Waar denk je aan bij het woord ‘archief’? Waarschijnlijk aan eindeloze rijen kasten, met lades vol ordners, labels en stoffig papier. Maar dit beeld past niet meer bij het archiveren van deze tijd. We werken namelijk steeds meer digitaal. Deze informatie moet echter wel, net zoals de papieren mappen en dossiers van voorheen, op duurzame en vindbare wijze gearchiveerd worden. Daar zijn passende voorzieningen voor nodig, zeker voor overheidsorganisaties die gebonden zijn aan de Archiefwet. Dit is waar het e-depot om de hoek komt kijken.
Gemeenten zien zich genoodzaakt om gebruik te maken van een e-depot omdat zij bestanden zodanig lang moeten bewaren dat de kans zeer groot is dat de leesbaarheid hieronder lijdt in de loop der tijd. Daarnaast slaat een e-depot ook alle metadata op per bestand: alle gegevens die nodig zijn om de bestanden leesbaar, vindbaar, beschikbaar en vertrouwelijk te houden. Kortom, een e-depot is onontbeerlijk voor overheidsorganisaties. Omdat we betrekkelijk recent op grote schaal digitaal zijn gaan werken, is het speelveld van de e-depots nog volop in beweging. In het najaar van 2020 zal de VNG een marktverkenning voor e-depots publiceren. Voor gemeenten die de mogelijkheden omtrent e-depots nu al willen inventariseren, zetten wij alvast de opties op een rijtje.
De meest gangbare optie is om aan te sluiten bij een streekarchief of regionaal archief. Voorbeelden zijn archieven zoals de Groninger Archieven en Streekarchief Noordwest-Veluwe. In principe wordt de overgebrachte informatie vanaf het moment van overbrenging ook openbaar, tenzij anders is afgesproken. Deze aanpak biedt meerdere voordelen. Zo hebben deze archieven vaak de meeste ervaring, kennis en kunde in huis voor een succesvolle overbrenging van informatie. De archieven leveren vaak een overzicht van voorkeursformats aan, waarmee het behoud het beste gegarandeerd kan worden.
Een tweede optie is het aanbesteden van software waarmee gemeenten of gemeentelijke samenwerkingsverbanden zelf de opslag van de archiefbestanden kan regelen. Zo’n archiefbeheersysteem is dus het product van een softwareleverancier. De grootste speler in deze markt is De Ree. Zij bieden een breed scala van diensten en in overleg kan het meest passende pakket worden aanbesteed. Een andere bekende speler is bijvoorbeeld DiVault. Een nadeel is dat het speelveld van leveranciers relatief klein is en dat het leveranciersmanagement binnen deze wereld nog in de kinderschoenen staat.
De derde en laatste optie is om een eigen archiefbeheersysteem te bouwen en te beheren, bijvoorbeeld met behulp van open source software. Een goed voorbeeld van een belangrijke speler op dit gebied is de gemeente Venlo. Zij zijn op dit moment bezig om hun recordmanagement en databasebeheer vorm te geven. De beheerkosten van deze software komen weliswaar bij de gemeente zelf te liggen met deze strategie, maar deze zijn momenteel vrijwel verwaarloosbaar vanwege de eenvoud in opzet en beheer, wordt gerapporteerd in een verslag van especialisten.nl. Het mooie aan het open source-principe is dat organisaties van elkaar kunnen leren, zodat niet iedere gemeente opnieuw het wiel hoeft uit te vinden.
Kortom, de wereld van archivering heeft haar stoffige imago voorgoed achter zich gelaten vanwege de sterke digitalisering van het informatiemanagement binnen de overheid. Gemeenten hebben een scala aan mogelijkheden omtrent e-depots en het speelveld is volop in beweging. Wij raden aan om de marktverkenning van de VNG in de gaten te houden. Graag eens overleggen over slim en vooruitziend archiveringsbeleid, bijvoorbeeld bij het aanbesteden van een nieuw zaaksysteem? Neem dan contact op met klaske.schep@kbenp.nl.
