In een serie van 3 korte blogs willen we stilstaan bij het middel Proof of Concept (PoC). In de eerste blog hebben we stil gestaan bij het de voordelen van een PoC en de situaties waarbij je een PoC kunt uitvoeren. In dit tweede deel van deze serie willen we antwoord geven op de vraag hoe een PoC wordt uitgevoerd en welke acties en doorlooptijden er zijn voor organisatie en leverancier.
Klaar voor de start
We zijn klaar met de aanbesteding! We staan te popelen om te beginnen. Na de voorlopige gunning van de aanbesteding kan worden gestart met de PoC. Daarna gaan we een ‘vaste relatie’ aan met een leverancier en treed het contract in werking. Relatie is een werkwoord, omdat je eraan moet werken zegt men wel eens. Het werken begint al tijdens de PoC. Waar en hoe beginnen we?
Toetsen door een testteam
Het uitgangspunt van de PoC is om alle aangeboden functionaliteit uit de offerte van de leverancier te toetsen. Tijdens de PoC willen we daarvoor het hele systeem kunnen gebruiken. Hiervoor wordt de leverancier gevraagd één of meerdere processen specifiek/ ‘dik’ in te richten. Zo kunnen we nagenoeg alle aangeboden functionaliteit van het zaaksysteem uitvoerig laten gebruiken door een multidisciplinair testteam. Dit team werkt gezamenlijk in het systeem op verschillende momenten. Tijdens het testen wordt elke eis en elke antwoord op een wens tot in detail nagelopen en getoetst. Na ieder testmoment worden de testresultaten teruggekoppeld aan de leverancier.
Acties en doorlooptijd
De doorlooptijd van een PoC kan wisselen. Een periode van 3 maanden zien wij als realistische doorlooptijd om van de oplossing te testen. Wat moet er allemaal gebeuren in die tijd?
| Week | Activiteiten |
| 1 | Kick-off: Vanuit de opdrachtgever maken de projectleider en de ICT verantwoordelijke kennis met de contactpersonen van de leverancier. Zij stemmen de planning af en maken communicatieafspraken. |
| 2 – 4 | Technische installatie: In onderlinge afstemming tussen leverancier en opdrachtgever wordt de oplossing geïnstalleerd in de testomgeving van de opdrachtgever. Voor zover mogelijk in de testomgeving worden de vereiste koppelingen gerealiseerd vanuit de kant van het zaaksysteem. |
| 5 – 6 | Training: Technisch beheer, functioneel beheer en eindgebruikers krijgen een basis training waardoor zij zaken kunnen afhandelen, zaaktypen kunnen inrichten en beheerwerkzaamheden kunnen uitvoeren. Zo kan iedereen vanuit zijn expertise in het systeem werken. |
| 5 – 6 | Configuratie oplossing: De leverancier configureertde oplossing en levert één of twee van de zaaktypen op die door de opdrachtgever in de PoC gebruikt kunnen worden om te toetsen. De functioneel beheerders van de opdrachtgever configureren zelf ook een zaaktype (als onderdeel van de PoC). |
| 7 – 10 | Toetsen van de oplossing: Vanuit ieders expertise toetst de toetsingsgroep (bij voorkeur de beoordelingsgroep van de aanbesteding, aangevuld met andere experts) de oplossing aan de acceptatiecriteria (het bestek en de offerte van de leverancier). |
| 10 | Advies acceptatie: De projectleider van de opdrachtgever adviseert over het al dan niet accepteren van de oplossing. |
| 11 | Afronden contracten en SLA: De opdrachtgever en leverancier stemmen de laatste punten over het contract en de SLA af. |
Verantwoordelijkheden
De leverancier en opdrachtgever zullen voor een aantal zaken moeten zorgen die bijdragen aan het succes van de PoC:
Opdrachtgever
- Beschikbaar stellen van de noodzakelijke randvoorwaarden voor de technische installatie op de testomgeving;
- Ondersteuning bieden bij de installatie van de oplossing op de testomgeving;
- Het faciliteren van de mogelijkheid tot afstemming met andere leveranciers om koppelingen te realiseren;
- Beschikbaar stellen van faciliteiten, zoals trainingslokaal, testruimte;
- Eén centraal aanspreekpunt gedurende de gehele PoC;
- Het selecteren, ondersteunen en informeren van toetsers.
Leverancier
- Vooraf aanleveren van een plan van aanpak voor de technische installatie;
- Aanleveren randvoorwaarden voor technische installatie bij de opdrachtgever, incl. planning;
- Configuratie van de oplossing om alle functionaliteit te kunnen testen;
- Verzorgen van trainingen zodat de testers voldoende in staat zijn om de onderdelen van de oplossing te kunnen testen;
- Eén centraal aanspreekpunt gedurende de gehele PoC;
- Ondersteuning bieden bij testen op locatie om vragen van testers te beantwoorden (3 dagdelen).
In de volgende blog gaan we in op de inzet van de leverancier en waar de risico’s en investeringen tijdens de PoC liggen. Heb je zelf vragen over dit onderwerp en wil je reageren? Graag! Leverancier of organisatie, dat maakt ons niet uit.
Dit bericht heeft 4 reacties
Pingback: Proof of Concept (deel 3 van 3)
Pingback: Klachten op de Klaagmuur van KBenP Zaakgericht Werken | Overheid 360
Wordt tijdens een PoC alle gebruikers als getraind of is het zo dat je alleen de gebruikers in het testteam moet trainen en dat dus alle disciplines in het testteam vertegenwoordigd moeten zijn? In het eerste geval lijkt zo’n PoC mij erg arbeidsintensief en dus kostbaar. Want stel dat de PoC toch niet het gewenste eindresultaat oplevert?
Goedemorgen Inge, bedankt voor de reactie! Tijdens de PoC gaat het trainen inderdaad om de toetsgroep, niet om de gehele organisatie. Het doel van deze basistrainingen is een kennismaking met het systeem, zodat de toetsgroep tijdens de toetsdagen makkelijker en gerichter aan de slag kan gaan. Deze trainingen zijn dus zeker geen vervanging voor de uitgebreidere trainingen die je tijdens een eventuele implementatie zal inzetten. Qua intensiteit moet je dan ook denken aan ongeveer een halve dag tot maximaal een hele dag per training.
Trainingen tijdens de PoC worden, om ze relevant te houden voor de deelnemers, vaak ingericht per afdeling. Bijvoorbeeld Functioneel Beheer, DIV, Eindgebruikers of Klantcontactcentrum. In overleg met de leverancier wordt bepaald welke trainingen er voor de PoC worden ingezet. Een multidisciplinaire toetsgroep is dus niet noodzakelijk, maar heeft wat ons betreft zeker meerwaarde!
Laat het gerust weten wanneer je meer vragen hebt over de opzet van een PoC, al dan niet via een mailtje naar mij. (kjeld.soppe@kbenp.nl). We kijken graag met jullie mee!