Het is algemeen bekend dat een implementatie van een verandering veel voorbereiding vraagt. Deze wordt vaak prachtig dichtgetimmerd, afgestemd, gescoped en nauwkeurig begroot en een kwalitatief hoogstaand projectteam gaat aan de slag met de uitvoering. Top! Pas echt wel op: er kan alsnog van alles mis gaan. Hoe realiseer je zo goed mogelijk de verandering? Daarover lees je in deze blog meer.
Stel: de uitvoering is goed van start gegaan en jullie eerste successen zijn gevierd. Blijf ook dan alert op het wegebben van energie rondom het project en op andere mogelijke tegenslagen zoals overbelasting en verandering in prioriteiten binnen de organisatie. Door continu te evalueren gedurende het project kun je hier goed op anticiperen. Benoem tekens concreet welke verandering er wordt beoogd. Zodat er zo min mogelijk ruimte is voor interpretatie- en verwachtingsverschillen. We raden je aan om aandacht te hebben voor al die dingen die níet worden besproken tijdens de officiële momenten. De koffieautomaatgesprekken zijn exemplarisch voor wat er écht leeft bij medewerkers. Laat je niet gek maken en zoek samen met je projectgroep naar oplossingen.
De dagelijkse realiteit van de projectuitvoering leidt er nogal eens toe dat de achterliggende visie van het project uit het oog wordt verloren. Met het risico dat doelen verschuiven: ook wel mission creep genoemd. We zien vaak dat het grootste risico niet zozeer het falen van het project an sich is, maar dat het project nooit eindigt doordat doelstellingen vervaagd zijn. Niemand weet meer of het project nu klaar is. Ook is het verleidelijk te denken dat een afgestemde en vastgelegde projectscope en planning niet meer voor discussie tussen medewerkers zal zorgen. In de praktijk zien we vaak dat de scope verdedigd moet worden en dat er flink aan de planning kan worden getornd. Herhaal herhaal herhaal dus die doelen, subdoelen, planning en specifieke voorbeelden waarmee je uitlegt aan een doelgroep welke impact het op hún heeft. Overigens is het uiteraard positief als er wensen worden uitgesproken met betrekking tot werkwijzen en systeem die geen onderdeel van het implementatieplan vormen. Maar noteer die dan, en geef aan dat ze in deze fase niet worden uitgevoerd. Beloof als projectteam geen gouden bergen, geef aan wat er met de suggesties gebeurt en stem af met de beheerorganisatie hoe om te gaan met dergelijke verzoeken.
Het realiseren van een verandering is grotendeels afhankelijk van mensen. Het werd al eerder genoemd: sta bewust stil bij de impact van de verandering op de mens. We zien zo vaak dat hier niet of nauwelijks bij stil wordt gestaan. Zonde! De impact blijkt meestal groter dan vooraf ingeschat. En ook hier geldt: nieuwe ontwikkelingen kunnen de impact in een geheel nieuw daglicht zetten. Bijvoorbeeld bij het plotselinge vertrek van een leidinggevende. De implementatie van Zaakgericht Werken vindt niet plaats in een vacuüm binnen een organisatie, er zijn vrijwel altijd andere zaken die spelen die medewerkers bezig houden. Betrek de mensen daarom actief! Zorg ervoor dat de doelgroepen op de hoogte zijn van de implementatie, geef hen de ruimte en middelen om kennis hiervan te nemen. Schuif aan bij een afdelings- of teamoverleg. Neem de tijd om persoonlijke veranderingen te benoemen en binnen welke context en planning dit plaatsvindt, wees concreet wat je verwacht van de specifieke groep en via welke weg zij hun vragen kunnen stellen, suggesties kunnen delen. En vergeet niet de key-users! Faciliteer hen in het verspreiden van het verhaal. Geef bijvoorbeeld samen die presentatie. En wees alert op mogelijke onrust en laat je daardoor niet uit het veld slaan. De meeste mensen vinden verandering spannend. Maar het vertrouwen winnen van de medewerkers die deze uiteindelijk ondergaan is van cruciaal belang. Maak afspraken met hen over de nieuwe werkwijze en verantwoordelijkheden. Daarmee maak je uiteindelijk de organisatie als geheel verantwoordelijk. De verandering is gerealiseerd!
Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen met het implementeren van Zaakgericht Werken. Wat zijn binnen jouw organisatie de grootste uitdagingen?
