Steeds vaker wordt er door gemeenten de samenwerking opgezocht op het gebied van informatiebeheer. De noodzaak van schaalgrootte om op deze manier kwetsbaarheid in beheer op te vangen, betere contracten af te kunnen sluiten en efficiënter te kunnen werken wordt steeds meer gevoeld. Maar hoe ga je dan om met lokale behoeften en wensen? Deze vraag komt bij iedere samenwerking vroeg of laat om de hoek kijken. Hoe hiermee omgegaan wordt is volgens ons de sleutel tot het echte succes van een samenwerking.
Wij maken het regelmatig mee. Samenwerkingsverbanden die hun gezamenlijke ambities willen nastreven. Mooi! denk je dan. Totdat puntje bij paaltje komt en je doorvraagt hoe er echt samengewerkt moet worden. Dan ineens zijn er toch ‘verschillen in het proces’ of is er sprake van een gewenste ‘couleur lokaal’. Want ja, onze gemeenten lijken veel op elkaar, maar zijn het toch niet. Het gevolg: elke gemeente heeft een eigen systeem met een eigen inrichting en eigen beheer organisatie. Wat ons betreft zonde van al die energie.
Samenwerken werkt alleen als alle partijen door de spreekwoordelijke zure appel willen bijten. Als er te lang om moeilijke keuzes heen wordt gedraaid en eigenlijk alle processen op dezelfde manier als voor de samenwerking uitgevoerd blijven worden dan heb is er alleen maar een complexere en moeilijke situatie gecreëerd in plaats van een oplossing voor de kwetsbare positie van informatiebeheer. Het kost daarnaast alleen maar extra geld en vormt voor niemand een meerwaarde.
De kern van de oplossing zit in het echt willen samenwerken. En dan niet alleen op papier, maar ook in de praktijk. Dit betekent dat iedereen in alle organisaties de pijn van verandering gaat voelen en dat je daar als management actief op moet sturen. Dit is nodig voordat je de vruchten ervan plukt.
Bepaal met elkaar de stip op de horizon: waar wil je naartoe met de samenwerking? Wat ga je samendoen en zorg dat vooraf voor iedereen in de organisaties duidelijk is wat je niet samen gaat doen. Leg dit goed vast en zorg dat er vooraf geen onduidelijk over bestaat zodat je altijd de gemaakte afspraken hebt om op terug te vallen als je voor lastige keuzes komt te staan.
Het succes van een goede samenwerking zit hem in consensus en goede sturing. Consensus over welke processen er worden geharmoniseerd, in welke applicaties er gewerkt gaat worden, waar het beheer wordt ondergebracht, wordt de huisstijl geharmoniseerd of niet, hoe ziet de ondertekening eruit, werken in een Multitenant omgeving. Zorg dat dit snel duidelijk is voor iedereen. Vervolgens zal hier goed op gestuurd moeten worden door de leidinggevenden door de gehele organisatie heen. Rugdekking vanuit alle lagen van de organisatie is hierbij cruciaal. Dit zorgt ervoor dat de stip op de horizon in zicht blijft, dat iedereen weet waarom het nu even pijn doet maar dat deze pijn uiteindelijk zorgt voor een robuuste en toekomstgerichte organisatie.
KBenP Digitale overheid heeft veel ervaring met visie en strategietrajecten bij samenwerkende gemeenten. Wilt u meer weten? Neem contact op met Daan van Dun daan.vandun@kbenp.nl of Lobke Westra lobke.westra@kbenp.nl
