Van inkoop tot implementatie. In de afgelopen tweeëneenhalf jaar zijn de Dommelvallei-organisaties bezig geweest om samen aan Betere Dienstverlening en Bedrijfsvoering te werken. Een bijzondere samenwerking op verschillende manieren. Bij verschillende onderdelen van dit programma heb ik vanuit KBenP mogen bijdragen in samenwerking met collega’s van andere bureaus.
Betere Dienstverlening en bedrijfsvoering bij De Dommelvallei organisaties
Eind maart is het programma Betere Dienstverlening en Bedrijfsvoering met succes afgerond bij de vier Dommelvallei-organisaties. Samen met programmamanager Ankie Bol (Anbition) en collega projectleider Lizette van de Velden (Telengy) blik ik terug op wat we met elkaar bereikt hebben.
De gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen, Son en Breugel en de Dienst Dommelvallei vormen samen de Dommelvallei-organisaties. Deze organisaties maakten in 2018 een Dommelvallei breed programma om de dienstverlening en de bedrijfsvoering te verbeteren. Onder de naam BetERe Dienstverlening en bedrijfsvoering formuleerden deze organisaties hun doelen. Met de hoofdletters “ER” werd de vergrotende trap bedoeld zoals mooiER, betER of vriendelijkER. Vanuit deze abstracte ER-doelen werd een vertaling gemaakt naar SMART doelen, zodat concreet werd wat men wilde bereiken.
Digitaal werken als middel
Digitaal werken was het belangrijke middel om de doelen te realiseren. Met het concept van Zaakgericht Werken vonden er veranderingen plaats op vele fronten: de manier van samenwerken, de manier waarop contacten met de inwoners en bedrijven plaatsvonden, de wijze waarop inzicht gegeven werd in de behandeling van zaken en de manier waarop daarop gestuurd wordt. De aansturing van het programma gebeurde door een programmamanager en de uitvoering van het implementatieproject door twee projectleiders.
Van aanbesteding naar implementatie
In twee projecten van het programma heb ik een rol gehad. Bij de start van het programma heb ik vanuit KBenP de aanbesteding begeleid. Eén uitvraag vanuit vier organisaties. Door een team mensen van de verschillende organisaties is één PvE (Programma van Eisen) opgesteld en in de markt gezet. Na de gezamenlijke beoordeling heeft dit geleid tot een gunning aan Visma Circle.
Na de gunning is collega-projectleider Lizette aan de slag gegaan met de uitvoering van de Proof of Concept en diverse andere projecten. Vervolgens troffen we de voorbereidingen om “gefaseerd en met clustering van processen” de implementatie voor vier organisaties tegelijkertijd uit te voeren. Een complete en complexe implementatie: de aanvraag via het digitale kanaal mogelijk maken én meteen inzicht geven via het klantportaal zodat de digitale weg voor burgers en bedrijven meteen verbeterd werd.
Medewerkers uit de vier organisaties werden vrijgemaakt om mee te werken aan het project als het vast projectteam. Op deze manier kwam de kennis van de organisaties binnen én werd kennis over de implementatie en Zaakgericht Werken opgebouwd, zodat bij het eindigen van het programma alle kennis aan boord blijft.
Nadat eind 2019 alle medewerkers kennis maakten met Djuma doordat alle terugbelverzoeken via het Klantcontactdeel werden geregistreerd, starten we de gefaseerde implementatie. Er was een strakke sprintplanning en gedegen aanpak voor het hele jaar 2020. Het projectteam ging met de eerste groep medewerkers uit vier organisaties aan de slag met de eerste processen. In het mooie gebouw ‘t Weefhuis in Nuenen, huisde de projectorganisatie. De bedoeling was dat iedere vier weken andere medewerkers uit de vier organisaties zouden aanschuiven om hun processen te bespreken én in te richten. Na detweede sprint volgde echter een grote omschakeling, die alles te maken had met Covid-19.
Volledig online
Het project ging door. We schakelden compleet over naar online implementeren. De sessies werden online gegeven, de trainingen waren online en ook de één-op-één begeleiding voerden we online uit. We moesten allemaal wennen aan de online omgeving. We misten de dynamiek in ons gebouw en we namen steeds nieuwe medewerkers mee om met ons ‘online’ samen te werken. We stelden onze aanpak steeds bij naar aanleiding van de nieuwste inzichten. Op het hoogtepunten hadden we zelfs 100 deelnemers aan een online kennissessie. Het was pittig, maar het lukte. Dat gaf het team energie om te blijven presteren. Met een doorlooptijd van 15 maanden hebben we uiteindelijk vier organisaties omgezet naar Zaakgericht Werken. Een resultaat waar we trots op zijn.
Leuk is het natuurlijk ook als je het resultaat dan weer kan uitdrukken in de SMART doelen die vooraf gesteld zijn. Aan het einde van het programma hebben we deze SMART doelen gepresenteerd binnen de Dommelvalleiorganisaties, zodat voor een ieder inzichtelijk is wat we met elkaar bereikt hebben.
Dan pas, als alles live is, gaat het écht leven. Dan pas ontstaan de echte vragen en dan pas snappen mensen waarom we met elkaar, samen, op een andere manier zijn gaan werken. Gaaf om een traject van inkoop tot implementatie mee te mogen maken. Dommelvallei: Bedankt voor deze gave en leerzame klus. Projectteam en programmamanagement: Dankjewel voor de fijne samenwerking.
Meer weten over het aanbesteden en implementeren van software en de digitale transformatie die daarbij komt kijken? Neem contact op met Daan via daan.vandun@kbenp.nl.
