De meeste lokale overheidsorganisaties gebruiken een VTH-applicatie voor vergunnings- toezichts- en handhavingprocessen. Toch zijn er een aantal organisaties die om bepaalde redenen geen gebruik maken van een VTH-applicatie. Hierbij kan er gedacht worden aan een Veiligheidsregio die kiest voor een generiek zaaksysteem in plaats van een VTH-applicatie en maar budget heeft voor één applicatie. Of een gemeente die de meeste VTH-taken heeft uitbesteed aan de Omgevingsdienst, maar toch APV-processen moet uitvoeren. KBenP adviseert organisaties om VTH-processen het liefste te laten uitvoeren in VTH-applicaties. Dit is namelijk een gespecialiseerde applicatie en weet precies wat er in het domein leeft en speelt. In sommige gevallen is dit echter niet mogelijk en is er de keuze gemaakt om de processen uit te voeren in het generieke zaaksysteem. Benieuwd waar je dan allemaal op moet letten? KBenP neemt je graag mee in het uitvoeren van (simpele) VTH-processen in een generiek zaaksysteem.
Allereerst is het belangrijk dat er in de procesinrichting wordt gekozen voor vervolgzaken na afronding van het proces. Als de vergunningverlening succesvol is afgerond, dan moet het handhavingsproces automatisch starten. De handhaver moet namelijk eerst informatie hebben over de verleende vergunning. Wordt de vergunning wel daadwerkelijk nageleefd zoals is aangevraagd? Het aanmaken van vervolgzaken is geen probleem voor generieke zaaksystemen. Het is eenvoudig in te richten dat relevante documentatie en bevindingen meegaan naar de vervolgzaak. Hierdoor is het voor de toezichthouder en handhaver inzichtelijk wat er in de eerdere zaak is besloten.
Het noteren van bevindingen tijdens het toezichthouden is een uitdaging in een generiek zaaksysteem. VTH-systemen kunnen aan de hand van de handhavingsmatrix eenvoudig bevindingen noteren in de zaak en vervolgcontroles inplannen. Bevindingen bij checklists noteren is op dit moment iets wat lang niet bij alle generieke zaaksystemen mogelijk is. Dit kan opgelost worden met het inrichten van een sjabloon waar de bevindingen in worden genoteerd. Dit sjabloon wordt als document opgeslagen in de zaak, waardoor het kan worden gebruikt bij het de verdere behandeling van de zaak.
In een generiek zaaksysteem is het alleen mogelijk om een hercontrole uit te voeren door een zaak in te plannen. De toezichthouder of handhaver kan met een handmatige workflow automatisch een zaak laten inplannen, welke ook weer gerelateerd is aan de vergunning en eerdere controle. Dit blijft echter een handmatige actie, wat in een VTH-systeem eenvoudig geautomatiseerd kan worden uitgevoerd.
Het samenwerken met relevante ketenpartners zoals bijvoorbeeld politie, justitie en advocaten is een belangrijk onderdeel van VTH-processen. In de toekomst wil een organisatie dit idealiter laten verlopen via de Samenwerkingsfunctionaliteit van het DSO. Generieke zaaksystemen kunnen door middel van het gebruik van de persoonlijke internetpagina taken en acties uitzetten bij ketenpartners. Hierdoor kun je de partijen toegang geven tot specifieke documenten in de zaak. Een andere optie is om dit via e-mail vanuit het systeem te versturen. Door middel van het versturen van de e-mail via het systeem is alle informatie gebundeld in de zaak. Wat ervoor zorgt dat het eenvoudig is om informatie naar voren te krijgen bij bijvoorbeeld een Wob-verzoek.
KBenP heeft geholpen en geadviseerd om de VTH-processen in te richten in een generiek zaaksysteem. Het advies blijft om deze processen bij voorkeur in een specifiek VTH-systeem te laten uitvoeren, met name om het voor de vergunningverleners, toezichthouders en handhavers zo eenvoudig mogelijk te maken. Wil je meer weten over het implementeren van VTH processen? Neem dan vooral contact op met jelle.vandeputte@kbenp.nl
