De Omgevingswet is vorig jaar uitgesteld naar 1 januari 2022. Het was onvermijdelijk en noodzakelijk om publieke organisaties meer tijd te geven om de informatiesystemen op orde te krijgen. Nu is het inmiddels begin februari 2021 en is het onduidelijk wat de toekomst is van de wet. Juist op dit moment is het als publieke organisatie belangrijk om daadkrachtig op te treden, in plaats van een afwachtende houding aan te nemen. Publieke organisaties dienen trajecten in te zetten om applicaties aan te schaffen en te implementeren die gericht zijn op de Omgevingswet. Software blijft namelijk een essentiële schakel om goed uitvoering te geven aan de Omgevingswet. Het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) is een nieuwe landelijke voorziening, gericht op de Omgevingswet, waar overheidsorganisaties op moeten aansluiten. Afwachten is daarmee geen optie, als organisatie moet je goed voorbereid zijn op de toekomst.
KBenP heeft inmiddels meerdere organisaties begeleid bij het opstellen van wensen en eisen voor een passend informatiesysteem gericht op de Omgevingswet. Enkele voorbeelden hiervan zijn: plansoftware, software voor toepasbare regels en software gericht op Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH). In deze blogreeks nemen wij u mee aan de hand van twee praktijkvoorbeelden en beschrijven we hoe gemeenten de juiste stappen hebben gemaakt in het aanbestedingsproces. We starten met de gemeente Middelburg, die recent is begeleid bij de keuze voor een nieuw informatiesysteem voor de afdeling Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving.
De gemeente maakt al een aantal jaar gebruik van een VTH-systeem, maar de huidige leverancier heeft aangegeven dat de applicatie niet gaat worden aangesloten op het DSO. De markt van VTH-systemen is de afgelopen jaren aardig doorontwikkeld. Er hoeft (bijna) geen nieuwe functionaliteit te worden ontwikkeld om uitvoering te geven aan de Omgevingswet. De uitdaging voor het VTH-systeem zit hem in de aansluiting op het DSO en de samenwerkingsvoorziening. Wat een prominente plek krijgt in het aanbestedingsproces.
Een aanbesteding van een nieuw systeem heeft veel impact op de organisatie. Toch is het goed om eens in de zoveel jaar te kijken wat er allemaal mogelijk is in de markt. KBenP heeft als onafhankelijke partij inhoudelijke kennis van de markt en wist de gemeente Middelburg te activeren om keuzes te maken en een visie te formuleren. Tijdens het proces zijn de volgende stappen doorlopen door de gemeente Middelburg:
- Bepaal de scope van de aanbesteding. Verandert die omdat je uitvoering gaat geven aan de Omgevingswet?
- Stel een visie op hoe je de nieuwe applicatie wil gebruiken na inwerkingtreding van de Omgevingswet.
- Maak een op maat gemaakt programma van Eisen en Wensen (PvE). Zitten alle relevante ontwikkelingen van een VTH-systeem in het bestek?
- Zet het bestek uit in de markt.
- Toets de aanbieding van de leveranciers aan de visie, verwachtingen en het Programma van Eisen.
De gemeente Middelburg is tevreden met het doorlopen selectieproces en de begeleiding van KBenP. Er is in concurrentie een aanbieding uitgekomen die aansloot bij de verwachtingen en functionele eisen van de gemeente Middelburg. Wil je als publieke organisatie ook klaar zijn voor de Omgevingswet? Met de begeleiding van KBenP stel je de juiste vragen en zorg je ervoor dat recente ontwikkelingen en trends worden meegenomen in het proces. Wat resulteert in een informatiesysteem die past bij jouw organisatie. Wil jij ook aanpakken in plaats van afwachten? Stuur dan een e-mail naar jelle.vandeputte@kbenp.nl
In de volgende blog gaat KBenP in op een casus waarbij de aanschaf voor een ander informatiesysteem centraal staat die uitvoering geeft aan de Omgevingswet, namelijk de Plansoftware en Toepasbare regels.
