Momenteel staan veel gemeenten voor dezelfde uitdaging: het implementeren van een nieuw zaaksysteem. Omdat contracten van zaaksysteemleveranciers gemiddeld acht tot tien jaar lopen, zijn veel eerste contracten inmiddels afgelopen en zijn deze gemeenten nu aan de slag met de implementatie van een nieuw systeem.
De meeste zaaksystemen worden breed ingezet en raken veel afdelingen binnen de gemeente. Veel organisaties, zeker van een flink formaat, kiezen daarom voor een gefaseerde livegang. Hierbij gaan de afdelingen één voor één live, in plaats van allemaal tegelijk. Deze strategie biedt vele kansen. Zo kan ingezet worden op een aanpak op maat per afdeling. Het Sociaal Domein verdient hierbij extra aandacht. Deze afdeling heeft namelijk – terecht of onterecht – de reputatie dat de medewerkers moeizaam mee te krijgen zijn in grote veranderingen. Zeker wanneer deze verandering ook aan digitalisering raakt.
Onlangs heeft KBenP de livegang van een nieuw zaaksysteem begeleid voor het Sociaal Domein. Hoe neem je deze afdeling nu succesvol mee in zo’n ingrijpende verandering? Wij zetten enkele tips op een rijtje.
Het Sociaal Domein verdient een eigen aanpak
Ten eerste is het raadzaam om per afdeling een eigen aanpak op maat te maken tijdens de gefaseerde livegang. Dit plan dient in ieder geval een projectscope, risicoanalyse, mijlpalenplanning en communicatiestrategie en -planning te bevatten. Daarnaast raden wij aan om altijd een sfeerbeeld op te stellen.
Zo gaat dat in zijn werk: Ga binnen het Sociaal Domein in gesprek met een groep kerngebruikers van het zaaksysteem. Dit kan een verzameling expert users zijn die formeel aangesteld zijn, of simpelweg een dwarsdoorsnede van de gebruikersgroep.
Wij zijn in gesprek gegaan met deze mensen over hun beeld bij Zaakgericht Werken en het nieuwe zaaksysteem. Wat vinden zij nu van Zaakgericht Werken? Wat is er bij de vorige implementatie goed gegaan en wat niet? Wat verwachten zij van het nieuwe systeem en van de projectgroep?
Dankzij deze aanpak zijn talloze quick wins te behalen. Doordat je weet wat er leeft op de werkvloer, kan je een scherp beeld vormen van de doelgroep en hier de communicatiestrategie gericht op aanpassen. Ook is dankzij het sfeerbeeld precies helder op welke manier en hoe vaak het Sociaal Domein benaderd wil worden door de projectgroep. En wellicht komt de gebruikersgroep met handige ideeën om het nieuwe zaaksysteem beter aan te passen aan de realiteit op hun werkvloer.
Spreek de juiste taal
Over het gericht aanpassen van de communicatiestrategie gesproken… Het is belangrijk om de taal die de projectgroep spreekt richting het Sociaal Domein toe te spitsen op hun belevingswereld en prioriteiten. Medewerkers van het Sociaal Domein zijn in beginsel aan het werk om mensen verder te helpen. Een deel beschouwt digitale systemen – soms vanwege stroef verlopen eerdere implementaties – als instrumenten die hun doelen eerder hinderen dan helpen.
Dan is het niet zinvol om met technische benamingen te strooien. Zorg ervoor dat het systeem wordt uitgelegd in termen die op de juiste manier landen. De medewerkers willen graag weten hoe het nieuwe zaaksysteem ze kan ondersteunen in het verder helpen van zoveel mogelijk inwoners. Houd dit uitgangspunt in je achterhoofd tijdens de communicatie. Dit scheelt veel ruis op de lijn.
Bij KBenP maken wij vaak gebruik van The Golden Circle om het ‘waarom’ van een project bloot te leggen. Dit kan helpen om de urgentie van de implementatie over te brengen aan verschillende doelgroepen. Voor het Sociaal Plein zou deze Golden Circle er zo uitzien:
Zoek de juiste kanalen op
Het Sociaal Domein wordt niet voor niets wel eens een ‘organisatie binnen een organisatie’ genoemd. De onderlinge structuren binnen het Sociaal Domein zijn vaak erg hecht. De medewerkers beschouwen zichzelf ook regelmatig als een zelfstandige unit binnen een groter geheel.
Dit betekent dat het Sociaal Domein er soms ook eigen communicatiekanalen op na houdt, zoals Teamskanalen, een nieuwsbrief of zelfs een los intranet. De grotere organisaties hebben regelmatig een eigen communicatieadviseur voor het Sociaal Domein.
Maak slim gebruik van deze interne lijntjes! Het heeft weinig zin om van alles te verkondigen op intranet of in de algemene nieuwsbrief, wanneer de Sociaal Pleinmedewerkers voornamelijk de eigen nieuwsbrief lezen. Ga met de communicatieadviseur – indien deze aanwezig is – in gesprek over juiste kanalen voor deze doelgroep. Is er geen speciale communicatieadviseur? Vraag het dan op de persoon af: op welke manier neem jij het dagelijkse nieuws tot je? Wat wordt wel gelezen door jou en je collega’s en wat niet?
Houd deze tips in je achterhoofd als je een verandertraject ingaat met het Sociaal Domein. De medewerkers zullen je dankbaar zijn!
Meer weten?
Wil je een keer vrijblijvend sparren over implementatietrajecten en de uitdagingen van jouw organisatie of wil je weten wat KBenP voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan contact op met adviseur Klaske Schep via klaske.schep@kbenp.nl of 06 38 69 09 10.
