Ervaringen PoC gemeente Arnhem

In deze gastblog beschrijft Gert Zwaal zijn ervaringen in de Proof of Concept als projectleider Aanbesteding en PoC zaakgericht werken binnen Arnhem.

Begin 2014 zijn we in Arnhem begonnen met de aanschaf van een zaaksysteem. Een heel proces van het ophalen en formuleren van de bestekseisen (wat ons relatief veel tijd heeft gekost) en, na een Europese aanbesteding, toetsing van hetgeen door ons gevraagd en wordt aangeboden door de leverancier (Green Valley). Dat laatste hebben we gedaan door een – uitgebreid – proces van toetsing van het systeem, inclusief het inbrengen van enkele voorbeeld zaakprocessen) en de door ons gevraagde koppelingen (Proof of Concept). Spannend, omdat we een strakke deadline hadden (1 oktober) en het grootste deel van het PoC-proces tijdens de zomervakantie liep. Met een kleine vertraging van een maand zijn we er in geslaagd het PoC-proces goed met elkaar af te ronden en een overeenkomst met de leverancier (inclusief Service Level Agreement; SLA) te sluiten.

We hebben bewust de PoC ‘zwaar aangezet’ en veel getoetst en gevraagd (o.a.koppelingen met backoffices). We willen er zeker zijn dat we in de uitvoering (‘van test naar productie’) weinig technische hobbels gaan ondervinden. De PoC heeft er ook voor gezorgd dat de leverancier ‘getriggerd’ was om voldoende capaciteit en technisch kunnen ter beschikking te stellen en dat we onze collega’s in Arnhem kunnen zeggen dat we het zaaksysteem met vertrouwen in productie kunnen gaan nemen (voorzien voor begin 2015). We hebben het systeem hierdoor technisch goed leren kennen en doen er nu ons voordeel mee bij het inrichten er van.

Omdat we een heel intensief proces konden verwachten, nl. het installeren van de zaaksuite, het maken van de koppelingen, het opleiden van de testers, applicatie- en functioneel beheerders en formulierenbouwers en het sluiten van de overeenkomst, en dat binnen een relatief korte tijd, hebben we het PoC-proces projectmatig goed aangepakt. Beide partijen hebben een projectleider en een opdrachtgever benoemd en zijn wekelijks in klein comité (projectleider, adviseur van KBenP en belangrijkste uitvoerders) bij elkaar gekomen om de voortgang te bespreken en knelpunten te adresseren. Een manier om ook elkaar goed te leren kennen en vertrouwen te krijgen in elkaars kunnen. Iets wat een stevige basis biedt voor de relatie die we de komende jaren met elkaar aangaan.

En natuurlijk kom je technische issues tegen. Ondanks een uitgebreid bestek, kun je niet alles dichttimmeren (en dat moet je volgens mij ook niet willen). Er blijven interpretatieverschillen, of, voor ons, suboptimale oplossingen in het systeem. Belangrijk is dat we deze in alle openheid met elkaar, soms met advies van KBenP of KING, hebben kunnen adresseren, met de juiste personen aan tafel (opdrachtgever, projectleiders en ‘techneuten’). Green Valley heeft ons verder het goede gevoel gegeven door sommige issues ook te willen aanpakken door ze in volgende releases mee te willen nemen en daar ook een tijdsplanning aan te plakken.

Naast de technische uitwerking, hebben we als gemeente en Green Valley ook enkele keren om tafel gezeten om de overeenkomst en SLA met elkaar definitief vast te stellen. Beide partijen hebben daarbij hun belangen uiteengezet en kunnen inbrengen in de overeenkomst. Vooral de SLA, waarin we met elkaar hebben afgesproken wat responsetijden, escalatieprocedures, boetebedingen, etc. zijn hebben we grondig onder handen genomen.

Als ik terug kijk op het hele proces zou ik gemeenten die eenzelfde traject willen aangaan het volgende mee willen geven:

• Zorg dat je weet wat je wilt, weet wat je vraagt (Bestek). Tijdens het schrijven er van bleek bij ons dat we over een aantal zware issues nog noten moesten kraken. Bijvoorbeeld: gaan we SaaS, of moet het lokaal worden geïnstalleerd? En, voor welke processen gaan we het zaaksysteem inzetten? Gelukkig zijn we daar goed uitgekomen.
• Het is handig om met een ‘standaard’ bestek de markt op te gaan. We waren blij met het bestek van KBenP omdat we daarmee wisten op welke vlakken we onze eisen en wensen moesten formuleren. En omdat de markt hiermee bekend is en deze relatief snel kan invullen. Een zaaksysteem aanschaffen op basis van 1 A4tje geeft later enorme problemen (vergeten eisen en wensen, functionaliteiten, etc.).Hoewel, en dat moet gezegd worden, het antwoorden op de bestekseisen ook voor de leverancier elke keer een enorme klus blijft!
• De omvang van de aanbesteding in Arnhem was groot: dus Europees. Europees aanbesteden is een vak. Vraag hiervoor advies/begeleiding.
• Regel met de leverancier zoveel mogelijk in/tijdens het PoC-proces (installatie, koppelingen, adviesvragen, overeenkomst, SLA, etc.). De leverancier – maar ook de eigen medewerkers (!) –  voelen de druk om tijdens deze periode te presteren, wat invoering alleen maar ten goede komt.
• Betrek al in een vroeg stadium de rest van de organisatie daarbij. We hebben dat in Arnhem geprobeerd door een breed samengestelde projectgroep (‘techneuten’ en mensen uit de werkorganisatie), door de presentaties van de leveranciers door belangstellende te laten bijwonen (daar is druk gebruik van gemaakt), door lunchlezingen etc. We wilden de organisatie rijp maken voor het komende veranderingsproces en ze laten zien dat we een heel zorgvuldig proces hebben doorlopen om daar te komen. Leuk is dat nu reeds in Arnhem sommige afdelingen vragen of eisen om als eerste over te mogen gaan.