Afgelopen maandag zag de agenda van Carly Kloos, senior adviseur van KBenP Zaakgericht Werken, er opeens heel anders uit. Eigenlijk zou ze naar haar opdrachtgever reizen om een aanbestedingsworkshop te begeleiden. Maar met een groep mensen in een afgesloten ruimte werken, heeft in deze tijden van social distancing uiteraard niet de voorkeur. Wat doe je dan? Als je geluk hebt met een enthousiaste en betrokken opdrachtgever: experimenteren! Dus organiseerde KBenP Zaakgericht Werken deze maandag haar eerste digitale bijeenkomst met een grote projectgroep. Ik ga met Carly in gesprek over de do’s en don’ts.
Ten eerste, hoe bevalt het thuiswerken?
Ons werk leent zich er gelukkig erg goed voor. We kunnen afspraken online inplannen en gesprekken voeren via de laptopcamera. Ik merk wel dat het verleidelijk is om je agenda enorm vol te plannen, omdat elk halfuurtje gebruikt kan worden voor een nieuwe digitale afspraak. Het is belangrijk om jezelf te dwingen om rustmomenten in te plannen, door bijvoorbeeld elke dag met de lunch even naar buiten te gaan. Blijf op jezelf letten en draaf niet door in het thuiswerken.
Het team van KBenP Zaakgericht Werken opereert normaal gesproken gedurende de week erg zelfstandig en komt alleen op vrijdagen samen. Grappig genoeg spreekt het hele team elkaar nu wel elke ochtend om broodnodige structuur te creëren in deze onvoorspelbare weken.
Maandag had je de eerste digitale workshop. Kan je eerst wat meer vertellen over die opdracht?
We zijn een aanbesteding aan het begeleiden bij een gemeente voor een nieuw zaaksysteem. Wij hadden nog twee workshops met de gemeente te goed voordat we konden publiceren. In verband met de maatregelen hadden we kunnen zeggen: we moeten thuisblijven, dus die workshops kunnen niet doorgaan. Dan moet je helaas wel de planning uit het raam gooien en deze gemeente zit ook met een eigen strakke deadline.
We hebben de sprong gewaagd en de workshop digitaal georganiseerd. Alle deelnemers hadden de tijd toch al in hun agenda’s geblokt.
Hoe verliep de beslissing om de workshop digitaal door te laten gaan?
We zijn het gesprek heel eerlijk aangegaan. Het zou echt een experiment worden. Als het niet lukt, dan is dat niet erg, maar laten we het in ieder geval proberen. We wilden ook rekening houden met ieders thuissituatie: als iemand met kinderen zit, gaan we daar ook respectvol mee om.
Er is KBenP zelf natuurlijk veel aan gelegen om onze dienstverlening digitaal aan te bieden, maar het mooie was dat het initiatief voor de digitale sessie vanuit de opdrachtgever kwam. Wij organiseren de workshops juist altijd in persoon vanwege de interactie, maar stonden uiteraard open voor dit experiment.
Hoe beviel de digitale workshop? Wat viel er mee, wat ga je de volgende keer anders doen?
Wij gebruikten voor deze workshop Google Meet. Daarbij kan je niet meer dan vier mensen in één keer in beeld zien. Wij waren met negen personen, dus ik kon niet alle gezichten zien. In plaats daarvan moest ik goed letten op alle microfoonicoontjes die aan of uit stonden.
We zorgden ervoor dat iedereen zijn microfoon standaard uit had staan om ruis te voorkomen. Zodra iemand zich wilde mengen in het gesprek zette hij of zij de microfoon aan en dan zag ik direct dat er spreektijd gewenst was.
Opvallend is dat ik verwachtte dat we ruim binnen de tijd klaar zouden zijn. We hadden vier uur voor de workshop ingepland, en hebben er uiteindelijk viereneenhalf uur over gedaan. Waar dat door komt, weet ik nog niet precies. Misschien waren mensen relaxter omdat ze geen rekening hoefden te houden met reistijd?
Over het algemeen was iedereen het er over eens dat het experiment geslaagd was, dus daar ben ik erg blij mee.
Wat voor tips heb je voor mensen die digitaal met een groter gezelschap moeten samenwerken?
Zorg voor duidelijke afspraken. Het is belangrijk dat er een aangewezen gespreksleider is die iedereen de beurt geeft. De rest van de luisteraars moet tegelijkertijd de microfoons uitschakelen. Wees geduldig en niet bang om te experimenteren.
Dankjewel, Carly!
Het werk van KBenP Zaakgericht Werken gaat deze weken dus door als vanouds, zij het in een aangepaste vorm. Voor de afspraken zijn wij afhankelijk van onze opdrachtgevers: overheidsorganisaties. Ons team is prettig verrast door de welwillendheid om uit te wijken naar digitale kanalen. Workshops, meetings en afspraken worden allemaal online doorgezet.
Je hoort regelmatig: de digitalisering van de overheid laat te wensen over. Daar is in deze onvoorspelbare tijden, waarin van iedereen een flinke dosis flexibiliteit en goede moed wordt gevraagd, in ieder geval niets van te merken.
Dit bericht heeft 2 reacties
Fantastisch, positief en geslaagd verhaal. Doen is beter dan tien theoretische verhalen.
Pingback: “Op afstand van elkaar werken is geen probleem voor een aanbesteding”