisen is vaak wisselend. Regelmatig krijg ik lijsten met eisen en wensen voorgeschoteld die goed klinken, maar die absoluut niet passen bij de specifieke situatie van de gemeente.
Daar komt bij dat je je moet afvragen of de markt wel aan die eisen kan voldoen. Een slimme AI kan snel een lijstje opstellen met de nieuwste technologische mogelijkheden, maar de vraag is of je leveranciers ook daadwerkelijk kunnen leveren wat de AI heeft bedacht. Het risico is dat je een uitvraag doet die te ambitieus of zelfs onrealistisch is. Daarom blijft het formuleren van eisen en wensen een proces dat menselijke expertise vereist, met AI als mogelijk hulpmiddel, niet als vervanger.
3. AI voor de controle van eisen en wensen
Een gebied waar AI wel degelijk meerwaarde heeft, is bij het controleren en aanscherpen van bestaande eisen en wensen. AI-tools kunnen helpen bij het opsporen van inconsistenties of om te checken of je aan de meest recente standaarden voldoet. Daarnaast kunnen ze suggesties doen om eisen specifieker te maken, wat de kwaliteit van je uitvraag ten goede komt.
Ook bij het controleren op volledigheid kan AI van nut zijn. Heeft je eisenpakket alle aspecten van privacywetgeving meegenomen? Gebruik je wel de laatste versie van relevante standaarden? AI kan deze controles uitvoeren en zorgt ervoor dat je eisenpakket niet achterloopt op de marktontwikkelingen. Dit betekent echter niet dat je AI volledig kunt vertrouwen. Uiteindelijk moet je zelf beslissen welke aanpassingen zinvol zijn en welke niet.
Conclusie: AI als inspiratie, niet als vervanger
Hoewel AI veel mogelijkheden biedt, is het belangrijk om te beseffen dat je nog niet volledig kunt vertrouwen op AI voor je aanbestedingstraject. Het initiatief en de verantwoordelijkheid liggen nog steeds bij de gemeente zelf. Het inzicht in de markt, de afstemming op je organisatie, en het beoordelen van leveranciers zijn aspecten die AI niet zomaar kan overnemen.
AI kan dienen als bron van inspiratie en als tool voor kwaliteitscontrole, maar pas als je een sterke basis hebt gelegd met menselijke kennis en expertise. En misschien zit je nu wel te denken: is deze blog zelf ook door AI geschreven, gecontroleerd, of slechts ter inspiratie gebruikt? Dat laat ik graag aan jou over.
