De digitale werkplek is binnen veel overheidsorganisaties niet langer een toekomstbeeld, maar dagelijkse realiteit. Samenwerken in Microsoft Teams, documenten opslaan in SharePoint en werken vanuit de cloud zijn voor veel medewerkers inmiddels vanzelfsprekend geworden. Organisaties willen sneller samenwerken, informatie beter toegankelijk maken en hybride werken ondersteunen. Daardoor worden er in korte tijd grote stappen gezet richting digitaal werken.
Tegelijkertijd zien we in de praktijk dat deze ontwikkeling vaak sneller gaat dan de organisatorische kaders daaromheen. Teams wordt ingericht terwijl afspraken over informatiebeheer nog niet volledig zijn vastgesteld. Governance, eigenaarschap, adoptie en verandermanagement lopen parallel aan technische implementaties. Hierdoor ontstaat regelmatig een situatie waarin organisaties wel volop gebruikmaken van de digitale werkplek, maar nog zoekende zijn naar de strategische richting daarachter.
Dat roept belangrijke vragen op. Wanneer is een organisatie eigenlijk “klaar” voor digitaal samenwerken? Welke rol krijgt M365 binnen het bredere applicatie- en informatielandschap? En hoe voorkom je dat inrichting, beleid en verandering los van elkaar ontwikkelen?
In gesprekken met organisaties merken we dat deze vragen vaak pas naar voren komen wanneer de digitale werkplek al volop in gebruik is. Teams-omgevingen zijn ingericht, medewerkers werken digitaal samen en processen worden ondersteund vanuit M365, terwijl tegelijkertijd nog wordt gewerkt aan governance, informatiebeheer, adoptie en verandermanagement.
Daardoor ontstaat regelmatig een situatie waarin organisaties al bezig zijn met de volgende fase, terwijl de uitgangspunten daaronder nog niet volledig scherp zijn vastgesteld. Vragen zoals “waar gebruiken we Teams precies voor?”, “welke informatie hoort waar thuis?” en “wie is verantwoordelijk voor beheer?” komen daardoor vaak pas later aan bod.
Juist dat maakt het lastig om te beoordelen of keuzes rondom inrichting daadwerkelijk aansluiten op de doelen van de organisatie. Zonder duidelijke richting ontstaat het risico dat organisaties verder bouwen aan een digitale werkplek zonder voldoende samenhang of afbakening.
Eerst richting bepalen
Om organisaties hierbij te ondersteunen heeft KBenP Digitale Overheid het Volwassenheidsmodel M365 ontwikkeld.
Dit model helpt organisaties inzichtelijk te maken waar zij zich bevinden binnen de ontwikkeling van de digitale werkplek en welke vervolgstappen logisch zijn. Daarbij richt het model zich primair op Microsoft Teams, SharePoint en OneDrive.
De kracht van het model zit in het creëren van overzicht en richting. Niet door direct te starten met technische keuzes, maar door eerst stil te staan bij de strategische positionering van M365 binnen het bredere applicatie- en informatielandschap.
Daardoor verschuift de vraag van:
“Hoe richten we Teams in?”
naar:
“Welke rol moet Teams vervullen binnen onze organisatie?”
Dat verschil is essentieel. Pas wanneer duidelijk is welke positie Teams krijgt binnen de organisatie, wordt het mogelijk om gerichte keuzes te maken rondom governance, informatiebeheer, eigenaarschap en inrichting.
Inrichting als gevolg van richting
Wanneer de richting duidelijk is, wordt ook beter inzichtelijk welke inrichting daarbij hoort. Denk aan afspraken rondom toegangsbeheer, archivering, eigenaarschap, procesflows en beheerstructuren.
In de praktijk merken we dat veel discussies over Teams uiteindelijk niet alleen over techniek gaan, maar over digitaal samenwerken en informatiebeheer. Juist daarom helpt het om eerst gezamenlijk de richting scherp te krijgen voordat verder wordt gebouwd aan de inrichting.
Dat geldt ook voor adoptie en verandermanagement. Hoe beter de uitgangspunten zijn vastgesteld, hoe duidelijker het wordt wat er van de organisatie en medewerkers verwacht wordt.
Van overzicht naar beweging
Vrijwel iedere organisatie is bezig met digitaal samenwerken. De uitdaging zit tegenwoordig niet meer alleen in het beschikbaar maken van technologie, maar vooral in het beheerst en doelgericht organiseren ervan.
Herken jij situaties waarin inrichting, governance en verandering door elkaar lopen? Of merk je dat de digitale werkplek sneller groeit dan de kaders daaromheen?
Het Volwassenheidsmodel M365 van KBenP Digitale Overheid is te downloaden via onze website.
Wil je sparren over de positionering en inrichting van M365 binnen jouw organisatie? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op. Wij denken graag mee.
