Hoeveel werkzaamheden je als organisatie met je zaaksysteem kunt ondersteunen is naar mijn idee afhankelijk van verschillende factoren. In de markt zien wij vanuit KBenP Zaakgericht Werken alle smaken: van bijna alles tot slechts enkele processen of enkel de post digitaal. Het is in ieder geval per organisatie verschillend. Waardoor worden deze verschillen bepaald en hoever kun je nu écht gaan?

De ambitie en de wilskracht van je management

Alles begint met een wil en een ambitie. Dit is bij Zaakgericht Werken niet anders. Echter maakt dit bij de mate van invoering van Zaakgericht Werken, naar mijn idee, wel het verschil. Hoe duidelijker het MT van de organisatie vasthoudt aan de uitgangspunten van Zaakgericht Werken, des te meer er vanzelfsprekend met het zaaksysteem zal worden ondersteund. De keuze is dan vervolgens of je alles echt zaakgericht wilt oplossen of dat je eindproducten in het zaaksysteem wilt opslaan.

Hoe het MT de ambitie en wilskracht uitdraagt en vertaalt naar de rest van de organisatie is natuurlijk van doorslaggevend belang. Duidelijke uitgangspunten over waarvoor je je zaaksysteem wilt inzetten, helpen bij het vertellen van dit verhaal. De functioneel beheerders gebruiken dit tevens als basis voor de uiteindelijke inrichting en de gesprekken met de medewerkers op de werkvloer.

Praktijkvoorbeeld: Doordat het MT van een organisatie het uitgangspunt ‘alles in het zaaksysteem, tenzij’ onderstreepte heeft zij er voor gekozen om een specifiek vastgoedpakket niet aan te schaffen. In plaats daarvan worden de processen met behulp van het zaaksysteem ondersteund en is al het vastgoed als object opgevoerd in het zaaksysteem.

De middelen die beschikbaar zijn

Hoe meer geld, hoe minder er in het zaaksysteem wordt opgelost. Vooral gemeenten die minder te besteden hebben kiezen er eerder voor om een backoffice uit te faseren en het proces te ondersteunen met het zaaksysteem. Vaak zien we dat dit formeel geen doel is, maar dat applicatiesanering of het verbeteren van dienstverlening, in de praktijk wel het verschil maakt in het succes van het invoeren van Zaakgericht Werken.

Praktijkvoorbeeld: 2 gemeenten die met hetzelfde zaaksysteem werken en ongeveer even groot zijn kiezen elk voor een andere oplossing. De een, heeft minder geld en schrijft een businesscase om het omgevingsvergunningproces in het zaaksysteem op te lossen. De ander heeft voldoende middelen om een, vaak dure, koppeling te leggen met het backoffice pakket.

Ook de kwaliteit van het functioneel beheer speelt mee in de mate waarin het zaaksysteem wordt gebruikt. Creatieve, goede functioneel beheerders kunnen simpelweg meer ‘vertalen’ in het zaaksysteem terwijl de startende beheerder meer zal terugvallen op de basisinrichting.

De grootte van je organisatie

Grotere organisaties zullen er eerder voor kiezen om een backoffice in de lucht te houden en een koppeling te leggen met het zaaksysteem. Vaak hebben zij meer taken in huis en is er dus sprake van grote volumes. Deze businesscase is eerder rond dan bij een kleinere gemeente. De technische en functionele beheerlast van de verschillende applicaties is bij kleinere organisaties relatief gezien hoger.

Praktijkvoorbeeld: Toch zijn er ook voorbeelden van grotere gemeenten die dit juist niet doen. Zoals een 100.000+ gemeente die specifiek voor het VTH proces een generieke applicatie koos die alleen de vergunning afdeling ondersteunde. Uiteindelijk wordt dit proces nu ook in het generieke zaaksysteem van de gemeente uitgevoerd omdat planningen in elkaar gingen overlopen.

Het systeem en de rest van je applicaties

De ambities van je organisatie zijn natuurlijk bepalend bij de keuze van een zaaksysteem. Per zaaksysteem zijn de mogelijkheden verschillend. Elke leverancier heeft hierin ook zijn eigen strategie (bijvoorbeeld all-in-one vs best of breed). Het is dus per systeem afhankelijk wat je er mee kunt afhandelen. Hoe breder het zaaksysteem, hoe meer je er dus in kunt afhandelen. Het eerder genoemde praktijkvoorbeeld van de vastgoedobjecten kan niet met elk zaaksysteem worden gefaciliteerd.

Praktijkvoorbeeld: Er zijn diverse grote en kleine organisaties die voor hun website gebruik maken van de mogelijkheden die het zaaksysteem biedt. Niet alleen wordt het formulieren-deel van het systeem dan gebruikt maar het volledige CMS-deel wordt ingezet ter vervanging van het specifieke CMS.

Wat is moeilijk en wat kan in ieder geval?

Wij merken dat organisaties moeite hebben om de onderstaande processen in het zaaksysteem passen:

• Processen rondom het sociaal domein / sociale zaken
• Projecten (m.n. samenwerken)

Processen waarvoor geen duidelijke interne of externe trigger of klant is die blijven in alle gevallen lastig.

Wij zien in onze praktijk dat medewerkers die begrijpen waarom er zaakgericht wordt gewerkt, en worden betrokken bij de vertaling van hun proces in het systeem, eventuele missende functionaliteiten voor lief nemen.

Verder is het natuurlijk zo dat als één organisatie in Nederland een proces in het zaaksysteem heeft ingericht, dat in principe elke andere vergelijkbare organisatie dat proces ook zaakgericht kan inrichten. Niet kunnen is dus geen excuus, of het praktisch is, goedkoper of kwalitatief verstandig is vervolgens de echte vraag.

Met andere woorden, als je maar wilt én als de noodzaak er is… dan kun je veel. Het samenspel van de 4 factoren bepaalt naar mijn idee het succes.

Daan van Dun | KBenP Zaakgericht Werken