Bij veel overheidsorganisaties start je met het implementeren van en VTH-systeem bij vergunningverlening. Tijdens de inrichting van de vergunningen vergeten overheidsorganisaties dan al rekening te houden wat er belangrijk is voor het toezichthouden. Welke documenten wil je standaard meegeven in de toezichtzaak? Wat zijn de belangrijkste overwegingen geweest bij het al dan niet verlenen van de vergunning?
Medewerkers van toezicht voelen zich hiermee vaak het ondergeschoven kindje. In de ogen van de toezichthouders draait het VTH-systeem vooral om het ondersteunen van het vergunningproces. Terwijl de functionaliteit voor het toezichthouden n een belangrijk onderdeel is van het VTH-systeem. Het is daarom de tijd om het uitvoeren van controles en toezichthouden op de voorgrond te zetten.
Waar let je op bij het inrichten van het toezicht proces?
Bij het toezichthouden is het belangrijk dat de vergunningverlener aan de voorkant de belangrijkste documenten meegeeft, zodat de toezichterhouder de controle effectief kan uitvoeren. Door de vergunningverlener actief te laten nadenken welke documenten meekomen voor de controle is dit het meest efficiënt voor de toezichthouder. Ook kan de vergunningverlener de belangrijkste aandachtspunten meegeven van de vergunning. Om zo de overdracht zo goed mogelijk te realiseren. Hierin dien je aan de voorkant duidelijke werkafspraken over te maken.
De toezichthouder bereidt de controle zelf actief voor en bekijkt de relevante checklisten. Door per product een aantal opties aan checklisten te definiëren vergroot je het gebruiksgemak van de toezichthouder. Na de voorbereiding voert de toezichthouder de controle uit. De manier waarop de controle wordt uitgevoerd verschilt per systeem en organisatie. Sommige organisaties printen alle documenten, terwijl andere organisaties volledig digitaal werken.
Het heeft de voorkeur om volledig digitaal te werken. Constateringen kun je direct opslaan in de zaak, foto’s en filmpjes synchroniseer je makkelijk en een controlerapport is eenvoudig op te stellen. Anders zorgt dit voor extra administratie, wat niet de leukste taak is voor een toezichthouder.
Na de controle dient de toezichthouder de resultaten te verwerken en eventueel informatie mee te geven richting de handhaver. Het controlerapport helpt al voor de handhaver om de constateringen gebundeld te zien in de zaak, maar ook overige informatie kan belangrijk zijn. Met de handhavers maak je ook werkafspraken welke stukken je aanlevert.
Voor toezichthouders is het werken in een informatiesysteem niet de leukste taak, vandaar dat het systeem moet zorgen dat de administratieve last zo laag mogelijk is. Door het maken van bepaalde slimme keuzes is dit zeker mogelijk. KBenP Digitale Overheid kan organisaties begeleiden in de keuzes en de belangrijkste dilemma’s voorleggen. Wilt u meer weten? Neem dan contact op met jelle.vandeputte@kbenp.nl
