Microsoft 365 is binnen veel organisaties inmiddels een vast onderdeel van de digitale werkplek. Medewerkers werken samen in Teams, documenten worden opgeslagen in SharePoint en persoonlijke bestanden staan in OneDrive. Maar wanneer is die digitale werkplek eigenlijk goed ingericht én succesvol in gebruik?
In de praktijk zien we dat organisaties tegen verschillende vraagstukken aanlopen. Welke rol krijgt Microsoft 365 binnen het applicatie- en informatielandschap? Welke afspraken maken we over informatiebeheer en eigenaarschap? Hoe richten we Teams en SharePoint vervolgens in? En hoe zorgen we ervoor dat medewerkers daadwerkelijk volgens deze afspraken gaan werken?
Deze vragen hangen sterk met elkaar samen. Toch worden ze regelmatig afzonderlijk opgepakt. Daardoor kan een technisch goed ingerichte omgeving ontstaan zonder duidelijke strategische richting, of worden uitgebreide afspraken gemaakt die in de dagelijkse praktijk nauwelijks worden toegepast.
Om deze onderdelen met elkaar te verbinden heeft KBenP Digitale Overheid De KBenP M365-aanpak ontwikkeld: Richten, Inrichten en Verrichten.
Richten: waar willen we naartoe?
Voordat keuzes worden gemaakt over de inrichting, moet duidelijk zijn welke rol Microsoft 365 binnen de organisatie krijgt. Met het Volwassenheidsmodel M365 brengen we daarom eerst de huidige situatie en het gewenste ambitieniveau in kaart.
Daarbij kijken we onder andere naar digitale samenwerking, informatiebeheer en governance rondom Teams, SharePoint en OneDrive. Zo ontstaat een gezamenlijk beeld van waar de organisatie staat en waar zij naartoe wil.
De vraag “Hoe richten we Teams in?” wordt daarmee eerst voorafgegaan door de vraag: “Waar willen we Teams voor gebruiken?”
Inrichten: hoe organiseren we dat?
De gekozen richting vormt vervolgens de basis voor de inrichting van Microsoft 365. De ambities worden vertaald naar concrete keuzes voor de digitale werkplek.
Denk bijvoorbeeld aan de inrichting van Teams en SharePoint, rechten en rollen, metadata, eigenaarschap, lifecyclebeheer en afspraken over informatiebeheer. Zo wordt concreet bepaald hoe Microsoft 365 de gewenste manier van samenwerken en informatiebeheer ondersteunt.
Het doel is daarbij niet om zoveel mogelijk mogelijkheden van Microsoft 365 te benutten, maar om een inrichting te realiseren die past bij de eerder gekozen richting en de manier waarop de organisatie wil werken.
Verrichten: hoe gaan we ermee werken?
Een goede inrichting betekent nog niet automatisch dat medewerkers ook volgens de nieuwe werkwijze gaan werken. Daarom richt het Adoptieplan M365 zich op de stap van inrichting naar dagelijks gebruik.
Dat gaat verder dan alleen het geven van trainingen. Medewerkers moeten begrijpen waarom keuzes zijn gemaakt, weten welke werkafspraken gelden en beschikken over de kennis, vaardigheden en ondersteuning om deze toe te passen. Ook eigenaarschap en borging binnen de organisatie zijn daarbij belangrijk.
De kracht zit in de samenhang
Richten, Inrichten en Verrichten zijn geen drie losstaande projecten. Tijdens de inrichting kan bijvoorbeeld al worden gewerkt aan bewustwording en eigenaarschap, terwijl ervaringen van gebruikers weer aanleiding kunnen geven om werkafspraken aan te scherpen.
De KBenP M365-aanpak brengt deze onderdelen samen. Zo sluiten de richting, inrichting en het dagelijks gebruik van Microsoft 365 op elkaar aan en ontstaat een digitale werkplek die past bij de organisatie én haar gebruikers.
Benieuwd waar jouw organisatie staat? Bekijk het Volwassenheidsmodel M365 en het Adoptieplan M365, of neem contact op via dominick.beck@kbenp.nl om te bespreken welke volgende stap past bij jouw organisatie.