In gemeentelijke partijprogramma’s en coalitieakkoorden kom je het regelmatig tegen: de afstand tot de inwoner moet kleiner. Besluitvorming moet toegankelijker, begrijpelijker en transparanter worden. Inwoners moeten kunnen volgen wat er speelt. Etc., etc.. 

Eén mooie ambitie, één terechte ambitie, maar hoe makkelijk maken we het inwoners in de praktijk om te achterhalen wat er in lokale politiek wordt besproken en besloten? 

De afgelopen tijd heb ik meerdere implementaties van raads- en bestuur informatiesystemen van dichtbij meegemaakt. Wat mij opvalt: leveranciers zijn zich bewust van deze ambitie en spelen daarop in met verschillende innovaties. Zo zijn er themadossiers om informatie over een specifiek onderwerp te bundelen en langetermijn agenda’s om inwoners meer perspectief te geven over wanneer er over welke onderwerpen wordt gepraat in de lokale politiek. Ook de zoekfunctionaliteiten verbeteren, onder andere door het gebruik van AI die informatie op een ”toegankelijke” manier samenvat. Met deze innovaties kun je onderwerpen volgen zonder dat je een heel onderzoek uit hoeft te voeren door agenda’s en velen documenten.  

Ook gemeenten lijken daar belang aan te hechten. In aanbestedingen zie ik deze mogelijkheden regelmatig uitgevraagd worden. We vragen om systemen die inwoners helpen informatie te vinden en besluitvorming te volgen. 

Maar na de implementatie blijft het gebruik ervan in mijn ervaring vaak achter. Er wordt een themadossier aangemaakt, misschien nog een tweede. Het bijhouden ervan belandt vervolgens bij dezelfde mensen die al druk genoeg zijn met het compleet krijgen van de volgende vergaderagenda. Zeker wanneer stukken op het laatste moment binnenkomen, is de keuze snel gemaakt: eerst zorgen dat de vergadering door kan. 

Dat is begrijpelijk. Maar daarmee blijft de ambitie om inwoners beter te informeren vooral een ambitie. 

 

Openbaar is nog niet toegankelijk 

Raadsinformatiesystemen zijn vaak ingericht rondom de logica van het vergaderproces: vergaderdatum, agenda, agendapunt, bijlagen en besluitenlijst. Voor iemand die dagelijks met dat proces werkt, is dat een herkenbare structuur. 

Een inwoner begint meestal ergens anders. 

Die maakt niet uit wanneer er iets is besloten, die is benieuwd naar wát er is besloten. Zonder door meerdere documenten en vergaderingen te hoeven scrollen om het antwoord te vinden, en dan hopen dat ze het meest recente besluit te pakken hebben. 

De informatie staat online. Maar er is veel kennis nodig van het gemeentelijke proces om het te begrijpen. Daar zit de kern: Toegankelijkheid gaat ook over de vraag of iemand kan vinden wat relevant is en begrijpt wat er staat.  

 

Wie houdt de informatie begrijpelijk? 

Dit is geen verwijt aan de medewerkers die het vergaderproces ondersteunen. Zij hebben hun handen al vol aan het voorbereiden van vergaderingen en het publiceren van stukken. Als gemeenten hun raadsinformatie beter vindbaar en begrijpelijk willen maken, moeten ze daar ook buiten deze werkzaamheden prioriteit aan geven. Je kunt niet verwachten dat betere ontsluiting er zomaar vanzelf bijkomt, of het neerleggen bij de techniek of de leverancier van een RIS om dit voor elkaar te krijgen. 

De inzet van AI en het kunnen bevragen van informatie uit raadsinformatiesystemen gaat al veel helpen, maar gaat net zoals zoveel in de wereld niet het antwoord op al onze vragen zijn. Als een organisatie het écht belangrijk vindt, moet er effectief een plan komen voor het toegankelijk maken van raadsinformatie. Dit is niet alleen een taak voor de griffie of degenen die de agenda opstellen, maar een taak voor de gehele organisatie.  

Wil je een sparren over hoe het RIS/BIS is ingericht binnen jouw organisatie? Neem dan vooral contact op!