Help, mijn zaaksysteem is end-of-life! Veel gemeenten lopen er tegenaan: hun leverancier informeert ze beleefd dat ze binnenkort niet meer op hun huidige systeem hoeven te rekenen. Andere organisaties zien dat hun contract binnenkort afloopt en moeten sowieso hun (zaak)systeem opnieuw in de markt zetten.
Dit betekent dat er vanaf dat moment een stopwatch gaat lopen. Organisaties moeten een nieuw systeem aanbesteden én implementeren zonder dat de continuïteit van de gemeentelijke processen in het gedrang komt. In andere woorden: hoe zorg je dat de winkel open blijft terwijl je huidige systeem ermee stopt?
Een geslaagde implementatie van een nieuw (zaak)systeem draait om de juiste mensen en de juiste middelen. Dat is hoe dan ook een uitdaging – en zeker wanneer de tijdsdruk opgevoerd wordt. Hoe krijg je alles op tijd in de startblokken? Hoe begeleid je jouw organisatie naar een geslaagde implementatie voordat de stekker uit het oude systeem gaat?
KBenP voert regelmatig implementaties uit onder tijdsdruk en zet 7 tips op een rijtje.
Tip 1: Vertel het eerlijke verhaal aan je opdrachtgever en zorg voor rugdekking
Ten eerst is het belangrijk om het eerlijke verhaal over de implementatie aan je opdrachtgever te vertellen. Geef aan welke risico’s je ziet en leg uit dat je rugdekking nodig hebt omdat je niet iedereen tevreden zal kunnen stellen. Je moet ook op je opdrachtgever kunnen rekenen om eventuele blokkades vanuit de organisatie weg te nemen, zoals conflicten of capaciteitsproblemen.
Tip 2: Roep op tijd hulp in
Aanbesteden en implementeren zijn arbeids- en kennisintensieve processen. Er zal veel gevraagd worden van de projectleiding en leden van de projectgroep: technische en functionele beheerders, DIV, informatieadviseurs…
Niet alle organisaties hebben deze capaciteit en kennis zomaar in hui,s dus overweeg om op tijd externe hulp in te schakelen. Luister naar de signalen op de werkvloer, kunnen jouw projectgroepleden dit erbij hebben of is er behoefte aan ondersteuning?
Tip 3: Een 6 is ook voldoende
Het is simpelweg niet mogelijk om een perfecte implementatie op te leveren onder zware tijdsdruk. Inventariseer welke functionaliteiten minimaal nodig zijn om de interne en externe dienstverlening te laten continueren. Maak in de implementatie een duidelijk onderscheid tussen de must-haves en nice-to-haves, bijvoorbeeld door het MoSCoW-model te gebruiken.
Bevat het oude systeem een procesinrichting die grotendeels voldoet? Ga dan zoveel mogelijk as-is over. Zoom in op specifieke processen die echt niet meer voldoen en kies daarbij voor een herinrichting in overleg met de business. Betrek ze bij het waarom van de verandering en licht toe waarom hun wensen wel of niet verwerkt kunnen worden.
En onthoud: een 6 kan altijd later een 8 of zelfs een 10 worden, bijvoorbeeld door een doorontwikkelingsproject na livegang op te zetten.
Tip 4: Investeer volop in je kartrekkers
Een kleine groep mensen zal bergen werk moeten verzetten om een geslaagde implementatie te faciliteren. Deze kartrekkers, de leden van je projectgroep, heb je heel hard nodig. Ze moeten kennis opdoen van het nieuwe systeem, nieuwe zaaktypen inrichten, eindgebruikers opleiden en meenemen, en nazorg bieden na livegang.
Zorg dat ze hiervoor genoeg ruimte krijgen in hun agenda door met de managers af te stemmen – niets zo vervelend als meerdere opdrachtgevers die om de haverklap aan je trekken. Houd voldoende aandacht voor hun begeleiding, wensen en feedback over het project.
Tip 5: Je scope en mijlpalenplanning zijn heilig
Wanneer er sprake is van een pittige tijdsdruk zullen bepaalde mijlpalen absoluut gehaald moeten worden. Een livegang kan niet wachten wanneer op een gegeven moment de stekker uit het oude systeem gaat.
Stel de grootste mijlpalen aan het begin van de implementatie vast. Denk hierbij aan de technische realisatie van de koppelingen, het opleidingsprogramma, het inrichten van de nieuwe processen en de migratie van de oude zaken. Evalueer gedurende het project geregeld of deze planning nog haalbaar is.
Een ander risico bij een dergelijk project is scope creep: je stuit tijdens het traject op bepaalde zaken die nog opgelost moeten worden en de opdrachtgever gaat ervan uit dat je dat er ‘wel even bij’ doet. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het uitfaseren van een oud DMS of het opleiden van nieuwe DIV’ers. Geef aan het begin van het project helder aan wat wel en niet binnen je scope valt en bewaak deze grenzen strikt tijdens de implementatie.
Tip 6: Vergeet je oude zaken niet
De stekker gaat uit je huidige zaaksysteem… en de oude zaken dan?
Ga tijdig na wat dit betekent voor het beschikbaar en archiefwaardig houden van je afgesloten zaken en documenten. Er zijn vele opties: alles migreren of alleen de lopende zaken? En wie gaat dit doen? Ga je een flexibele zoekschil inzetten? Of alles direct overdragen naar een e-depot? Roep op tijd hulp in om je migratiestrategie te formuleren en uit te voeren.
Tip 7: Begin op tijd met het werven van ambassadeurs. Informeer de organisatie dat er een verandering aan gaat komen en waarom
Bij een implementatie onder tijdsdruk komt er in korte tijd veel af op een organisatie. Verandering doet altijd pijn, zeker als het snel moet. In zo’n situatie is het cruciaal om voldoende ambassadeurs in te schakelen: mensen op de werkvloer die meedenken en input ophalen.
Dit kan je bijvoorbeeld inrichten in de vorm van key-users en/of een klankbordgroep. Zorg ervoor dat zij ook goed betrokken worden bij de nazorg en het eventuele doorontwikkelingstraject.
Graag met ons in gesprek over een uitdagend implementatietraject? Dat kan! Neem contact met ons op via klaske.schep@kbenp.nl.
Dit bericht heeft één reactie
Collega’s, herkenbaar op de inhoud. Gelden de 7 tips niet gewoon altijd, en zou je risico’s niet al in de beschrijvende documentatie bij aanbesteding moeten voegen? Als het oude proces voldoet, aan te vullen met als het ingebakken proces volstaat …..hoe specifiek is jou gemeente eigenlijk?