Op 9 september verzorgden mijn collega Carly en ik een workshop tijdens het congres ‘Zaakgericht Werken voor de overheid 2021’ van Heliview in Nieuwegein. De titel van de bijeenkomst luidde: ‘Help! Iedereen werkt in Teams! Hoe hou ik grip op al mijn data?’.
Sinds Covid-19 actueel
Het thema sprak ons persoonlijk aan omdat we bij onze klanten, maar ook intern binnen KBenP, merkten dat er een wildgroei ontstond binnen Teams aan omgevingen, mappen en documenten. Dit alles speelde vooral sinds Covid-19 natuurlijk. Goed om het daar eens met elkaar over te hebben. Bij meerdere organisatie speelt dit blijkbaar, want de workshop was helemaal vol.
Hulp nodig bij specialistisch werk
Voorafgaand aan de workshop hebben we via LinkedIn verschillende polls uitgezet om te polsen hoe er bij organisaties wordt omgegaan met ‘dit probleem’ of ‘deze uitdaging’, hoe je wilt. Uit de reacties (ongeveer 100) bleek dat 70% pas met Teams is gaan werken tijdens de eerste lockdown. Erg fijn vindt men dat Teams relatief intuïtief werkt en dat het op een mobiel device te gebruiken is. ‘Zo kun je gemakkelijk om de Citrix-omgeving heen werken…’ gaf een deelnemer van de workshop aan. Dat is nu volgens ons juist een belangrijk aandachtspunt.
Tijdens de workshop hebben we in spelvorm geprobeerd mensen te laten ervaren wat medewerkers doormaakten toen ze begonnen met het werken met Team. In een spel hebben ze onder relatieve druk keuzes moeten maken terwijl de regels van het spel nog niet duidelijk waren. Dit was feitelijk ook de situatie toen ineens iedereen met Teams aan de slag ging. Medewerkers die niet gespecialiseerd zijn in record- en informatiemanagement kwamen in de positie dat ze keuzes moesten maken over de structuur waarin ze hun informatie gingen opslaan. Regels waren er toen nog niet. Toen wij de vraag via LinkedIn stelde bij welke organisatie er duidelijke afspraken waren over het gebruik van Teams, gaf 37% van de mensen aan dat er nog geen regels zijn. Best bijzonder, een jaar na de eerste lockdown.
Laten we de mensen die het niet zo goed weten, of geen tijd hebben om er over na te denken, hulp bieden, zou je dan zeggen. Wij vroegen mensen hoe ze binnen hun organisatie worden geholpen in het gebruik van Teams. Maar liefst 40% (!) van de mensen gaf aan dat er binnen hun organisatie géén ondersteuning is. Slechts 13% van mensen gaf aan dat er een dedicated ondersteuningsteam is. Gelukkig waren er in de workshop meerdere deelnemers die aangaven dat een dergelijk team in hun organisatie paraat staat en proactief meedenkt.
Gewoon beginnen
Wat ons betreft hoeft het allemaal niet moeilijk te zijn. Begin in ieder geval. Dat is het belangrijkste. Online werken via Teams is zeker een blijvertje en als je niets doet wordt het er niet overzichtelijker op. De stappen die wij zouden adviseren zijn de volgende:
- Maak duidelijk wat je in welke tool doet (zie voorbeeldplaatje), zo weet je gebruiker zelf al een stuk meer.
- Maak beleid per platform, creëer een beheerplan en governance, organiseer de adoptie en richt een team ter ondersteuning in.
- Tenslotte: bied structurele ondersteuning en commitment
De deelnemers van de workshop waren het er over eens: alleen als je aandacht geeft aan de mensen die in Teams werken en ze proactief ondersteunt in deze werkzaamheden, hou je de grip op je data in Teams. Het is niet te laat om daar nu nog mee te starten.
Meer weten?
Wil je een keer vrijblijvend sparren over het gebruik van Teams en de uitdagingen van jouw organisatie of wil je weten wat KBenP voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan contact op met mij via daan.vandun@kbenp.nl of 06-43363427.
