Veel gemeenten staan voor een herkenbare opgave: hoe richt je Microsoft 365 zó in dat informatie duurzaam, toegankelijk, vindbaar en bruikbaar blijft én tegelijkertijd voldoet aan wet- en regelgeving, archiveringseisen, beveiligingskaders en beheerafspraken? 

Het antwoord op die vraag laat zich niet altijd goed vangen in een presentatie of architectuurplaat. Daarom hebben wij een demo-omgeving ontwikkeld die de vertaalslag maakt van beleid naar praktijk: een volledig ingerichte Microsoft 365-omgeving van de fictieve gemeente Kladkrabbeveen. 

Deze omgeving maakt inzichtelijk hoe een gemeente Microsoft 365 kan inzetten wanneer informatiebeheer, governance, compliance en gebruikersadoptie vanaf de inrichting integraal worden meegenomen. 

 

Van theorie naar praktijk 

In gesprekken met gemeenten zien wij regelmatig dat informatiebeheer binnen Microsoft 365 veel bestuurlijke, functionele en technische vragen oproept. Hoe ziet een zorgvuldig ingerichte Teams- en SharePoint-omgeving eruit? Hoe pas je retentiebeleid en bewaartermijnen op een beheersbare manier toe? Hoe ondersteun je medewerkers bij het correct classificeren van informatie? En hoe zorg je ervoor dat archivering, dossiervorming en duurzame toegankelijkheid geen sluitstuk zijn, maar onderdeel worden van het dagelijkse werkproces? 

Kladkrabbeveen biedt een concreet en herkenbaar praktijkvoorbeeld voor dit type vraagstukken. 

De demo-omgeving bevat een samenhangende Microsoft 365-inrichting waarin onder andere aandacht is voor: 

• MDTO-uitgangspunten 

• Retentie- en archiveringsbeleid 

• Classificatie van informatie 

• Governance en beheerafspraken 

• Teams- en SharePoint-structuren 

• Geautomatiseerde processen 

• Rollen en verantwoordelijkheden 

• Gebruiksvriendelijke inrichting voor eindgebruikers 

Daarmee gaat het niet om losse functionaliteiten of geïsoleerde voorbeelden, maar om een geïntegreerde inrichting waarin zichtbaar wordt hoe beleid, techniek, beheer en gebruik op elkaar ingrijpen. 

 

Leren door te ervaren 

Wat Kladkrabbeveen waardevol maakt, is dat bezoekers daadwerkelijk door de omgeving kunnen navigeren. Zij krijgen niet alleen inzicht in de technische configuratie, maar ervaren ook hoe medewerkers binnen een gemeentelijke context werken met documenten, dossiers, teams, metadata, classificatie en procesondersteuning. 

Daardoor ontstaat een concreter beeld van de keuzes die nodig zijn bij inrichting, beheer en doorontwikkeling van Microsoft 365 dan wanneer uitsluitend over beleid, governance of architectuur wordt gesproken. 

Gemeenten herkennen hun eigen informatievraagstukken en zien hoe deze op een praktische, beheersbare en compliant manier kunnen worden vertaald naar de inrichting van de digitale werkomgeving. 

 

Vraag een demo aan 

Benieuwd naar de mogelijkheden of wil je verkennen hoe deze aanpak aansluit op een specifiek vraagstuk binnen jouw gemeente? Stuur gerust een mailtje naar Lisa.knegten@kbenp.nl. We laten graag zien hoe Kladkrabbeveen is ingericht en welke inzichten, aandachtspunten en ontwerpkeuzes relevant kunnen zijn voor de eigen Microsoft 365-omgeving.