De coronamaatregelen zijn in volle gang en zullen zeker nog enkele weken van kracht zijn. Dat vraagt creatieve oplossingen van werkend Nederland. Ook het team van KBenP Zaakgericht Werken is hard aan de slag gegaan met dit vraagstuk. Vorige week sprak ik al onze adviseur Carly Kloos, die een workshop bij een gemeente volledig digitaal wist te organiseren. Nu is het de beurt aan Kjeld Soppe. Hij is erin geslaagd om een Proof of Concept online te coördineren en geeft zijn tips graag door.
Dag Kjeld, hoe zorg jij ervoor dat je het thuiswerken volhoudt?
Mijn dagen vullen zich vooralsnog eigenlijk vanzelf. Dat is ook logisch, want er gebeurt momenteel heel veel bij onze opdrachtgevers, die de kansen van digitaal werken zoveel mogelijk willen benutten. Ik gooi elke ochtend mijn laptop open en ga aan de slag met de kansen en opdrachten van de dag.
Vorige week heb je voor het eerst een volledig digitale Proof of Concept georganiseerd. Kan je eerst kort vertellen wat een Proof of Concept inhoudt?
Een Proof of Concept is onderdeel van het aanbestedingstraject van een zaaksysteem. Voorafgaand aan de Proof of Concept stellen we met de projectgroep van de opdrachtgever een Programma van Eisen en Wensen op. Daarin staat wat de opdrachtgever wil bereiken met hun nieuwe zaaksysteem. Daarop volgen de inschrijvingen van de softwareleveranciers. Eén van die leveranciers krijgt dan de voorlopige gunning van de opdracht.
Vervolgens toetsen wij in een Proof of Concept de antwoorden van de leverancier, die zijn ingestuurd als reactie op ons Programma van Eisen en Wensen. Daarbij toetsen we of het zaaksysteem voldoet aan de eisen, en ook de antwoorden die de leverancier heeft gegeven op de wensen. De opdrachtgever kan daarna besluiten om over te gaan op de definitieve gunning, of ervoor kiezen om de voorlopige gunning stop te zetten.
Hoe verliepen de voorbereidingen van deze digitale Proof of Concept?
Heel eerlijk – die waren op het begin vrij hectisch. Toen we eenmaal te horen kregen dat we niet meer op locatie mochten afspreken, moesten we namelijk snel schakelen. We moesten iedereen bijeen roepen en ons afvragen: gaan we dan helemaal stoppen? Gaan we uitstellen? Of gaan we een digitale oplossing bedenken?
Iedereen was erover eens: we gaan dit realiseren, dit moet lukken. Toen ben ik met mijn collega gaan zitten om een plan te bedenken.
En, hoe beviel de eerste online sessie? Wat ging goed en wat ga je de volgende keer anders doen?
Wat mij enorm positief opviel, was de energie tijdens de sessie. Tijdens een gebruikelijke toetsdag van een Proof of Concept zit je met z’n allen in een zaal, is iedereen aan het toetsen en lopen de consultants rond om vragen te beantwoorden. Wij waren bang dat we die energie, de sfeer van gezamenlijk werken met één doel, zouden verliezen in de online variant. Dat bleek niet het geval te zijn. Er is veel gedaan en het gevoel is goed. We hebben de Proof of Concept als volgt ingericht: twee kleinere subgroepen toetsen in aparte digitale vergaderruimtes, omdat de beheersbaarheid op deze manier wordt vergroot. De verbinding is bijvoorbeeld stabieler, er is minder achtergrondruis en mensen kunnen makkelijker hun scherm delen. Deze sessies worden steeds afgewisseld door plenaire overlegmomenten. Zo blijft iedereen met elkaar in contact.
Soms werd de plenaire sessie wat warrig omdat we met een groot gezelschap digitaal moesten communiceren. Daar heb je duidelijke huisregels voor nodig. Gelukkig hebben we met het team van KBenP al eerder dit soort regels opgesteld voor digitaal werken. Die hebben ons enorm geholpen, maar er is altijd ruimte voor verbetering. Zo moesten mensen hun microfoon aanzetten om iets te zeggen en als twee of drie deelnemers dat gelijktijdig doen, levert dat ruis op. Gelukkig bestaan er vergadertools waarmee dat probleem verholpen wordt. Dus we blijven experimenteren.
Wat wil je mensen meegeven als tip die ook willen experimenteren met online werkvormen?
Hou rekening met de grootte van de groep. Aan de hand daarvan moet je namelijk keuzes maken. Een plenaire werkvorm past bijvoorbeeld minder goed bij een massale groep dan bij een kleiner clubje. Als je een grotere groep opsplitst, blijf dan wel voor het contact tussen beiden zorgen, zodat je geen risico loopt op versplintering.
Dankjewel, Kjeld!
De komende tijd zal KBenP Zaakgericht Werken nog volop aan de slag gaan met digitale werkvormen. Wil je graag op de hoogte blijven van onze bevindingen? Check dan regelmatig www.digitaleoverheidlive.nl.
Dit bericht heeft één reactie
Pingback: “Op afstand van elkaar werken is geen probleem voor een aanbesteding”